Корпоративный университет на аутсорсе Про.К вырос из уютных таблиц в Excel до сотен проектов — и Excel не справился. Рассказываем, как команда из 20 человек перестроила работу с экспертами, проектами и документами в единой системе, и почему CRM здесь используют совсем не по назначению.
Про.К занимается корпоративным обучением: групповые тренинги, индивидуальное развитие, авторские программы. Когда заказчик хочет изменить корпоративную культуру — стандартных решений на рынке нет, их разрабатывают с нуля. Например, для линейных менеджеров промышленного предприятия команда написала управленческую сказку про Ивана-Царевича.
«Это были мастера цехов, начальники бригад — отличные специалисты, но руководить командой не умели. Мы долго думали, как сделать так, чтобы им не пришлось читать гигантские управленческие теории, а было интересно и легко. Поэтому написали управленческую сказку, где Иван-Царевич учится управлять полцарством и решать реальные бизнес-задачи», — Ирина Якунина, эксперт по стратегическим сессиям в Про.К.
Как Excel перестал справляться
На старте Про.К работала в таблицах. Для небольшой компании это работало. Но бизнес рос: проектов стало больше, экспертов — больше, объем данных увеличился. Даже с продвинутым знанием Excel и формулами информация начала путаться.
«Мы стали искать пути выхода из этой ситуации», — говорит Дарья Носкова, эксперт по индивидуальным обучениям.
Команда знала, чего хочет от системы: наблюдать за рабочим процессом в реальном времени, контролировать статусы задач, учитывать трудозатраты и быстро формировать отчеты. Ирина и гендиректор уже пробовали работать в одной известной системе в другой компании — опыт оказался неудачным: интерфейс не соответствовал ни ожиданиям, ни размеру команды. Об Аспро.Cloud узнали по рекомендации знакомой.
CRM для документооборота — нестандартный ход
Самое необычное в подходе Про.К — как они используют CRM. Не для работы с клиентами, а для документооборота с экспертами в статусе самозанятых и ИП. Команда работает с десятками внешних специалистов, и каждому нужен договор, задание и акт.
Схема такая: эксперта заносят в единую базу контрагентов. Дальше для него создают карточку в воронке «Договоры ИП/СЗ» — она проходит через четыре этапа: подготовка, согласование, подписание, подписан. После этого — воронка «Задания ИП/СЗ» с пятью этапами, включая завершение. В задании указывают, что именно эксперт делает (провести тренинг, организовать мероприятие), сроки и условия оплаты. По итогу одним кликом формируется акт — данные из задания подтягиваются автоматически.
«Для нас сейчас нет потребности где-то дополнительно хранить информацию по каждому эксперту. Мы все это можем посмотреть уже в CRM», — Андрей Рожнов, эксперт по групповым программам.
Шаблоны проектов: 80-90% этапов повторяются
Для групповых программ команда использует модуль «Проекты» с шаблонами. Структура большинства обучений похожа — поэтому не нужно каждый раз создавать проект с нуля. Специалист выбирает шаблон, указывает сроки и количество участников, а дальше идет по готовому сценарию.
Задачи внутри проектов оформлены в виде чек-листов — так нагляднее и привычнее. По каждой программе есть бюджет договора, который нельзя превышать. Вкладка «Финансы» в карточке проекта помогает видеть план и факт по расходам и поступлениям.
Два списка, которые заменяют справочники
Помимо CRM, у команды есть два пользовательских списка: база экспертов-спикеров и база слушателей.
Список экспертов — это внутренний справочник: контакты, специализация, стоимость. Когда приходит запрос от заказчика с конкретной задачей и бюджетом, не нужно искать в Google или по знакомым. «Благодаря этому ни мы, ни заказчик не тратим время на поиск», — объясняет Андрей Рожнов.
Список слушателей — для основного заказчика: какие обучения прошли сотрудники, их сильные и слабые стороны, результаты. Это позволяет быстро поднять историю и понять, справится ли сотрудник с новыми задачами.
Календарь и база знаний
У Про.К есть собственная образовательная площадка для очных тренингов. Чтобы не было пересечений, команда создала отдельный календарь «Бронь очных дней». «Хороший инструмент, чтобы наглядно видеть занятость площадки и избегать дополнительных согласований», — говорит Ирина Якунина.
База знаний хранит инструкции по документообороту, памятки по платформам, чек-листы по работе с заказчиками. Помогает в двух ситуациях: задача регулярная, но что-то забыл — открываешь базу и проверяешь. Задача редкая — не нужно спрашивать коллег. Компания активно расширяется, и база знаний упрощает онбординг новых сотрудников.
От сопротивления к энтузиазму
Дарья Носкова признается: «Полтора года назад, когда я только начинала работать, у меня было дикое сопротивление, потому что привыкла полагаться на память. Но с ростом проектов понимаешь, что это уже просто необходимость».
Теперь команда думает о расширении: хочет сделать синхронизацию между CRM, списками и документооборотом — еще больше настроить систему под себя.
А вы уже переросли таблицы — или пока справляетесь? Что из инструментов Про.К кажется вам наиболее полезным для вашего бизнеса?