Собственник: «Олег, у нас завод. 200 человек, 3 цеха, 5 складов. Я думал, главная проблема - станки и люди. А оказалось, деньги утекают на складе. 4,5 млн в год. Я не знал, что это возможно».
Я: «А вы считали, сколько у вас лежит неликвидов?»
Он: «Ну... примерно 2-3 млн. Но это же запас, вдруг пригодится».
Я: «Хранить деньги на складе - это не инвестиция. Это убыток. Давайте посмотрим, что на самом деле происходит».
Коротко
Производство - это сложный механизм. Станки, люди, материалы, смены. Все вроде работает. Но есть одно место, куда никто не смотрит - склад.
Там лежат миллионы. Не работают. Не приносят прибыль. Просто пылятся.
Многие собственники думают: «Это запас, вдруг пригодится». Аудиторы не проверяют - это не их задача. Бухгалтеры не считают - у них другие отчеты.
Мы зашли на завод, где склад был черной дырой. За 2 недели нашли 4,5 млн потерь в год. И убрали 1,2 млн уже за первый месяц. Вот как мы это сделали.
Дыра 1. Неликвиды - деньги под пылью
Как было
На складе лежали тысячи позиций. Часть - основные материалы. Часть - то, что закупили под эксперименты. Часть - остатки от старых заказов.
Никто не проверял, нужно ли это. Никто не считал, сколько денег заморожено. Просто складывали и забывали.
Что увидели в цифрах
Мы провели полную инвентаризацию. Оказалось:
- 30% позиций не двигались больше года
- 15% - больше двух лет
- 5% - больше трех лет
Сумма замороженных денег - 8 млн руб.
Неликвидный запас - 8 млн, которые не работают, не приносят прибыль, просто лежат.
При стоимости денег 15% годовых - 1,2 млн убытка в год.
Это первая дыра. И самая больщая.
Дыра 2. Сверхнормативный запас
Как было
Закупщик боялся дефицита. Клиент не ждет - если товара нет, он уйдет к конкуренту.
Поэтому закупалось «с запасом». Немного, но на каждой позиции.
В итоге на складе лежало в 2-3 раза больше, чем нужно.
Что увидели в цифрах
Мы посчитали норму запаса по каждой позиции: сколько нужно, чтобы не было дефицита.
Оказалось, фактический запас в 2-3 раза выше нормы.
Сверхнорматив - 15 млн руб.
При стоимости денег 15% годовых - 2,25 млн убытка в год.
Вторая дыра. Тоже большая.
Дыра 3. Материалы портились
Как было
На складе не соблюдали FIFO (первым пришел - первым ушел).
Старый материал лежал в глубине, новый клали сверху. Брали тот, что доступнее.
Старый портился, терял свойства, становился непригодным.
Что увидели в цифрах
Мы сравнили сроки годности материалов.
- 10% материалов с истекшим сроком
- 15% с истекающим в ближайшие 3 месяца
Сумма списанного и подлежащего списанию - 3 млн руб.
3 млн прямых потерь в год.
Третья дыра. Но ее можно закрыть быстро.
Что сделали за 2 недели
Неделя 1. Инвентаризация
Провели полную инвентаризацию склада. Не выборочно, а всё.
Нашли неликвиды, сверхнорматив, просрочку.
Что сделали с неликвидами
- 30% списали (пользы ноль, хранить дороже)
- 40% продали с дисконтом партнерам
- 30% переработали в другую продукцию
Высвободили живые деньги - 6 млн руб.
Неделя 2. Настройка процессов
Внедрили FIFO: старый материал - на передний план, новый - в глубину.
Настроили учет: каждая операция - в системе, каждая накладная - с подписью.
Ввели нормативы запасов: не закупаем больше, чем нужно.
Настроили контроль: если запас выше нормы - стоп-сигнал закупщику.
Результат через месяц
Было:
- неликвиды - 8 млн замороженных
- сверхнорматив - 15 млн замороженных
- порча материалов - 3 млн в год
Стало:
- неликвиды - вышли из оборота
- сверхнорматив - сократили на 60%
- порча - практически исчезла
Экономия: 4,5 млн в год.
Из них 1,2 млн - чистые деньги, которые уже не уходят в песок.
Что сказал собственник
«10 лет склад был черным ящиком. Я знал, что там лежат материалы, но не знал, сколько и чего.
Думал, что запас - это хорошо. А оказалось, замороженные деньги.
Когда мы провели инвентаризацию, я офигел. 8 млн неликвидов, 15 млн сверхнорматива. Миллионы списанной просрочки.
Сейчас у нас нормативы запасов, учет в системе, контроль. Склад приносит деньги, а не теряет».
Чек-лист. Проверьте ваш склад за 1 день
Неликвиды
- Есть товары, которые не двигаются больше года?
- Сколько денег в них заморожено?
- Что мешает их продать или списать?
Сверхнорматив
- Есть нормативы запасов по каждой позиции?
- Фактический запас выше нормы?
- Кто и как контролирует?
Порча
- Соблюдается FIFO?
- Есть контроль сроков годности?
- Сколько списывается каждый месяц?
Учет
- Учет ведется в системе или в Excel?
- Все операции фиксируются?
- Есть контроль перемещений?
Если хочешь на один вопрос ответ «нет» - вы теряете деньги.
P.S. Про MAX
В MAX я каждый день показываю, как находить такие дыры на складах.
Как провести инвентаризацию, внедрить FIFO, настроить нормативы, навести порядок за 2 недели.
P.P.S. Вопрос к вам
А у вас на складе есть неликвиды, которые лежат больше года?
Посчитайте примерно, сколько денег в них заморожено. Напишите цифру в комментариях.
Если больше 1 млн - вы теряете деньги. Каждый день.