Аэроклуб — все о командировках

В базовой версии ОВТ есть несколько фильтров для быстрого поиска командировок. Заявки можно отсортировать по датам, направлению, имени путешественника и другим параметрам. Однако, если в компании за организацию деловых поездок отвечают сразу несколько сотрудников, им также понадобится информация о статусе заявки и тревел-координаторе, ответственном за нее. Дополнительный инструмент «TIME Командировка» присваивает каждой заявке один из трех статусов: «новая», «в работе» или «обработанная»...

Размер суточных зависит от множества параметров, в том числе нестандартных. Чтобы их учесть, сотруднику приходится каждый раз обращаться к бухгалтеру или сверяться с внутренним регламентом компании. Однако даже это не спасает от человеческого фактора и ошибок в авансовом отчете. В случаях, когда точность особенно важна, на помощь приходит автоматизация. Инструмент «Калькулятор суточных» быстро и безошибочно рассчитает все дополнительные расходы даже при сложных сценариях. Как это работает Компания предоставляет свои нормы суточных и алгоритм подсчета на случай нестандартных ситуаций...

Если во время командировки нужно заказать пропуск или уточнить данные о визе, без копий необходимых документов вам не обойтись. Но как быть, если стандартные настройки ОВТ не позволяют загружать в профиль дополнительные файлы? Благодаря дополнительной настройке «Хранение файлов с копиями документов в профиле TIME» пользователь может добавлять в личный кабинет нужные сканы, а затем в любой момент выгружать или удалять их оттуда. Для этого путешественник заходит на вкладку «Компания» и в блоке «Документы»...

Тот, кто хоть раз оформлял командировку с дополнительными услугами, знает, как много времени отнимает их авторизация. Стандартный функционал ОВТ не позволяет объединить все наименования в один запрос, и в итоге пользователю приходится согласовывать каждую услугу по отдельности. Дополнительная настройка для ОВТ «Объединение услуг, дополняющих командировку, в один запрос авторизации» решает проблему буквально в один клик. С помощью кнопки «Дополнить командировку» пользователь запускает мастер оформления деловой поездки и отмечает в нем нужные позиции...

Первое правило веб-дизайна гласит: визуальный код бренда должен быть единым на всех платформах, будь то сайт или мобильное приложение. В противном случае, пользователь либо запутается, либо вовсе подумает, что зашёл не туда и закроет подозрительную страницу. Чтобы такого не случилось, переход в ОВТ должен быть максимально плавным и незаметным. Большинство ОВТ используют в оформлении корпоративный стиль компании-разработчика. Однако, если у клиента уже есть собственная визуальная айдентика, и сотрудники...

Когда вы приносите командировочные документы в отдел кадров или бухгалтерию, меньше всего вы хотите услышать фразу «у нас в компании другой шаблон». Еще бы, ведь теперь всё надо оформлять заново, а значит, опять тратить время и нервы. Сегодня мы расскажем, как этого избежать. В любом ОВТ есть универсальные шаблоны документов, но они не подходят компаниям с собственными стандартами и сложными внутренними процедурами. Для таких клиентов «Аэроклуб» разработал специальный инструмент, который можно настроить под себя...

Перед деловой поездкой нужно столько всего запомнить: правила оформления отчетности, инструкции на случай внештатных ситуаций и другие тонкости, которые у каждой компании свои. Гораздо проще, когда вы узнаете о них заранее и во время командировки держите важную информацию под рукой. По умолчанию пользователи ОВТ получают оповещения о важных этапах оформления командировки и услуг на электронную почту. При этом вся важная информация, как правило, находится в теле письма, а во вложениях — билеты и ваучеры...

Представьте, что у вас на носу командировка. Вы создаете заявку в ОВТ, отправляете её на почту авторизующему сотруднику, а в ответ — тишина. Время идёт, приближается дата вылета, а ваш запрос так и остается в подвешенном состоянии. Что вообще происходит? Скорее всего, руководитель в отпуске или в рабочих разъездах, а потому долго не проверяет почтовый ящик. Если авторизующий сотрудник не настроил переадресацию или заранее не сообщил вам, к кому обратиться в свое отсутствие, заявка зависнет на неопределенный срок и поставит под угрозу всю командировку...

При создании командировки в ОВТ путешественники всегда указывают в заявке дополнительные расходы. Интернет и мобильная связь, такси, суточные, сервисное обслуживание автомобиля, парковка — эти и многие другие услуги нужно учесть в бюджете поездки. По умолчанию список таких позиций универсален, но что, если в нем нет нужных позиций, или их наименования отличаются от принятых в компании? Скорее всего, пользователь выберет похожую по смыслу услугу, а авторизующий сотрудник поймет ее название по-своему...

Без учетной записи и авторизации пользоваться ОВТ невозможно. Однако даже самый надежный пароль можно скомпрометировать или просто забыть. К тому же, ушедших сотрудников отключают от системы не сразу. Пока компания направляет соответствующий запрос поставщику ОВТ, недобросовестный работник может воспользоваться инструментом онлайн-бронирования в корыстных целях. Рассказываем, как этого избежать. Чем больше учетных записей подключено к ОВТ, тем выше риски. Поэтому клиенты «Аэроклуба» дополняют инструмент онлайн-бронирования технологией SSO...

API, он же Application Programming Interface или программный интерфейс приложения, — это язык общения программ, описание способов их взаимодействия. Проще говоря, с его помощью сайты и приложения обмениваются данными. С развитием информационных технологий API пришел и в сферу делового туризма, и теперь бронировать бизнес-поездки стало еще удобнее и выгоднее. Сегодня мы расскажем, как интеграция по API экономит время и деньги компаний при оформлении командировок. Бывает так, что, помимо корпоративного...

Допустим, вы отправились в деловую поездку раньше срока или вернулись из нее на сутки позже. Такое может произойти, если вы полетели ночным рейсом или просто ошиблись с датой вылета. Как бы то ни было, если фактические даты командировки не совпадут с теми, что стоят в приказе, компанию ждут налоговые риски, а вас — неправильно рассчитанные суточные. Рассказываем, как этого избежать с помощью дополнительной настройки для ОВТ. Согласно Налоговому кодексу РФ, услуги, которые выходят за рамки приказа, не считаются командировочными расходами и облагаются страховыми взносами...