Случайно увидел акт сверки с контрагентом, который подготовила моя бухгалтерия. И поймал себя на мысли, что стандартный Акт сверки - это документ для бухгалтера, а не для руководителя.
Давайте разберемся, почему это так и как я решил эту задачу
Проблема: Акт сверки не показывает руководителю главного
Мы привыкли, что Акт сверки - это документ из недр бухгалтерии, где дебет, кредит, сальдо.
Мы все в них путаемся. И почему-то считаем, что лица, принимающие решения на стороне контрагента, берут этот документ в руки и однозначно понимают, что происходит.
Реальный случай
Было две сделки с поставщиком. Мы, как покупатели, перечислили предоплату за два заказа с разными сроками поставки.
Поставщик отгружал частями и с задержками. С января по конец апреля.
Стандартный акт сверки (см. таблицу) показывает, что поставщик в итоге должен нам 13 000 рублей.
Обороты за период - порядка 900 000 рублей, остаток - 13 000.
На первый взгляд - мелочь. При таких оборотах руководитель поставщика, глядя на акт, скажет: «Ну, заплачу через неделю-две».
И это логично. Цифра не критичная, срочности нет.
Но это не так
Ситуация в том, что поставщик долгое время был должен нам не деньги, а товар. Он нарушил свои обязательства по срокам отгрузки. И по договору за это полагаются штрафные санкции - 0,5% за каждый день просрочки.
Если подойти формально, речь идет не о 13 000 рублей, а еще о 142 215 рублей штрафных пеней.
И вот эту разницу стандартный Акт сверки не показывает.
Он показывает только баланс на текущую дату, а не историю нарушений.
Мое решение - график вместо стандартной таблицы
Я решил визуализировать состояние взаиморасчетов.
Сделать так, чтобы контрагент (и я сам) видел не просто «кто кому должен сегодня», а когда и на сколько были нарушены обязательства.
Вот как выглядит график по тому же примеру
Из графика четко видно, что поставщик фактически 2 месяца был должен мне по своим обязательствам на сумму более 500 000 рублей.
На этом графике каждая точка - это конкретная дата. Линия - это сумма задолженности поставщика перед нами по обязательствам (не по деньгам, а по товару, который он должен был отгрузить).
Чем выше и длиннее линия над нулем, тем больше и дольше поставщик нарушал свои обязательства.
Чем график для руководителя лучше, чем стандартная таблица?
Когда я отправляю контрагенту не просто Акт сверки, а еще и такой график, он видит картину целиком:
1. «Блин, я так долго был должен товар...»
2. «Если подойти формально, то сумма штрафных санкций - 142 215 рублей»
3. «Мне лучше заплатить 13 000 долга как можно быстрее и договориться о штрафе, хотя бы 50/50»
Психологически это работает по-другому.
Сумма в 13 000 на фоне общей картины становится не просто «мелочью», а предметом разбирательства.
И контрагент начинает платить быстрее.
Как внедрить это в своей компании
Чтобы вести такой учет, необходимо:
1. Настроить CRM-систему под учет финансовых взаиморасчетов по каждой сделке. Важно фиксировать условия: сроки отгрузки, сроки оплаты, санкции.
2. Учитывать обязательства по каждой сделке отдельно. У каждой сделки свои сроки.
3. Строить сводный график по всем сделкам с контрагентом. Это даст полную картину.
Готового шаблона нет, потому что в каждой компании - своя информационная система. Но идея работает в любом бизнесе.
Мой опыт:
Я внедрял такой подход в своем бизнесе и в более чем 20 компаниях своих клиентов.
Результат:
После отправки таких визуализированных Актов сверки, оплата происходила значительно быстрее. А если это касалось не долга, а отгрузки - она ускорялась существенно.
Вывод
Стандартный Акт сверки нужен бухгалтеру для баланса. Но для принятия решений руководителем и переговоров с контрагентом он бесполезен.
График с историей обязательств показывает не «кто кому должен сейчас», а «кто и когда нарушал договоренности».
И это меняет все.
Вы перестаете быть «просителем» и становитесь понятным партнером с фактами на руках.
❓ А как вы контролируете исполнение обязательств контрагентами? Используете только акты сверки или есть свои инструменты?
Делитесь в комментариях.
---
🔗 Больше инструментов для управления бизнесом - на моем сайте: vlsokolnikov.ru