Вопрос № 1. Как выглядит схема обмена ЭПД с участием экспедитора?
При привлечении экспедитора для организации грузоперевозок в большинстве случаев объём документооборота увеличивается. Помимо электронной транспортной накладной (ЭТрН), оформляется и ряд других документов:
- поручение экспедитору — в нём описывается сущность транспортно-экспедиционной услуги (от участников сделки до характеристик груза, виде транспорта, пункта назначения и прочее);
- экспедиторская расписка — документ, подтверждающий, что экспедитор принял груз от клиента;
- складская расписка — если экспедитор отправляет принятый груз не сразу, а какое-то время хранит его у себя на складе.
Схема обмена электронными экспедиторскими документами выглядит следующим образом (в примере — стандартная ситуация без необходимости внесения корректировок):
- Заказчик транспортно-экспедиционной услуги создаёт электронное поручение экспедитору. Документ подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП), и после этого направляется оператору информационной системы (ИС) ЭПД.
- Оператор ИС ЭПД проверяет поручение экспедитору. Анализируется актуальность формата, действительность УКЭП. Если всё хорошо, документ направляется в государственную информационную систему (ГИС) ЭПД и экспедитору.
- Экспедитор проверяет корректность данных, внесённых клиентом. Если всё хорошо, он заполняет титул согласования в поручении и также подписывает документ УКЭП.
Электронные экспедиторские и складские расписки формирует экспедитор в одностороннем порядке:
- Экспедиторскую расписку оформляют в момент принятия груза от клиента. Документ заполняется экспедитором, подписывается УКЭП и направляется оператору ИС ЭПД. Последний проверяет корректность формата и электронной подписи. Далее расписка направляется в ГИС ЭПД и клиенту: она будет доступна для просмотра заказчиком.
- Складскую расписку создают в случае, если экспедитор принял груз на хранение. Схема обмена аналогична экспедиторской расписке.
Отдельный вопрос: нужно ли указывать экспедитора в ЭТрН. Это зависит от того, в какой роли он участвует в грузоперевозке:
- если он принимает груз во владение — то в ЭТрН экспедитор выступает в роли грузоотправителя и формирует титулы, связанные с ним;
- если он не принимает груз во владение — экспедитор никак не фигурирует в ЭТрН, титулы грузоотправителя в накладной заполняет заказчик.
Вопрос № 2. Можно ли работать с ЭПД через разных операторов?
Да, такая возможность предусмотрена. В частности, сервис ЭПД Сбер2B поддерживает роуминг между разными операторами. Пока что роуминг требует ручной настройки с отправлением заявки. Однако к 1 сентября ожидается внедрение автороуминга.
Отметим, что необязательно подключаться к сервисам того же оператора электронного документооборота (ЭДО) или EDI (Electronic Data Interchange, или электронный обмен данными), которыми вы пользуетесь уже сейчас. Можно выбрать сервис ЭПД, который будет вам удобнее и выгоднее. Ситуации, когда договоры с контрагентами подписываются в одной системе, а перевозочные документы — в другой, совсем нередки.
Вопрос № 3. Сейчас нередки перебои с интернетом. Бывает, что нет связи у водителя в дороге или в месте погрузки товара. Что делать, чтобы оформить ЭТрН и не нарваться на штрафы?
Водитель подписывает простой электронной подписью (ПЭП) титулы ЭТрН, связанные с приёмом и сдачей груза. На случаи отсутствия интернет-связи оператор Сбер2В ЭДО разработал коннектор с автоподписанием. Диспетчер сможет удалённо подписать ЭТрН с помощью УКЭП за водителя, а потому накладок с оформлением перевозочного документа не будет.
Вопрос № 4. Переход на обязательные ЭПД касается только организаций? Нужно ли ИП переходить на ЭПД?
С 1 сентября 2026 года переход на ЭПД затронет всех участников коммерческих грузоперевозок наёмным транспортом, при этом формат ведения бизнеса не будет иметь значения. ЭПД обязательны как для юридических лиц, так и для ИП.
Оформлять перевозочные документы на бумаге можно будет лишь в исключительных случаях. В проекте приказа Минтранса РФ упоминаются следующие ситуации:
- предоставление транспортных услуг для личных или семейных целей, не связанных с бизнесом (иными словами — оказание услуг физлицам);
- введение режима контртеррористической операции, ЧС, ЧП, военного положения;
- оказание перевозочных услуг, связанных с оборонными или особо важными государственными нуждами;
- перевозки военных грузов;
- международные перевозки иностранным бизнесом, если услуги оказывает зарубежный предприниматель или организация.
Приказ ещё не утверждён, и список ситуаций может как расшириться, так и сократиться.
Вопрос № 5. Можно ли оформить одну ЭТрН на несколько машин или в случае развоза товара нескольким получателям?
На каждый рейс создаётся отдельная ЭТрН. Если у вас 10 машин с разным товаром, то нужно будет оформить 10 ЭТрН. Если у вас одна машина, но 10 получателей, также нужно будет оформить 10 ЭТрН, поскольку в документе есть титулы, которые заполняются каждым грузополучателем отдельно.
При оформлении документов на бумаге на этот процесс может уйти целый час или больше времени. Если сервис ЭПД интегрирован в учётную систему компании, то он будет автоматически подтягивать данные из неё при оформлении ЭТрН, и тот же объём работы может быть выполнен всего за несколько минут.
Если вы работаете с разными клиентами через разных операторов (контрагент через одного оператора, а вы — через другого), либо сами пользуетесь услугами нескольких операторов, особенно важно предусмотреть единую логику работы с данными и встроить работу с ЭПД в учётную систему. Это позволит не допускать ошибок и не тратить колоссальный объём времени на оформление документации по требованиям законодательства.
Автор: Андрей Коченков, коммерческий директор Сбер2В ЭДО (ранее — СберКорус)