Работодатель каждый день работает с персональными данными кандидатов.
Ошибки стоят дорого: жалобы, проверки, штрафы.
Нам важно защитить наших пользователей от многомиллионных штрафов, дать службам безопасности законное право проводить глубокую проверку кандидата,в том числе и через анкетирование.
Дополнительное согласие на обработку и хранение персональных данных требуется по нескольким критически важным юридическим и практическим причинам.
Первое. По закону, обработка любых персональных данных (далее - ПД) без согласия гражданина запрещена.
152-ФЗ требует доказать, что человек дал согласие добровольно, осознанно и отдельно от других действий. Если согласие оформлено "как придётся", в спорной ситуации потребуется объяснять всё на словах - и надеяться на лояльность проверяющих.
Второе. Нужно отдельное согласие кандидата до начала рассмотрения его в компании.
Зарегистрировавшись на jobboard, кандидат дает согласие владельцу платформы и на передачу данных клиентам. Это не означает автоматического согласия на обработку ПД каждой компанией.
Чтобы легально выступать оператором ПД, работодателю нужно своё согласие на обработку данных кандидата
Третье. На разных этапах отбора компании проверяют кандидатов, в том числе силами службы безопасности.
Крупные работодатели (ритейл, банки, IT) часто привлекают агентства и автоматизированные сервисы проверки контрагентов и физлиц. Передача данных таким подрядчикам должна быть прописана в дополнительном согласии: без явного разрешения нельзя законно передавать ПД третьим лицам.
Четвертое. Для глубокой проверки СБ нужен расширенный набор данных и легитимизация самой проверки.
Отклик на вакансию дает согласие на оценку профессиональных качеств. Но службе безопасности нужны паспортные данные, адреса, сведения о родственниках, авто, возможных судимостях и т.п. Для работы с таким объемом стандартного согласия с площадки мало - требуется отдельное, подробное согласие.
Служба безопасности не просто хранит анкету, она её активно проверяет:
- проверка на предмет судимостей, задолженностей у судебных приставов, дисквалификации.
- проверку кредитной истории в бюро кредитных историй. Без отдельного письменного согласия ни один банк или работодатель не имеет права запрашивать вашу кредитную историю.
- звонки на предыдущие места работы для получения рекомендаций.
Без согласия такие действия могут быть признаны сбором информации о частной жизни, с рисками не только по линии Роскомнадзора, но и по ст. 137 УК РФ.
Пятое. Продление срока хранения данных
Согласно разъяснениям Роскомнадзора - если соискателю отказали в приеме на работу, работодатель обязан уничтожить его персональные данные в течение 30 дней.
Для бизнеса удобнее хранить данные дольше: при повторном открытии вакансии, увольнении сотрудника, формировании «стоп-листа». Продленное согласие с указанием сроков хранения экономит время на формирование кадрового резерва и ускоряет будущий найм.
Кандидаты могут спорить и сомневаться в необходимости проверки СБ, но таковы правила больших компаний. Нежелание кандидата подписать согласие или анкету СБ для работодателя станет законным основанием для отказа в приеме на работу (или прекращения рассмотрения вашей кандидатуры). Так как компания не сможет выполнить стандартную процедуру отбора и оценки рисков, предусмотренную внутренними регламентами.
Традиционные анкеты бесполезны
О необходимости и актуальности анкетирования встречаются различные возражения. Давайте сразу разберем основные.
Кандидаты не любят анкеты
Да, не любят бессмысленные анкеты с повтором резюме. Поэтому в Workhere реализован гибкий конструктор: можно задавать открытые вопросы, настраивать обязательные поля, добавлять поля. Создавать анкеты или тестовые задания, с приемом ответов с файлами любого формата.
Отправка ссылки на анкету в любой мессенджер, персонально, позволяет поддерживать неформальный, теплый контакт и оперативно отвечать на встречные вопросы кандидата.
Анкеты замедляют отбор
Если анкета формальность, то да. Если она позволяет ответить на дополнительные вопросы и одновременно выполнить тестовое задание, то отбор становится понятнее и быстрее: меньше суетливой переписки, писем, больше структурированных данных в карточке кандидата.
В Workhere в карточке кандидата предусмотрена вкладка - анкеты. Где можно создавать, редактировать и хранить анкеты с ответами кандидата на любом этапе отбора и после найма. Это позволяет построить карту пути сотрудника в компании или оценить разницу в ответах при выводе из кадрового резерва.
Настройка автоматической отправки той или иной анкеты в зависимости от смены статуса кандидата в воронке снимает с рекрутера нагрузку. Не надо дополнительно отправлять запрос на проверку в службу безопасности или напоминать кандидату о необходимости заполнить анкету.
Соблюдение закона - ответственность юристов. HR просто работает с данными
Штрафы и проверки приходят к компании, но работать с кандидатами всё равно продолжает HR. Когда согласие оформлено, показано кандидату, подтверждено по мейл или SMS и привязано к анкете, у HR есть не только контакты, но и подтверждение факта согласия: время получения, мейл, IP-адрес и т.д. история, которую можно показать проверяющим.
Что мы сделали
В Workhere появились две ключевые вещи:
- Возможность создания своей формы согласия, получение двойного подтверждение согласия через email или SMS;
- анкетирование как удобный и гибкий инструмент под задачи найма и бизнеса.
Как это работает
Кандидат получает персональную ссылку на анкету из своей карточки. Работодатель прикрепляет к ней свою форму согласия: текст в нужной редакции, файлы с приложениями, шаблоны, к которым привыкла юридическая служба.
Кандидат заполняет анкету, видит текст и файлы с согласиями и отмечает "даю согласие". После этого он получает письмо или SMS с кодом и простой формулировкой: еще раз подтвердить свои данные и согласие.
При этом не обязательно быть авторизованным в системе - достаточно иметь доступ к адресу или номеру, который он указал.
Возможности
Анкета в Workhere - это управляемый шаг воронки с привязанным согласием. Что можно настроить:
- собственные шаблоны анкет с нужными полями и вариантами ответов;
- обязательные и необязательные вопросы;
- возможность прикреплять файлы (кейсы, презентации, задания);
- свои формы согласия с текстами и приложениями
- отправка анкеты из вакансии нескольким кандидатам или индивидуально из карточки кандидата.
Доступен ИИ-скрининг по ответам. Это делает удобным поиск по ответам на открытые вопросы.
Сценарии использования: как это работает в воронке
Отклик и первичный скрининг
Кандидат откликается на вакансию.
Рекрутер отправляет ему анкету с уточняющими вопросами: опыт в конкретной технологии, ожидания по формату работы, мотивация и др.
Перед анкетой кандидат видит форму согласия и файлы с текстом, отмечает "даю согласие", получает письмо или SMS, подтверждает данные и согласие по ссылке или коду.
Рекрутер видит не только резюме, но и ответы. База пополняется подтвержденными контактами и анкетами, которые можно использовать в работе.
Интервью и кейсы
После первого интервью кандидат получает анкету с кейсами: задание, возможность прикрепить файлы с решениями, ссылки на портфолио.
Согласие уже дано и подтверждено. Анкета работает как продолжение диалога.
Ответы и материалы видны в карточке кандидата. Рекрутер и нанимающий менеджер смотрят на одни и те же данные.
Тесты и оценка
Компания хочет проверить профессиональную квалификацию или базовый уровень знаний.
HR совместно с бизнесом собирает вопросы в анкету-тест: блоки по hard и soft skills, простая шкала или варианты ответов.
Кандидат проходит тот же путь: видит форму согласия, подтверждает её на странице анкеты, получает письмо или SMS, подтверждает действие, отвечает на вопросы.
Дальше можно подключить внешнюю платформу тестирования: передавать ответы или результаты, получать оценки, сравнивать кандидатов между собой. Анкета в Workhere становится удобной точкой интеграции с тестами и оценочными системами.
Обратная связь и вовлеченность
После найма кандидат заполняет анкету об опыте рекрутинга: коммуникация, прозрачность этапов, впечатление от компании. Для сотрудников - опросы вовлеченности, удовлетворенности. Такой же механизм: форма согласия (при необходимости), вопросы, возможность подписать, при необходимости - подтвердить через письмо или SMS.
Анкета становится единым инструментом для опросов: не только в процессе найма, и для других задач HR-функции.
Еще раз повторим в чем основные выгоды и преимущества
Законная обработка данных
Согласие оформлено отдельно, в нужной редакции, кандидат подтверждает его через письмо или SMS, система фиксирует факт и контекст.
Иногда согласно закону о персональных данных, при возникновении споров требуется подтвердить, что соискатель действительно давал согласие. Мы храним эти данные. А клиент может всегда с лёгкостью посмотреть.
Сохранение своих правил делового оборота.
Можно использовать собственные формы согласия, свои шаблоны анкет, свои сценарии работы с данными. Бизнес сохраняет привычные процессы, интегрирует их с Workhere.
Чистая и актуальная база кандидатов
Анкеты связаны с подтвержденными контактами, заявки от ботов и случайные email отсеиваются. Рекрутеры работают с реальными людьми, а не с "незаполненными резюме".
Меньше ручной работы и потерь времени.
Согласие, письмо или SMS, анкета и ответы привязаны к карточке кандидата и видны как последовательный сценарий. Тратите меньше времени на поиск "кто что заполнял", проще восстановить историю взаимодействия.
Потенциал интеграций и расширения
Анкеты можно использовать как основу для тестов, опросов сотрудников, интеграции с внешними платформами оценки. Это шаг к полноценным HRM-процессам: от подбора до тестирования и опросов вовлеченности.
Workhere делает анкетирование и согласие кандидата частью понятного, законного и управляемого процесса, помогает закрывать вакансии и защитить работодателя от случайных ошибок, споров "я ничего не подписывал", от рисков нарушения законодательства.
Анкеты со настраиваемым подтверждением позволяют работать по своим правилам, в своей юридической логике и при этом иметь прозрачную историю согласий и ответов.
Если вам важно соблюдать закон о персональных данных и работать с кандидатами так, как привык ваш бизнес:
- закажите демо Workhere и посмотрите, как согласия, письма/SMS и анкеты встроятся в ваши текущие процессы;
- получите доступ и настройте свои формы согласия и шаблоны анкет под требования вашей юридической службы и HR-команды.
Так вы сможете автоматизировать не только подбор, но и процессы, которые защищают работодателя и делают взаимодействие с кандидатами и сотрудниками прозрачнее.