Apexpoint

Давайте поговорим об управленческой отчетности. Недавно общаясь с коллегами, выяснили, что даже руководители среднего звена зачастую не могут различить управленческую отчетность от финансовой. Хочу здесь разобрать все виды отчетности и вообще поговорить об отчетности в организации. Важно понимать: любой отчет бессмысленный, если он не используется. При подготовке любого отчета важно задать следующие вопросы: 1.   Кто будет пользоваться отчетом? 2.   Для чего используется отчет? 3.   Как часто им будут пользоваться? 4.   Как часто он готовится, но не используется? 5.   Какие задачи можно решить с помощью данного отчета? 6.   Есть ли альтернативные источники для формирования отчетности? Всегда оценивайте стоимость отчета, подготовка отчета не должна быть дороже, чем возможная выгода от него. Мой совет раз в год в компании проводить внутренний аудит всей отчетности, особенно операционной. Такой аудит поможет соптимизировать затраты и сфокусировать сотрудников на более важные метрики, найти фокусу для автоматизации сбора данных для отчетов. Отличия управленческой отчетности от финансовой: Управленческая отчетность готовится в основном для внутреннего пользователя, основные заказчики отчета : менеджеры и сотрудники компании. Финансовая отчетность готовится для внешних пользователей (акционеры, банки, кредиторы, инвесторы, государственные органы). Цели управленческой отчетности: планирование, контроль и принятие решений. Финансовая отчетность отражает финансовые результаты за определенный период и финансовую позицию на конец этого периода. Государственные органы требует предоставлять финансовую отчетность, управленческая отчетность не предоставляется в государственные органы. Формат управленческой отчетности может быть любой, выбирают удобный сами пользователи отчета. Финансовая отчетность имеет утвержденный формат по определенным стандартам. Информация предоставлена в управленческой отчетности может быть финансовой и нефинансовой, в финансовой отчетности предоставляется финансовая отчетность. И еще отличие во временном периоде. В управленческой отчетности это фактические и прогнозный данные, в финансовой отчетности отражены фактические данные. Основные задачи менеджмента- планирование и контроль. Информация, которую менеджеры получают на всех уровнях должна помочь им выполнить свои задачи на их уровне ответственности. Управленческую информацию можно разделить на 4 основных вида: 1.   Стратегическая. Необходима для директоров и топ-менеджеров для формирования целей организации, планирования, подготовки долгосрочной стратегии, и оценки достижений поставленных целей. 2.   Тактическая. Используется на всех уровнях менеджмента, но в основном используется средним менеджерским звеном для планирования и контроля. Охватывают такие активности как ценообразование, продажи, закупки. 3.   Операционная. Используется менеджерами на операционном уровне, например руководителями отделов, для решения рутинных ежедневных задач. 4. Плановая -прогнозная. Используется высшим и средним менеджментом. Цели- развитие компании, выполнение, принятие решений. Здесь готовятся следующие отчеты: -  Прогноз на спрос услуги, продукции, товаров - Экономические прогнозы (анализ макроэкономики) -  Прогнозные затраты - Оценка конкурентов и их стратегии Информация для управленческой отчетности — это смесь финансовой информации, статистических данных и информации из внешних источников. Информация необходимо для разных групп пользователей внутри организации. Основное требование от управленческой отчетности — это принятие решений, планирование и контроль, а также координация действий. Управленческая отчетность должна быть краткой, структурированной. Стиль отчетности-удобный для пользователя, используются больше графиков, таблиц, диаграмм для наглядности.

Лидерские качества необходимы каждому руководителю. Часто задают вопрос можно ли научиться быть лидером или это врожденное качество как обаяние, харизма, сила духа и т.д. В этой статье я постараюсь раскрыть основные инструменты эффективного управления и лидерские качества, которые необходимы эффективному управленцу. Любой менеджер (управленец) имеет источники своих полномочий для управления людьми и бизнес-процессами: 1.   Должность и организационная структура с должностными инструкциями. 2.   Профессиональные знания, опыт и навыки. 3.   Личностные качества (природный лидер, харизма). Почему так важно для управленца иметь лидерские качества? Хороший лидер: ·   Сможет понизить неудовлетворенность сотрудников ·   Воодушевить на эффективное выполнение поручений и задач ·   Поднять командный дух ·   Поможет развить навыки и уверенность ·   Поможет получить поддержку как внутри команды, так и со стороны. Лидер должен быть уверен, что поставленные задачи выполняются, при этом постоянно поддерживать командный дух и корпоративную культуру, а также основные ожидания сотрудников команды удовлетворены. Работа лидера начинается с определения целей. Не надо ставить слишком много целей. Целей не должно быть более 2-3. Очень важно уметь сфокусироваться на одной важной задаче и ее выполнить. В наше время мы не можем позволить отвлекаться от главной цели. Организации не достигают своих главных целей из-за того, что: Целей слишком много Цели не сформулированы Люди отвлекаются от целей После работы в одной из крупных компаний мне пришлось поработать в небольшом семейном офисе. В начале работы мне показалось, что объем работы на каждого сотрудника небольшой, гораздо меньше, чем в крупных компаниях. У сотрудников должно быть много свободного времени. И меня удивляло, что сотрудники, которые в компании отработали более 10 лет постоянно задерживались на работе. Через некоторое время я сама задыхалась от объема работы, хотя привыкла автоматизировать свою работу по максимуму. Я стала ловить себя на мысли, что я сама не довольна скоростью своей работы. Я работала, не поднимая головы, по 9-10 часов и не видела результата. Эффективность мне казалась очень низкой. Меня этот результат удивлял и огорчал. А причины были в многозадачности и невозможности сфокусироваться на одной задаче. Все задачи были одновременно срочные, и одновременная срочность задач снижала шансы на выполнение хотя бы одной. Для достижения успеха и эффективности необходимо сфокусироваться на правильно выбранных критических задачах. Таких задач должно быть не более 2. Работа лидера должна быть направлена на устранение или минимизацию отвлекающих факторов. Освободите людей от менее важных обязательств. Обеспечить знаниями каждого сотрудника для выполнения поставленной задачи. Важно сотрудникам не только поставить задачу, определить цель, но и обеспечить его инструментом выполнения. Поставить конкретную задачу.  Непрерывный коучинг, наставничество, делегирование обязанностей вам в помощь. Выделите эффективных сотрудников как пример. Вести счет, установить метрики для промежуточного и конечного выполнения цели. Мотивируйте сотрудников для достижения поставленных целей, здесь привязка KPI к денежному вознаграждению, послужит хорошим инструментом. Организуйте цикл последовательных систематических действий по отслеживанию исполнения и доведению намеченного до конца.