Разобраться • 23 июня 2026
Авторы: Григорий Щеглов
Удаленная работа сотрудников стала стандартным форматом и базовым способом организации труда для целых отраслей. Разработчики, дизайнеры, маркетологи, бухгалтеры — значительная часть российского рынка труда работает вне офиса на постоянной основе. Вместе с этим выросло и число ошибок при оформлении: одни компании подменяют трудовые отношения договорами с самозанятыми, другие не прописывают в договоре ни режима работы, ни порядка взаимодействия. Налоговая и трудовая инспекция реагируют предсказуемо. Разбираемся, как выстроить процесс так, чтобы дистанционный формат защищал обе стороны, а не создавал риски при проверке.
Удаленная работа сотрудников стала стандартным форматом и базовым способом организации труда для целых отраслей. Разработчики, дизайнеры, маркетологи, бухгалтеры — значительная часть российского рынка труда работает вне офиса на постоянной основе. Вместе с этим выросло и число ошибок при оформлении: одни компании подменяют трудовые отношения договорами с самозанятыми, другие не прописывают в договоре ни режима работы, ни порядка взаимодействия. Налоговая и трудовая инспекция реагируют предсказуемо. Разбираемся, как выстроить процесс так, чтобы дистанционный формат защищал обе стороны, а не создавал риски при проверке.
Как нанять сотрудника на удаленку: штат или подряд
Первый и принципиальный вопрос — кем именно является человек, которого вы нанимаете. От ответа зависят налоговая нагрузка, документооборот, ответственность при конфликте.
Анастасия Курникова
HR-менеджер коммуникационного агентства PR Partner
«Если специалист является частью команды, регулярно выполняет рабочие функции, участвует в операционной деятельности и подчиняется внутренним правилам компании, его следует оформлять в штат в соответствии с требованиями Трудового кодекса. Удаленный формат работы не меняет сути трудовых отношений».
Проектное сотрудничество устроено иначе: если агентству нужно написать серию текстов для рекламной кампании или провести отдельный SMM-проект с ограниченными сроками, работа с самозанятым или ИП вполне обоснованна. В этом случае отношения строятся вокруг конкретного результата с понятными сроками, объемом и стоимостью.
Проблема в том, что многие компании смешивают эти два сценария, — нанимают человека фактически в штат, при этом оформляют его как самозанятого ради экономии на страховых взносах.
Петр Сухоруких
основатель агентства цифровой репутации «Невидимка»
«Владельцы бизнеса нанимают человека в штат, но оформляют его как самозанятого ради экономии на налогах. Они заставляют такого работника сидеть перед монитором строго с девяти до шести и требуют соблюдения корпоративных правил. Налоговая видит это сразу».
Алексей Выручаев, партнер Московской коллегии адвокатов «Собрание», перечисляет конкретные признаки, которые повышают риск переквалификации договора:
- график;
- постоянный руководитель;
- корпоративная почта;
- ежемесячная фиксированная оплата;
- дисциплинарный контроль;
- отсутствие самостоятельного результата услуги.
Если все эти признаки присутствуют, а в договоре написано «подряд», инспекция с высокой вероятностью переквалифицирует отношения, доначислит налоги и привлечет компанию к ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ.
Алексей Неживой
руководитель оперативного штаба профсоюза «Новый Труд»
«Сейчас государство целенаправленно занялось обелением занятости и выявлением таких криминальных случаев. Существует реестр недобросовестных работодателей, юрисдикционные последствия (для попавших в него компаний. — Прим. ред.) постоянно ужесточаются. Работник, трудящийся по Трудовому кодексу, даже удаленно, обладает социальными гарантиями — с его зарплаты идут отчисления в Социальный, Пенсионный фонд».
Что должно быть в договоре сотрудника в штате на удаленке
Если человек работает в штате дистанционно, трудовой договор с условием о дистанционной работе — не опция, а требование закона (ст. 312.1 ТК РФ). Алена Игонина, руководитель отдела бухгалтерского учета платформы SkillStaff, формулирует так: «В работе с документами есть правило: чего нет в документе, того нет и в реальности».
Что конкретно нужно прописать:
- Режим работы — в какие часы сотрудник работает и должен быть на связи. Без этого пункта работник вправе самостоятельно определять свой график, и предъявить ему что-либо за недоступность в рабочее время не получится.
- Порядок электронного взаимодействия — какие каналы связи считаются корпоративными, в какие сроки сотрудник обязан отвечать на сообщения руководителя (ст. 312.2, 312.3 ТК РФ). Если этого нет, сотрудник может обоснованно игнорировать сообщения в мессенджере, ссылаясь на то, что тот не является корпоративным каналом.
- Также в договоре или приложении к нему должны быть закреплены порядок выдачи заданий и приемки результата, компенсация за использование личного оборудования и программного обеспечения — работодатель обязан ее предусмотреть, — а также правила защиты информации.
Если компания использует кадровый электронный документооборот, нужно учитывать ст. 22.1, 22.2, 22.3 ТК РФ и подписать с сотрудником соответствующее положение об использовании электронной подписи.
Для уже работающего сотрудника, которого переводят на дистанционный режим, вместо нового договора заключается дополнительное соглашение. Содержание то же самое.
Что касается договора с самозанятым или ИП, здесь логика обратная: документ строится вокруг результата, а не процесса. Конкретное задание, срок, объем, стоимость, критерии приемки — все это фиксируется в договоре. Если вместо результата в договоре описан регулярный процесс, например 40 часов написания кода в неделю, — это сигнал для налоговой о возможном уклонении от страховых взносов.
Отчетность и фиксация результатов
Отсутствие системы учета — вторая по распространенности ошибка после неправильного оформления. В офисе факт присутствия сотрудника очевиден. При удаленной занятости компании часто не могут подтвердить ни объем выполненной работы, ни факт нарушения дисциплины — и проигрывают трудовые споры.
Алексей Выручаев
партнер Московской коллегии адвокатов «Собрание»
«Работодателю нужны понятные поручения, согласованный канал связи, календарь дедлайнов, подтверждение получения задания, переписка по существу работы, отчет или иной документ о выполнении».
Отдельно стоит прописать, что именно считается надлежащим результатом для конкретной должности. Для одних — подготовленный документ, для других — закрытая задача в системе, правка проекта или участие в согласованной встрече. Размытые KPI создают почву для споров, выполнил ли сотрудник поручение.
Если работник перестает выходить на связь, применить ст. 312.8 ТК РФ — специальное основание прекращения договора с дистанционным работником — безопасно только тогда, когда каналы связи, сроки ответа и порядок фиксации отсутствия были определены заранее. Без этого пункта уволить сотрудника «за недоступность» практически невозможно.
Сотрудники за рубежом
Отдельная зона риска — работники, которые постоянно находятся за пределами России. Если человек проводит за границей более 183 дней подряд, он утрачивает статус налогового резидента и ставка НДФЛ меняется. Игонина отмечает, что прежний распространенный подход — перевести такого сотрудника на договор ГПХ или перестать удерживать НДФЛ — больше не работает.
Алена Игонина
руководитель отдела бухгалтерского учета платформы SkillStaff
«Если специалист находится за рубежом, но продолжает работать через российские серверы и корпоративные системы, государство рассматривает такую деятельность в правовом поле РФ. Соответственно, у работодателя может сохраняться обязанность по удержанию и перечислению НДФЛ».
Алексей Неживой добавляет практическую рекомендацию: в трудовой договор следует включить пункт о порядке подтверждения дат пересечения границы, а налоговый статус сотрудника проверять каждые полгода. Каждый такой случай сейчас требует индивидуального разбора, универсального решения нет.
Коротко о главном
Дистанционный формат не упрощает трудовые отношения, он их усложняет, потому что убирает офис как автоматический инструмент контроля и фиксации. Все, что раньше работало само по себе: присутствие, подчинение, учет времени — теперь требует явного закрепления в документах.
Правильная удаленная работа держится на нескольких элементах: корректно оформленный договор с условием о дистанционной работе, прописанный режим и каналы связи, система фиксации задач и результатов, компенсация расходов на оборудование, учет налогового статуса сотрудника. Когда все это есть, дистанционный формат защищает обе стороны. Когда чего-то нет — создает риски, которые обнаруживаются в самый неудобный момент: при проверке или трудовом споре.
Читать также
Эксперты оценили готовность россиян бороться за удаленный формат работы
Читать также
«Зарплата.ру»: каждый пятый россиянин хотел бы работать удаленно
Читать также
Оказалось, что 65% россиян мечтают работать удаленно, чтобы переехать за город