1 подписчик
Согласование документов 📃
В интернете можно встретить следующее определение.
Согласование документа – это контроль качества документа, гарантия того, что его содержание соответствует действительности, не противоречит законодательству, локальным нормативным правовым актам организации и не идет вразрез с интересами организации.
Мы знаем, что согласование документа — это очень волнительный процесс как для инициатора согласования, так и для согласующего документ.
Почему❓
С одной стороны цель согласования заключается в организации какой-либо работы. Но для того чтобы организовать работу, мы должны заплатить исполнителю или выполнить работу самостоятельно (т.е. сами стать исполнителем). Для оплаты нам нужны денежные средства компании. А для их выделения одобрение руководства. И чтобы подтвердить одобрение руководства нам нужен документ📑
Документ является подтверждением согласования руководителем необходимого расхода средств.
Чем дольше проходит согласование или чем больше ступеней 🪜 согласования, тем сложнее организация работы и тем более волнительным выглядит процесс согласования.
Давайте рассмотрим пример:
Елена 👩 (имя подобрано случайным образом) – офис-менеджер компании, которой надо закупить стул.
Рассмотрим 2 варианта ситуации.
1️⃣ Первый вариант – где Елена работает в небольшой компании и где для согласования покупки ей требуется подтверждение только единственного руководителя – Генерального директора.🤵🏻♂️
Схема согласования выглядит так:
• Елена, подбирает подходящий товар;
• Согласовывает сумму с директором;
• Запрашивает счет и на основании счета производит оплату (с помощью бухгалтера или за счет подотчетных средств, которые предварительно выдал директор);
• Далее поставка и обмен закрывающими документами.
В случае если Елена допустит ошибку при согласовании, она, получив качественную обратную связь сможет быстро исправить ситуацию и повторно подать на одобрение запрос на покупку.
Кажется, ничего сложного…👀
2️⃣Второй вариант – где Елена работает в большой федеральной компании и для
согласования покупки требуется:
1. Провести аналитику рынка и подготовить сравнительную таблицу, четко показывающую что предлагаемая закупка у конкретного Поставщика выгоднее, чем другие предложения на рынке;
2. Договориться с Поставщиком о заключении договора купли-продажи;
3. Согласовать необходимые документы в специальной учетной системе организации;
4. Подписать договор со стороны Генерального директора организации и передать Поставщику, забрать второй экземпляр договора и вернуть обратно в компанию;
5. Запросить у Поставщика счет для оплаты;
6. Завести счет для оплаты в систему и согласовать оплату;
7. Сообщить Поставщику о том, что денежные средства🤑 отправлены;
8. Дождаться поставки товара, принять товар, сверить количество, тип поставляемого товара с заказанным в договоре;
9. Подписать акт-приема передачи и закрывающие документы, передать экземпляр Поставщика.
При подготовке документов на согласование цена ошибки очень велика, на каждом этапе можно получить отказ вместо согласования и потратить еще время на исправление.
2 минуты
25 января 2025