Посчитайте один раз: час совещания на восьмерых, это восемь оплаченных часов. Если такие встречи каждый день, за месяц набегает сумма, за которую можно нанять человека. Совещание, это самая дорогая форма разговора в компании, и почти всегда самая небрежно организованная.
Почему они тянутся
· Нет вопроса. Есть тема. «Обсудим продажи», это не вопрос, это повод сидеть час.
· В комнате лишние люди. Их позвали на всякий случай, и они честно высиживают, теряя своё рабочее время.
· Нет решения на выходе. Поговорили, разошлись, через неделю обсуждаем то же самое, потому что никто не записал, кто и что делает к какому числу.
Четыре правила, которые режут время вдвое
· Вопрос в приглашении. Не «планёрка», а «решаем: запускаем второй склад или нет».
· Только те, кто влияет на решение. Остальным итог одним сообщением.
· Материалы заранее. Цифры читают до встречи, а не вслух на встрече.
· Итог в три строки: решили, кто делает, к какому числу. Без этого совещания не было.
Что делать с «а давайте обсудим»
Заведите правило: любой, кто предлагает встречу, формулирует вопрос и называет, кто нужен. Половина встреч отпадает на этом шаге, потому что выясняется, что вопрос решается двумя сообщениями. Ещё одно правило, которое хорошо работает: встреча заканчивается на десять минут раньше, чем стоит в календаре. Час превращается в пятьдесят минут, и ни один вопрос от этого не остался нерешённым.
Отдельно про статусные встречи
Совещание, на котором каждый по очереди рассказывает, чем занимался, это не управление, а отчёт вслух. Такие статусы почти всегда заменяются одним коротким сообщением в чат. Живая встреча нужна там, где есть спор и нужно решение, а не там, где нужно проинформировать.
Пример
В компании была ежедневная планёрка на час, десять человек. Ввели два правила: вопрос в повестке и итог в три строки. Через месяц планёрка занимала двадцать минут, а половина участников на неё просто не ходила, им хватало итога. Освободилось около сорока человеко-часов в неделю. Ничего не сломалось.
Главное
Люди сидят на бесполезных встречах не потому, что любят. Просто никто не поставил правило, по которому встречу можно не проводить.
Сколько часов в неделю вы проводите на встречах, где вы не нужны? Посчитайте.
Чек-лист «15 вопросов стратега», напишите слово ФУНДАМЕНТ.
