Кому полезно: главным бухгалтерам, логистам, финансовым директорам и руководителям компаний, которые отправляют, перевозят или принимают грузы.
С 1 сентября 2026 года бумажная транспортная накладная перестаёт быть основным перевозочным документом. Это установил Федеральный закон от 07.06.2025 № 140-ФЗ. Электронная транспортная накладная (ЭТрН) становится обязательной для всех участников автомобильных грузоперевозок — независимо от размера бизнеса.
Проблема в том, что «оформить ЭТрН» — это не одно действие. Это цепочка из нескольких электронных файлов, которые подписывают разные стороны в разной последовательности. И последовательность зависит от того, как у вас устроена перевозка: есть ли экспедитор, принимал ли он груз, меняется ли водитель по дороге, забирает ли покупатель товар сам.
Ошибка на входе — неверно определённая роль участника в титуле 1 — тянется через всю цепочку и всплывает уже на проверке. Ниже разбираем, как определить свой сценарий за три вопроса и какие титулы кто заполняет.
Из чего состоит ЭТрН
ЭТрН — это не один файл, а набор из восьми файлов обмена, которые называются титулами. Каждый титул — отдельный этап перевозки, который фиксирует и подписывает свой участник. Все титулы одной перевозки связаны общим уникальным идентификатором (УИД), который выдаёт ГИС ЭПД.
Действующий формат — 5.01, утверждён Приказом ФНС России от 09.12.2021 № ЕД-7-26/1065@.
Обязательные титулы (заполняются всегда)
Дополнительные титулы (только если наступило событие)
Практический вывод. Титулы 5–6 опциональны. Это значит, что раскрывать стоимость перевозки в ЭТрН вы не обязаны. Полезно знать, когда экспедитор отказывается давать реквизиты фактического перевозчика, ссылаясь на коммерческую тайну по цене: реквизиты дать он может, цену — не обязан.
Как физически происходит обмен
Схема одинакова для всех сценариев:
1. Участник заполняет свой титул в учётной системе (например, в 1С) или в мобильном приложении и подписывает его квалифицированной электронной подписью.
2. Титул уходит оператору ИС ЭПД — компании, аккредитованной Минтрансом.
3. Оператор проверяет три вещи: соответствие XML-формату ФНС, уникальность УИД, действительность подписи. Проводит форматно-логический контроль.
4. Если ошибок нет — оператор передаёт титул остальным участникам и загружает его в ГИС ЭПД, государственную систему, где хранятся все перевозочные документы страны.
5. Если ошибки есть — титул возвращается отправителю на исправление.
Доступ к ГИС ЭПД имеют контрольно-надзорные органы: МВД, Минтранс, ФНС, Ространснадзор и другие. Перечень закреплён Постановлением Правительства РФ от 03.03.2022 № 281. Правила обмена — Постановление Правительства РФ от 21.05.2022 № 931.
Что это значит на практике: каждое подписание титула фиксируется в государственной системе с точным временем. Задним числом ЭТрН не переоформляется.
Три вопроса, которые определяют ваш сценарий
Прежде чем открывать 1С, ответьте на три вопроса. Они закрывают 90 % ситуаций.
Вопрос 1. Есть ли договор перевозки?
ЭТрН подтверждает именно договор перевозки (ст. 785 ГК РФ). Если вы везёте свой товар своим транспортом со своим штатным водителем и доставка не выделена как отдельная услуга — договора перевозки нет, ЭТрН не нужна. Нужен путевой лист. Форма собственности машины (своя, лизинг, аренда без экипажа) значения не имеет.
Вопрос 2. Есть ли экспедитор — и принял ли он груз во владение?
Это ключевая развилка. Если экспедитор груз во владение не принимал, он не становится грузоотправителем и в обязательных титулах ЭТрН, как правило, не участвует. Если принял (оформлена экспедиторская расписка) — он подписывает титул 1 как грузоотправитель с признаком «является экспедитором».
Вопрос 3. Меняется ли что-то в пути?
Замена водителя или машины → титул 8. Смена получателя или адреса → титул 7. Ничего не меняется → только титулы 1–4.
Группа А. Базовые сценарии
А1. Простая перевозка
Грузоотправитель, перевозчик, грузополучатель. Посредников нет.
• Грузоотправитель формирует и подписывает титул 1.
• Перевозчик сверяет данные, заполняет титул 2 при погрузке. Здесь можно зафиксировать замечания к упаковке.
• Грузополучатель принимает груз и подписывает титул 3. Здесь фиксируются расхождения и повреждения.
• Перевозчик закрывает документооборот титулом 4.
Это база. Все остальные сценарии — вариации на её тему.
А2. Скоропортящийся груз
Отличие от А1 ровно одно: в титуле 1 в блоке сведений о грузе грузоотправитель дополнительно указывает температурный режим и данные для соблюдения санитарных, фитосанитарных, карантинных и таможенных требований.
Роли участников не меняются. В разделе 1 и в разделе 8 (лицо, осуществляющее погрузку) — грузоотправитель.
А3. Груз, который учитывается в других государственных системах
Например, товар подлежит маркировке. Документооборот полностью совпадает с А1.
Разница только в титуле 1: грузоотправитель проставляет атрибут УчГосСист = «1» и заполняет атрибуты с наименованием системы, идентификационным номером учётной единицы и, при необходимости, дополнительной информацией.
Группа Б. Сценарии с экспедитором
Здесь совершается больше всего ошибок. Разбираем подробно.
Б1. Экспедитор не принял груз во владение
Договоров два: об организации перевозки (грузоотправитель ↔ экспедитор) и о перевозке (экспедитор ↔ перевозчик).
Но в ЭТрН экспедитора нет. Схема как в А1:
• титул 1 подписывает заказчик экспедиторских услуг;
• титул 2 и 4 — фактический перевозчик;
• титул 3 — фактический грузополучатель.
Экспедитора можно подключить как наблюдателя — это техническая роль в ЭДО, дающая доступ на просмотр без права подписи.
Частая ошибка. Грузоотправитель указывает в разделе «Перевозчик» реквизиты экспедитора вместо фактического перевозчика. Это некорректно и создаёт документальные и налоговые риски: расходы на перевозку подтверждаются документом, в котором указан не тот, кто вёз.
Б2. Экспедитор принял груз во владение
Оформлены поручение экспедитору и экспедиторская расписка. Титул 1 подписывает уже экспедитор:
• раздел 1 — Экспедитор;
• атрибут ГОЭксп = «1»;
• раздел 1а — Грузоотправитель, он же заказчик экспедитора;
• раздел 8 (ЛОП) — лицо, уполномоченное экспедитором.
Дальше — как в А1.
Б3. Сборный груз со склада временного хранения
Склад принимает грузы от разных заказчиков, комплектует сборный груз и организует его доставку. Грузоотправителем в ЭТрН выступает экспедитор, склад — заказчик перевозки, а первичные грузовладельцы — заказчики каждой отдельной партии.
Титул 1 заполняется так:
• раздел 1 — Экспедитор 2, с признаком «является экспедитором»;
• раздел 1а — Экспедитор (склад);
• раздел 8 (ЛОП) — Экспедитор (склад).
Дальше — стандартная цепочка титулов 2 → 3 → 4.
Важное ограничение. В одной ЭТрН нельзя указать нескольких грузоотправителей или нескольких заказчиков перевозки. Если сборный груз состоит из партий разных владельцев — на каждую партию оформляется отдельная ЭТрН, даже если всё едет в одной машине.
Б4. Перегрузка без размещения на длительном хранении (кросс-докинг)
Груз приходит одной магистральной машиной, перегружается в несколько небольших и развозится конечным получателям.
Оформляются две ЭТрН.
ЭТрН № 1 — магистральное плечо. Экспедитор здесь одновременно грузоотправитель и грузополучатель, значит, он должен принять груз во владение.
• раздел 1 — Экспедитор, признак «является экспедитором»;
• раздел 1а — Заказчик услуг экспедитора;
• раздел 2 — Экспедитор (как получатель);
• раздел 6 — Перевозчик 1;
• раздел 8 (ЛОП) — Экспедитор.
Перевозчик 1 подписывает титулы 2 и 4, экспедитор как получатель — титул 3 по прибытии на площадку кросс-докинга.
ЭТрН № 2 — доставка конечному получателю. Схема А1, но грузоотправителем указан экспедитор с признаком «является экспедитором», а в разделе 2 — конечный грузополучатель, в разделе 6 — Перевозчик 2.
Правило, которое отсюда следует: новое плечо перевозки с перегрузкой или сменой перевозчика = новая ЭТрН. Две ЭТрН на один рейс с одной и той же машиной и водителем — методическая ошибка, это выглядит как дублирование перевозки.
Группа В. Когда что-то пошло не по плану
В1. Замена водителя или транспортного средства
Титулы 1 и 2 оформлены, груз в пути, машина сломалась.
Перевозчик формирует титул 8 с данными нового водителя или нового ТС, подписывает КЭП, отправляет оператору. Информация уходит всем участникам и в ГИС ЭПД. Дальше — обычные титулы 3 и 4.
Отдельная ЭТрН не нужна: перевозка та же, меняется исполнительный ресурс.
В2. Частичная приёмка и переадресовка остатка
Получатель принял не весь груз.
• Грузополучатель фиксирует частичную приёмку и её причины в титуле 3.
• Перевозчик подписывает титул 4 с информацией о частичной доставке.
• Стороны договариваются, куда везти остаток. Перевозчик формирует титул 7 с новым адресом и данными нового получателя.
• Новый получатель подписывает титул 3, перевозчик — титул 4. Документооборот закрыт.
В3. Полный отказ в приёме груза
Получатель отказался принимать груз целиком. Груз возвращается отправителю (или экспедитору, если он принял груз во владение и является грузоотправителем в этой ЭТрН).
Логика та же, что в В2: отказ и его причина фиксируются в титуле 3, перевозчик закрывает титул 4, затем формирует титул 7 о переадресовке. Сторона, к которой возвращается груз, подписывает новый титул 3, перевозчик — титул 4.
Группа Г. Пограничные ситуации — читайте внимательно
Здесь два сценария, вокруг которых на рынке больше всего споров. И здесь же — новость, которую многие пропустили.
Г1. Самовывоз со склада продавца
Покупатель сам заключил договор с перевозчиком и отправил машину на склад продавца.
Логика ЭТрН: грузоотправитель — тот, кто заключил договор перевозки. Значит, покупатель одновременно и грузоотправитель, и грузополучатель.
• раздел 1 — Покупатель;
• раздел 8 (ЛОП) — Продавец, который физически грузит товар в машину.
Титул 1 подписывает грузоотправитель, то есть покупатель или его уполномоченное лицо. Продавец как ЛОП автоматически подписантом не становится — только если покупатель его на это уполномочил.
Конфликт на практике. Данные о фактической погрузке (масса, число мест, состояние упаковки, время) есть только у продавца. Данные о перевозчике — только у покупателя. Продавец нередко отказывается что-либо оформлять, ссылаясь на то, что право собственности перешло на его складе (абз. 3 п. 1 ст. 458 ГК РФ) и стороной договора перевозки он не является. Формально он прав.
Решение — договорное, а не техническое. Пропишите в договоре поставки обязанность продавца сформировать титул 1 от имени покупателя при отгрузке. Альтернатива — заключить с продавцом договор транспортной экспедиции, тогда он принимает груз во владение и оформляет титул 1 как экспедитор.
Г2. Перевозки между собственными складами с привлечением стороннего перевозчика
Грузоотправитель и грузополучатель — одно и то же юридическое лицо, но перевозит сторонний перевозчик, а значит, договор перевозки есть.
• Грузоотправитель заполняет титул 1;
• Перевозчик — титул 2;
• То же юрлицо на складе назначения — титул 3;
• Перевозчик — титул 4.
Если груз между складами везёт собственный транспорт — договора перевозки нет, ЭТрН не нужна.
Что меняется 1 сентября 2026 года для Г1 и Г2
Приказ Минтранса России от 01.06.2026 № 262 (зарегистрирован в Минюсте 02.06.2026 № 86819) определил закрытый перечень из восьми случаев, когда транспортная накладная, заказ и заявка оформляются на бумажном носителе. Приказ действует с 01.09.2026 по 01.09.2032.
В перечень, помимо прочего, попали:
• перевозки грузов военного назначения, где Минобороны — отправитель или получатель;
• перевозки драгоценных металлов и драгоценных камней;
• отсутствие технической возможности передать документ в ГИС ЭПД из-за сбоя, зафиксированного ГосСОПКА;
• случай, когда грузоотправитель и грузополучатель являются одним лицом (п. 7 приложения к приказу).
Пункт 7 напрямую касается самовывоза (Г1) и внутренних перемещений между складами (Г2) — в обеих схемах отправитель и получатель совпадают.
Наш вывод (это гипотеза, требующая проверки): с 1 сентября 2026 года для этих двух сценариев транспортная накладная должна оформляться на бумаге, а не в ЭТрН. Это меняет процесс для всех компаний, работающих по схеме самовывоза, — а таких на рынке очень много.
Почему мы называем это гипотезой, а не фактом. Формулировка приказа краткая, официальных разъяснений Минтранса по применению п. 7 на момент публикации мы не встречали, а часть отраслевых материалов до сих пор описывает самовывоз как обычный сценарий ЭТрН. Кроме того, до 01.09.2026 ФНС должна утвердить новые форматы ЭПД взамен Приказа № ЕД-7-26/1065@ — они могут внести дополнительную ясность.
Что делать сейчас: если у вас значимая доля отгрузок идёт самовывозом или между своими складами, поставьте этот вопрос в план на август и запросите позицию у своего оператора ИС ЭПД в письменном виде. Настраивать процесс под ЭТрН, а через месяц переделывать под бумагу — дорого.
Пять ошибок, которые обходятся дороже всего
1. В разделе «Перевозчик» указан экспедитор, а не тот, кто фактически вёз груз...
Продолжение статьи читайте на нашем сайте 1С:БИЗНЕС РЕШЕНИЯ