Чаще всего вопрос «а можно это выбросить?» возникает, когда место в шкафах кончилось. Архив за десять лет вырос до сотен коробок, в них договоры, кадровые приказы, бухгалтерия, какие-то папки без подписи. Кто-то предлагает простое решение: вывезти половину на утилизацию и освободить кабинет.
Вот здесь и начинаются проблемы. Половина этих документов хранится по закону - часть 50 и 75 лет, часть постоянно. Выбросишь раньше срока - получишь штраф при проверке Росархива, а если не хватит документа на налоговой - доначисление и пени. Чтобы понять, что хранить, а что уже можно уничтожить, и существует экспертиза ценности документов.
Ниже разберу, что это такое, кто в организации её проводит, откуда берутся сроки хранения, как оформить уничтожение по правилам и где чаще всего ошибаются.
Каждую неделю разбираю на этом канале практику работы с документами: сроки хранения, проверки, передача в госархив, реальные случаи. Подпишитесь, чтобы не пропустить.
➕ Подписаться на канал АрхивПро
Что такое экспертиза ценности документов
Коротко: это изучение документов, чтобы определить, какие из них и сколько надо хранить, а какие уже можно уничтожить. По итогам экспертизы каждое дело получает обоснованный срок хранения со ссылкой на норматив.
Если убрать казённые формулировки, экспертиза ценности отвечает на три вопроса по каждой группе документов:
- какие документы имеют ценность и подлежат хранению;
- сколько лет хранить каждый вид и на каком основании;
- что хранить уже не нужно и можно законно уничтожить.
Порядок проведения экспертизы закреплён в Правилах, утверждённых Приказом Росархива № 77 от 31.07.2023. Это действующий документ для всех организаций независимо от формы собственности, а не только для государственных.
Главное, что стоит понять сразу: уничтожение документов без экспертизы и без оформленного акта - это нарушение. Нельзя просто решить «этому пять лет, выбрасываем». Срок надо установить по нормативу, проверить, что он истёк, и оформить результат документально. Экспертиза - это и есть процедура, которая превращает «вроде можно выбросить» в законное основание.
Кто проводит экспертизу: экспертная комиссия организации
Коротко: экспертизу ценности проводит экспертная комиссия (ЭК) - совещательный орган при руководителе. Её создают приказом по организации, и работает она по своему положению.
Экспертную комиссию нельзя «назначить задним числом» на день уничтожения. Это постоянно действующий орган. Чтобы он появился, нужно сделать три вещи:
- Издать приказ о создании ЭК и утвердить её состав.
- Утвердить положение об экспертной комиссии (за основу берут Примерное положение).
- Назначить председателя и секретаря, включить в состав ответственных за делопроизводство и кадры.
В состав обычно входят сотрудники, которые понимают содержание документов: главный бухгалтер, кадровик, секретарь или делопроизводитель, юрист. Председателем чаще назначают одного из заместителей руководителя.
Что делает комиссия в течение года:
- организует ежегодный отбор дел на хранение и на уничтожение;
- рассматривает и согласовывает описи дел;
- рассматривает и согласовывает акты о выделении документов к уничтожению;
- решает спорные случаи, когда срок по документу неочевиден.
Важный момент про ответственность. Решение комиссии оформляется протоколом, акт утверждает руководитель. То есть за уничтожение отвечает не «архивная фея», а конкретные люди, которые подписали документы. Поэтому к составу ЭК относятся серьёзнее, чем к формальности.
Какие сроки хранения бывают: три группы документов
Коротко: по итогам экспертизы все документы делятся на три группы - постоянного хранения, временного свыше 10 лет (сюда же по личному составу) и временного до 10 лет включительно.
Это базовое деление, на котором держится вся дальнейшая работа:
- Постоянного хранения. Уставные и учредительные документы, годовая бухгалтерская отчётность, приказы по основной деятельности, документы о создании и реорганизации. Их не уничтожают: у источников комплектования их передают в госархив.
- Временного хранения свыше 10 лет. Сюда входят документы по личному составу. По статье 22.1 закона № 125-ФЗ они хранятся 75 лет, если делопроизводство по ним завершено до 1 января 2003 года, и 50 лет, если после.
- Временного хранения до 10 лет включительно. Большая часть оперативной переписки, первичной бухгалтерии, документы со сроком 1, 3, 5 лет. Именно эта группа со временем и идёт в уничтожение - после того, как срок истёк.
Граница по личному составу часто сбивает с толку. Срок отсчитывают от даты завершения дела, не от даты создания документа. Приказ составлен в 2002 году, но дело закрыто в 2004-м - тогда применяется срок 50 лет.
Откуда брать сроки хранения: Перечень № 236
Коротко: сроки хранения большинства документов установлены Перечнем типовых управленческих архивных документов - Приказ Росархива № 236 от 20.12.2019. По нему смотрят срок для каждого вида.
Перечень № 236 - это главный справочник по срокам. Он охватывает документы, которые есть в любой организации: приказы, договоры, кадровые дела, бухгалтерию, переписку. Для каждого вида указан срок хранения и иногда примечание, от чего этот срок зависит.
Три правила, которые экономят нервы:
- Сроки нельзя угадывать. «Бухгалтерию храним пять лет» - частое и опасное упрощение. У разных бухгалтерских документов разные сроки, а часть отчётности хранится постоянно. Каждому виду - своя статья перечня.
- Перечень 2010 года больше не действует. С 2020 года применяется Перечень 2019 года (Приказ № 236), по ряду документов сроки изменились. Старые таблицы из интернета часто ссылаются именно на устаревший перечень.
- Типовой перечень не покрывает всё. Для научно-технической, проектной, отраслевой документации применяются отдельные перечни, а ценность нередко определяет экспертно-проверочная комиссия госархива. Об этом отдельно ниже.
Экспертиза ценности - это первый шаг к порядку в архиве, но не весь порядок. Дальше идёт формирование дел, опись, переплёт и передача. Если архив запущен и разбирать его некому, мы делаем всю цепочку под ключ: приезжаем, разбираем, устанавливаем сроки по нормативам и сдаём документы в том виде, в каком их принимает госархив. Архивная обработка документов под ключ - узнать про услугу
Как проходит экспертиза ценности: порядок по шагам
Коротко: экспертизу проводят раз в год. Дела изучают по номенклатуре, разносят по трём группам сроков, на постоянное и долгое хранение составляют описи, на истёкшие сроки - акт о выделении к уничтожению.
Порядок на практике выглядит так:
- Берут номенклатуру дел за год. Она задаёт, какие дела заведены и какой срок хранения у каждого. Если номенклатуры нет, экспертиза превращается в гадание - сроки приходится устанавливать с нуля по каждой папке.
- Изучают дела. Часть документов смотрят полистно, особенно старые и кадровые, где в одной папке могут лежать документы с разными сроками.
- Разносят по трём группам. Постоянное хранение, свыше 10 лет, до 10 лет.
- Составляют описи на дела постоянного хранения и по личному составу.
- Выявляют дела с истёкшим сроком и вносят их в акт о выделении к уничтожению.
- Комиссия рассматривает результат, оформляет протокол, руководитель утверждает.
- Только после утверждения документы передают на уничтожение.
Если в работе с документами помогает подрядчик, эту цепочку проходят так же - меняется только то, кто физически разбирает коробки и готовит описи. Решение и подпись остаются за организацией.
Какие документы можно уничтожить, а какие нельзя
Коротко: уничтожить можно только документы, у которых истёк срок хранения по перечню и которые внесены в утверждённый акт. Документы постоянного хранения и по личному составу с неистёкшим сроком уничтожать нельзя.
Документы, которые нельзя уничтожать ни при каких условиях стандартной экспертизы:
- постоянного хранения (устав, учредительные, годовая отчётность, приказы по основной деятельности);
- по личному составу, пока не вышли 50 или 75 лет;
- с неистёкшим временным сроком, даже если они «больше не нужны» в работе;
- документы, по которым идёт судебный спор, проверка или которые затребованы.
Документы, которые можно уничтожить:
- с истёкшим сроком временного хранения;
- при условии, что они внесены в акт и акт утверждён руководителем;
- при условии, что за период, к которому они относятся, уже проведена проверка ценности и составлены описи на постоянное хранение.
Последнее условие часто упускают. Нельзя уничтожить документы за 2015 год, если по этому периоду ещё не разобрано, что из него уходит на постоянное хранение. Сначала отбирают ценное, потом уничтожают остальное.
Акт о выделении к уничтожению: как оформить
Коротко: документы уничтожают только по акту о выделении к уничтожению. Его рассматривает и согласовывает экспертная комиссия, утверждает руководитель. Форма акта установлена Приказом Росархива № 77.
Что важно в акте:
- в него вносят дела с истёкшим сроком хранения с указанием заголовков, крайних дат, количества и статьи перечня, по которой срок установлен;
- акт согласовывает ЭК (это фиксируется в протоколе) и утверждает руководитель;
- уничтожение оформляют отдельно - актом или записью о способе уничтожения (передача на переработку по накладной, измельчение);
- документы по личному составу с неистёкшим сроком в акт не попадают - это первое, что проверяют.
Типичная ошибка - уничтожить «по списку в экселе» без утверждённого акта. Список без подписей и протокола не имеет силы. Если придёт проверка, доказать, что уничтожение было законным, будет нечем.
Отдельно про физическое уничтожение. Бросить кадровые документы в общий мусор нельзя: там персональные данные, и это уже зона ответственности по закону № 152-ФЗ. Поэтому документы измельчают или передают на переработку с оформлением.
Нужно ли согласовывать уничтожение с госархивом
Коротко: организациям - источникам комплектования госархива описи дел постоянного хранения и акт о выделении к уничтожению нужно согласовать с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) госархива. Остальным коммерческим организациям внешнее согласование не требуется - достаточно своей ЭК и подписи руководителя.
Разделение простое:
- Источники комплектования (госорганы, муниципальные структуры, организации, передающие документы в госархив). Сначала описи постоянного хранения и акт согласовывают с ЭПК архива, и только потом уничтожают. Без согласования - нельзя.
- Обычные коммерческие компании, которые не сдают документы в госархив. Им хватает решения собственной ЭК и утверждения руководителем. Внешнего согласования закон не требует.
Из-за этого различия многие путаются: читают про обязательное согласование с ЭПК и думают, что оно нужно всем. Нет - оно нужно тем, кто связан с госархивом. Но проверять-то правила хранения Росархив может и обычную компанию, если она попадает в зону внимания.
Частые ошибки, из-за которых документы уничтожают незаконно
Коротко: чаще всего уничтожают раньше срока, без акта, без отбора ценного и без оглядки на персональные данные. Каждая из этих ошибок - готовое основание для штрафа.
На практике повторяются одни и те же случаи:
- «Прошло пять лет - выбрасываем». Срок берут на глаз, а не по перечню. Под общий срок попадают документы, которые хранятся 50, 75 лет или постоянно.
- Уничтожение без акта. Документы вывезли, акта нет. Доказать законность нечем.
- Не отобрали ценное. Уничтожили период целиком, вместе с тем, что должно было уйти на постоянное хранение.
- Кадровые в общий мусор. Персональные данные сотрудников оказались на свалке - это отдельное нарушение по закону № 152-ФЗ.
- Уничтожили при ликвидации то, что обязаны были передать. При ликвидации документы постоянного хранения и по личному составу передают в госархив - это требование статьи 23 закона № 125-ФЗ, а не право выбора.
Мы регулярно видим запущенные архивы, где «выбросить всё лишнее» означало выбросить и нужное тоже. Восстановить уничтоженный кадровый документ потом невозможно, а отвечать за его отсутствие придётся, когда бывший сотрудник придёт за справкой для пенсии.
Чем грозит уничтожение документов раньше срока
Коротко: уничтожение без экспертизы и акта - это ответственность по статье 13.20 КоАП. Отсутствие документов на налоговой проверке - штраф по статье 120 НК и доначисления. Запущенный кадровый архив добавляет риск по трудовому законодательству.
Разберём по видам ответственности.
Статья 13.20 КоАП - нарушение правил хранения, комплектования, учёта или использования архивных документов. В редакции, действующей с 8 марта 2026 года, предусмотрены предупреждение или штраф:
- на граждан - от 1 000 до 3 000 рублей;
- на должностных лиц - от 3 000 до 5 000 рублей;
- на юридических лиц - от 5 000 до 10 000 рублей.
Сумма штрафа сама по себе невелика. Но штраф здесь - не главная проблема. За ним идёт предписание устранить нарушение, и если документ уничтожен, исполнить предписание уже нельзя - документа просто нет.
Статья 120 НК - грубое нарушение правил учёта. Отсутствие первичных документов и регистров - это штраф 10 000 рублей, если нарушение в одном налоговом периоде, и 30 000 рублей, если в нескольких. А главное - без документов налоговая вправе снять расходы и вычеты, и тогда доначисления многократно превышают сам штраф.
Трудовое законодательство. Если нет кадрового документа, который запросила инспекция труда, - это уже нарушение по трудовому праву, с отдельной ответственностью. Запущенный кадровый архив бьёт сразу по двум статьям: архивной и трудовой.
Поэтому экономия на экспертизе ценности почти всегда мнимая. Сэкономили день на разборе - получили доначисление, которое в десятки раз больше.
НТД и нетиповые документы: почему здесь сложнее
Коротко: для научно-технической, проектной и отраслевой документации сроки нельзя взять из типового Перечня № 236. Ценность такой документации часто определяет экспертно-проверочная комиссия госархива, и без знания требований конкретного архива установить срок самостоятельно почти невозможно.
С типовыми документами всё относительно понятно: открыл перечень, нашёл вид, взял срок. С научно-технической документацией так не работает.
Сложности здесь три:
- Перечень № 236 её не охватывает. Нужны отраслевые перечни, а часть вопросов решается индивидуально.
- Ценность определяет ЭПК. Что из проектной или технической документации уходит на постоянное хранение, решает экспертно-проверочная комиссия архива-фондодержателя, а не сама организация.
- Ошибка дорого стоит. Уничтожить проектную документацию, которая должна была храниться постоянно, - это потеря, которую не восстановить.
Это та зона, где чаще всего и нужна помощь. НТД с ошибкой в экспертизе - это не «переделаем потом», это штраф при проверке или безвозвратно утраченный документ. Двенадцать лет мы занимаемся как раз сложными архивами и НТД - там, где типовой подход не работает.
Своими силами или со специалистами
Коротко: если архив небольшой, документы типовые и есть кому этим заняться - экспертизу реально провести самим по перечню. Если архив запущен, объём большой или есть НТД и документы постоянного хранения - быстрее и безопаснее с подрядчиком.
Своими силами имеет смысл, когда:
- объём небольшой и документы типовые (договоры, приказы, бухгалтерия);
- есть сотрудник, который разберётся в перечне и не побоится ответственности;
- архив более-менее в порядке, дела сформированы.
Со специалистами быстрее и спокойнее, когда:
- архив копился годами и превратился в россыпь коробок «Разное»;
- есть НТД, проектная документация, документы постоянного хранения;
- идёт ликвидация или банкротство и сроки горят;
- нужно не только разобрать, но и сдать документы в госархив по нормативам.
Цену работ называю после того, как увижу архив: объём, состояние и тип документов влияют на всё. Приезжаем, смотрим, называем фиксированную сумму - без сюрпризов в процессе.
Частые вопросы
Можно ли уничтожить документы без экспертной комиссии?
Нет. Уничтожение оформляется актом, который согласовывает ЭК и утверждает руководитель. Без комиссии и акта уничтожение незаконно, даже если сроки фактически истекли.
Мы маленькая компания. Нужна ли нам экспертная комиссия?
Формально создание ЭК обязательно для источников комплектования госархива. Но без комиссии нельзя оформить законное уничтожение, поэтому на практике её создают и небольшие компании, как только доходят до разбора архива.
Как часто проводят экспертизу ценности?
Отбор дел на хранение и уничтожение проводят раз в год - так установлено Правилами (Приказ № 77). На практике запущенные архивы разбирают разом за несколько лет, а дальше переходят на ежегодный режим.
Что будет, если выбросить документы раньше срока?
Уничтожение документов с неистёкшим сроком - нарушение по статье 13.20 КоАП. Если не хватит документа на налоговой проверке - штраф по статье 120 НК и снятие расходов. Восстановить уничтоженный документ, как правило, невозможно.
Где брать сроки хранения?
Для типовых управленческих документов - Перечень типовых управленческих архивных документов (Приказ Росархива № 236 от 20.12.2019). Для НТД и отраслевой документации - отраслевые перечни и решение ЭПК. Актуальные тексты - на pravo.gov.ru.
Источники
- Приказ Росархива № 77 от 31.07.2023 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов» - pravo.gov.ru
- Приказ Росархива № 236 от 20.12.2019 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов» - pravo.gov.ru
- Федеральный закон № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004, ст. 22.1, ст. 23 - pravo.gov.ru
- Кодекс РФ об административных правонарушениях, ст. 13.20 (в редакции, действующей с 08.03.2026) - consultant.ru
- Налоговый кодекс РФ, ст. 120 - pravo.gov.ru
- Федеральный закон № 152-ФЗ «О персональных данных» от 27.07.2006 - pravo.gov.ru
Если архив запущен или в нём есть НТД и документы постоянного хранения, разбор лучше не откладывать: цена ошибки в экспертизе ценности растёт с каждой проверкой. Мы делаем всю цепочку под ключ - от экспертизы до сдачи в госархив.