8488 подписчиков
🦄 Выстраиваем отдел документооборота в агентстве
Было:
1. Все документы готовит бухгалтерия на аутсорсе по запросу сотрудников. Готовит долго, что периодически вызывает недовольство клиентов и самих сотрудников.
2. Каждый редактор сам помнит, по каким проектам и когда должен сделать документы.
3. Если редактор забывает сделать документы — никто ему не напомнит. Дебиторка может обнаружиться спустя пару месяцев.
4. Сейлз тратит значительную часть рабочего времени не на продажи, а на подготовку документов и согласование их с клиентами.
Надоело. Неудобно. Бесит.
Меняем все, чтобы работало по-человечески.
1. Когда пора подписывать докумнеты, сейлз подключает к переписки документооборотчика — и они уже сами с клиентом решают бюрократические дела. А сейлз идет продавать и генерировать компании деньги. Эта часть уже сделана. Сейлз вне себя от счастья, что больше не надо ковыряться в бумажках.
2. Редактор не должен думать-помнить о том, какие акты какому клиенту нужны, чтобы составить запрос бухгалтеру. Он просто приходит к документооборотчику, говорит «я сделяль» — а тот сам готовит нужные документы и отправляет их куда надо.
А если редактор не пришел, то у документооборотчика срабатывает напоминалка, и он сам приходт к редактору с вопросом, не пора ли выставлять счет и акт. Эту часть запустим на следующей неделе.
3. Все это делают штатные сотрудники, которые на связи целый день и делают документы быстро, а не на следующий день.
Пока что идем по плану, до конца месяца все должно работать как часы. Приятно наблюдать, как команда разруливает такие сложные задачи и создает новые отделы с нуля — практически без моего участия.
1 минута
7 ноября 2023