Автор: Карсакова Екатерина Михайловна — эксперт в области кадрового делопроизводства и трудового законодательства с опытом более 20 лет, преподаватель Образовательного центра РУНО.
Правильное ведение воинского учета в 2026 году стало главным кошмаром для кадровиков из-за автоматических проверок и штрафов до 500 000 рублей. Теорию из законов знают многие, но, когда перед вами садится реальный человек с военным билетом, возникает ступор. В этой статье мы без лишней «воды» разберем конкретный практический кейс: от проверки документов до заполнения карточки №10 и отправки отчета.
Если вы только начинаете наводить порядок в документах, обязательно почитайте нашу статью Как выстроить воинский учет за неделю
Хотите освоить воинский учёт? Запишитесь на курс Воинский учет в организации + 1С ЗУП 8.3
Знакомство с кандидатом и аудит документов
Давайте разберем процедуру на живом примере. К нам в компанию устраивается старший системный администратор Иванов Петр Сергеевич, 1988 года рождения. Он военнообязанный и пребывает в запасе.
На этапе приема вам нужны паспорт и оригинал военного билета (или временного удостоверения).
Прежде чем открывать 1С или доставать бланки, проведите экспресс-аудит. Загляните на 13-ю страницу паспорта Петра — там должен стоять штамп «Военнообязанный». В самом военном билете проверьте четкость печатей и отсутствие незаверенных исправлений.
Если сотрудник заявляет, что потерял военный билет, вы не имеете права отказать ему в приеме на работу (ст. 64 ТК РФ). Но вы обязаны выдать ему направление в военкомат и сообщить о «потеряшке» в течение 3 дней.
Для кадровиков, которые ведут и воинский учет, подойдет курс Кадровое делопроизводство со знанием воинского учета + 1С ЗУП 8.3
Подробная практика по оформлению приема, увольнения, воинскому учету, работе в 1С.ЗУП
Заполнение карточки формы 10 по шагам
Карточка формы №10 — это сердце нашего учета. После заполнения личных данных Иванова открываем военный билет и начинаем переносить данные в самый проверяемый Раздел II:
Пункт 1 (Категория запаса): Смотрим раздел V военного билета Иванова. Там стоит цифра 1. Пишем «1».
Пункт 2 (Воинское звание): У нашего Петра написано «рядовой». Переносим без сокращений.
Пункт 3 (Состав / профиль): Указываем «солдаты» (помните, что «инженерно-технический» пишется только для офицеров!).
Пункт 4 (Код ВУС): Переписываем полное обозначение — все цифры и букву (например, 837037А — водитель). Ошибка в одном знаке сделает карточку недействительной при сверке.
Пункт 5 (Категория годности): У Иванова стоит «А» (годен).
Сведения на втором листе карточки (семейное положение, адрес проживания, телефон) заполняйте только простым карандашом. Сисадмин Иванов может жениться или сменить съемную квартиру уже через месяц. Вы просто сотрете старые данные ластиком и впишете новые, избавив себя от необходимости переписывать всю карточку заново.
Отправка сведений в военкомат
Включаем таймер: у вас есть ровно 5 рабочих дней
В 2026 году любые отчеты о приеме или увольнении военнообязанных подаются в течение 5 рабочих дней преимущественно через Госуслуги.
Трудовой договор с Ивановым подписан 1 июня. Значит, крайний срок, чтобы нажать кнопку «Отправить» в личном кабинете организации на портале Госуслуг — 8 июня. Цифровая система сверяет данные СФР и военкомата автоматически. Если вы отправите отчет позже, система зафиксирует просрочку.
Кадровик соседней фирмы решила накопить отчеты и отправить их «пачкой» в конце месяца. Системы Реестра выявили просрочку по двум сотрудникам автоматически. Итог — компания получила два штрафа по 350 000 рублей. Не повторяйте этих ошибок!
Чек-лист для самопроверки: готовность карточки №10
Перед тем как убрать документы в сейф, проверьте себя по этим пунктам:
- Карточка №10 распечатана на плотной бумаге или картоне (бумага А4 быстро придет в негодность).
- Подпись сотрудника Иванова П.С. стоит на второй странице карточки (подтверждает, что вы ознакомили его с обязанностями).
- В журнал учета карточек формы №10 внесена запись о новом документе.
- На Госуслугах получен и распечатан квиток со статусом «Принято военкоматом».
Освойте Воинский учет в организации + 1С ЗУП 8.3, чтобы безошибочно:
- вести воинский учет в организации с учетом важных изменений Законодательства
- взаимодействовать с военными комиссариатами и ставить работников на воинский учет
- вести деятельность согласно должностной инструкции ответственных за военно-учетную работу
- правильно заполнять личные карточки и сверять документы воинского учета
- готовиться к проверкам военкомата и проводить мобилизационную подготовку в организациях
- разбираться в особенностях бронирования граждан в запасе
Получить бесплатный доступ к пробным занятиям