Вернулись из командировки и уже выбросили чеки, посадочный талон или билет? Есть риск, что расходы будет сложнее подтвердить, а бухгалтерия не сможет возместить их без дополнительных документов.
Пока авансовый отчёт не согласован, лучше сохранить всё, что связано с поездкой.
После авиаперелёта:
- посадочный талон;
- маршрут-квитанцию электронного билета;
- документы, подтверждающие перелёт, если посадочный талон не сохранился.
Одного факта оплаты авиабилета может быть недостаточно: компании важно подтвердить не только покупку, но и то, что сотрудник действительно воспользовался перелётом. Если посадочный талон потерян, обычно можно запросить у авиакомпании справку или другой документ, подтверждающий перевозку.
После поездки поездом или автобусом:
- железнодорожный билет или контрольный купон электронного билета;
- автобусные билеты;
- квитанции и подтверждения оплаты.
Для электронных железнодорожных билетов подтверждающим документом может быть контрольный купон с данными о пассажире, стоимости и дате поездки.
По дороге и на месте:
- чеки за такси;
- документы по каршерингу;
- чеки за парковку, платные дороги и топливо;
- счета и чеки за проживание;
- чеки за согласованные дополнительные расходы: багаж, интернет, связь.
Главное правило
Не спешите избавляться от документов сразу после поездки.
Сохраняйте чеки, билеты и посадочные талоны до тех пор, пока бухгалтерия не подтвердит, что авансовый отчёт принят и согласован.
Особенно это важно для бумажных документов: восстановить их после командировки бывает возможно, но это почти всегда требует времени, переписки с перевозчиком или гостиницей и лишней работы для сотрудника и бухгалтера.
А вы обычно сохраняете чеки и посадочные до согласования отчёта — или хотя бы раз теряли важные документы в поездке?