3866 подписчиков
📩 Повестка встречи: зачем писать, если все и так всё понимают
Александр Мирзахмедов, руководитель проектов
Часто встречаю легкомысленное отношение к агенде, или по-русски, повестке для мероприятия. Поскольку цель данного сообщения не инквизиция и не приговор, могу сказать, что у нас пустая повестка встречается чаще, чем заполненная. Поскольку такие повестки высылаются и внешним участникам, то хочу приложить свои усилия искоренить эту беду.
Повестка мероприятия, даже если вы уже договорились обо всём, должна содержать сведения, которые позволят участникам понять:
→ для чего оно будет проводиться?
→ как/в каком формате оно пройдёт?
→ надо ли к нему готовиться?
Особое внимание нужно уделить Заголовку. Он должен содержать исчерпывающую тему. В нашем ремесле, как мне кажется, указание Заказчика или какого-то кодового слова однозначно идентифицирующего проект - просто необходимо.
Для себя я стараюсь придерживаться следующего "джентельменского набора":
Ⅰ. Заголовок: "Проект - Суть проблемы или тема встречи"
Ⅱ. Описание:
— Цель: как совещание продвинет что-то.
— План: как будет выстроено мероприятие, порядок выступления.
— Участники: да, они есть в списке к мероприятию, но лучше указать их должности или роли в проекте. Встреча внутренняя? Указываем роли в движухе, которая потребовала эту встречу.
— Формат: если понимаете, что такое формат, то пишите.
Например: доклад, мозговой штурм, презентация, отчёт. Обязательно указывайте будет требоваться демонстрация экрана или нет. Чтобы те, кто должен что-то показать не рассчитывали отделаться разговором с мобильного или вообще "за рулём". Иногда, хотя в 1Бите это правило, стоит указать, надо ли использовать вэб-камеру.
— Прочая информация, которую имеет смысл озвучить или сделать акцент. Например, что будет начальство, или будут внешние участники, если это было неочевидно.
Потратьте 5-10 минут и вы будете выглядеть профессионалом, а также сможете избежать казусов.
1 минута
22 мая 2023