152 подписчика
Как проводить встречи с пользой?
1⃣ Определите цель встречи
Если вопрос можно решить без встречи, лучше так и сделать. Если без нее не обойтись, то четко сформулируйте то, зачем вы хотите собрать людей. Один из лучших способов для этого — составление продуманной повестки встречи.
2⃣ Спланируйте встречу
Просто собрать созвон на 10 человек и посмотреть, что они будут делать – не лучший вариант. Немного сложнее, но намного эффективнее будет так:
▫️ Написать план мероприятия. Продумайте, какие проблемы будете обсуждать, сколько времени отведёте на них, кто отвечает за обсуждение каждого вопроса. Рассчитайте, сколько времени займёт вся встреча. Оптимальная длительность — не больше часа, а лучше — 30–45 минут.
▫️ Определить состав участников. Лучше включать в него только тех, кого напрямую касаются тема и цель встречи и кто будет активно участвовать в обсуждении. Остальным можно будет отправить письмо с итоговыми решениями и ссылкой на запись совещания.
▫️ Предупредить всех заранее. Приглашения нужно отправить минимум за сутки, а лучше — за три дня до рабочей встречи. Так участники успеют подготовиться к ней. А ещё, если вы отправляете приглашения накануне, вы можете обнаружить, что у некоторых участников уже нет свободных слотов.
▫️ Составьте описание встречи. Задайте чёткое название, по которому понятна цель и ожидаемый результат. В описании рабочей встречи укажите цель, план с расписанием, дайте ссылки на необходимые материалы и документы. Проверьте, чтобы доступ к материалам по ссылкам был у всех участников встречи.
3⃣ Модерируйте обсуждение
Организатор встречи обычно отвечает за то, чтобы она была эффективной. Поэтому модерирует её — следит, чтобы обсуждение шло в правильном русле. Вовлекайте в обсуждение коллег, которые отмалчиваются, если это важно для достижения цели совещания. Останавливайте затянувшиеся дискуссии и споры, не относящиеся к теме и цели встречи. Следите за временем и старайтесь придерживаться отрезков, отведённых на обсуждение каждого вопроса. За 2–3 минуты до окончания выделенного слота напоминайте о том, что дискуссию пора заканчивать.
4⃣ Фиксируйте все договорённости
Это золотое правило всех встреч. Всегда записывайте то, о чем договорились. После проведения встречи сформируйте письмо с итогами и отправьте его всем участникам.
Вот что должно быть в письме с итогами:
– краткие заметки по рассмотренным темам и принятые решения;
– следующие шаги, сроки реализации и имена ответственных за задачи;
– все отложенные вопросы, к которым вы вернётесь позже.
Договоритесь со всеми участниками встречи, как вы будете отслеживать прогресс выполнения задач.
5⃣ Анализируйте результаты
Бонусный пункт, он поможет понять, все ли так со встречами, которые вы проводите. По возможности запросите обратную связь у команды. Спросите у участников совещания, к какому результату они пришли, считают ли обсуждение эффективным, что нужно изменить в следующих встречах.
А если хотите стать гуру совещаний и мастером проведения встреч, почитайте «Секреты фасилитации. SMART-руководство по работе с группами» Майкла Вилкинсона.
А что делаете вы, чтобы встречи проходили эффективней? Делитесь лайфхаками в комментариях.
#коротко_о_главном #личная_эффективность
2 минуты
15 августа 2023