Найти в Дзене
412 подписчиков

Требования к архиву.


Для многих больной вопрос. Вообще следует в этом деле ссылаться на Приказ Минкультуры России от 31.03.2015 N 526.
п. 2.3. абзац 2.
Документы временных (до 10 лет включительно) сроков хранения хранятся в структурных подразделениях организации и по истечении сроков их хранения подлежат уничтожению в порядке, установленном в пунктах 4.6-4.13 настоящих Правил.

Но некоторые эксперты могут ссылать на то, что в приказе 707 написано именно "архив", а не просто хранение. Ну и дальше из-за этого цеплять требования к архиву.

В таком случае сначала разберемся с терминами из закона об архивном деле (Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ):
9) архив - учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющие хранение, комплектование, учет и использование архивных документов;

А в критериях аккредитации говорится об "архиве документов", что не соответствует понятиям из 125-ФЗ, ну соответственно понятиям из приказа 526, в котором используется понятие "архивный документ", а архивные документы составляют архивный фонд. И этот термин применим только к документам длительного (свыше 10 лет) хранения.

Что касается требований к условиям окружающей среды, то они распространяются только на архивохранилище, но не на весь архив, поскольку архив как отдельная организация или подразделение организации, должен также выполнять требования по обеспечению условий труда своих сотрудников, и эти требования несколько отличаются.
В критериях аккредитации ничего про архивохранилище не говорится. Есть только про правила хранения и архивации, поэтому тут просто необходимо применять приказ 526, и делить свои документы на две группы.
Поскольку в критериях аккредитации прописан минимальный срок хранения 3 года, то большая часть документов лаборатории не будет относиться к документам длительного хранения, а значит помещать их в архив организации не обязательно. Вот это и надо отразить в своих процедурах СМК.

#СМК
1 минута