2 подписчика
Как подготовить хорошее совещание.
Пришло приглашение на рабочую встречу. В описании встречи пусто, тема написана общими фразами формата "решить, обсудить, договориться о…" На встрече поговорили об одном, втором, третьем, даже успели чуть поругаться или пожаловаться на кого-то, кого на встрече нет. Вам задали вопрос, на который вы сходу ответить не готовы, и вы взяли время подумать. Время закончилось, участники разошлись. И так бесполезно прошел час ⏰️ Знакомо?
Чтоб встреча была результативной, к ней надо готовиться. Основная нагрузка тут лежит на инициаторе - перед тем, как направлять приглашение на встречу нужно сформулировать повестку встречи, оценить продолжительность и перечень участников.
Расскажу, как делаю я. Пошаговая инструкция.
📝 Подготовьте список тем, которые будут обсуждаться на встрече. Определите людей, которые нужны для обсуждения каждой темы.
Посмотрите на то, что получилось:
1⃣ Есть ли вопросы, для решения которых нужен один человек? Если есть, то задайте вопрос этому человеку прямо сейчас, до общей встречи. У вас либо сразу появится ответ на вопрос, либо срок, к которому ответ будет. Впишите это в повестку.
2⃣ Можно ли сгруппировать вопросы по людям, которые смогут на вопрос ответить. Например, по вопросам 1, 2, 5 нужен отдел продаж и бухгалтерия, по вопросам 3, 4 нужен секретариат и бухгалтерия, по вопросам 6, 7 нужны все три подразделения.
В этом случае сделайте две отдельные встречи на малые группы и две повестки. Возможно, после этих двух встреч вопросы 6, 7 можно будет решить в почте, без дополнительных встреч.
3⃣ Когда всё зафиксировали, то оцените приблизительно, сколько займёт обсуждение каждой темы. Это позволит определить продолжительность встречи. Учитывайте, что рабочие встречи больше 1,5-2 часов не результативны. Участники устанут и потеряют фокус внимания. Есть форматы более длительных встреч, о них в другой раз.
Идеально будет, если вы оставите в повестке только то, что реально обсудить за час.
✅ Позаботьтесь, чтоб вся нужная информация была доступна во время встречи.
📊Понадобится какая-то специфическая информация, которой у вас нет? Запросите у сотрудника, который обладает этой информацией. Он либо ответит сразу, либо возьмёт дополнительное время. Впишите в повестку полученную информацию, либо срок предоставления этой информации.
🪄 Добавьте к повестке контекст - если встреча в рамках проекта, то напишите о проекте. Добавьте ссылками или вложениями данные, которые потребуются для решения вопросов. Так все будут в одном информационном поле.
Осталось выбрать удобное всем время и разослать приглашение на встречу с повесткой собрания.
Может показаться, что такая подготовка излишняя, съедает кучу времени. Но подготовка отнимает ресурсы одного человека. А совещания - ресурсы всех участников.
Инвестиция времени в подготовку позволяет сократить время совещаний и сделать их структурированными.
2 минуты
25 апреля 2023