Реакция на внешние стимулы: звонки, сообщения, просьбы
Современный мир полон отвлекающих факторов. Телефон звонит, приходят сообщения в мессенджерах, всплывают уведомления из социальных сетей, коллеги обращаются с просьбами. Все это требует нашего немедленного внимания. И мы, как правило, реагируем. Ведь так проще – ответить на звонок, быстро решить чью-то проблему. Это дает мгновенное ощущение собственной полезности и занятости.
Но проблема в том, что большинство этих "срочных" дел на самом деле не являются важными для нас, для наших долгосрочных целей и ценностей. Мы тратим на них время и энергию, а в конце дня обнаруживаем, что до по-настоящему значимых задач руки так и не дошли.
Почему срочное не всегда важное и не приближает к целям
Важно научиться четко разделять понятия "срочное" и "важное".
- Срочное
Это то, что требует немедленной реакции, имеет четкие дедлайны, часто навязано извне. Невыполнение срочной задачи обычно грозит какими-то быстрыми негативными последствиями. - Важное
Это то, что связано с нашими стратегическими целями, ценностями, развитием. Это то, что двигает нас вперед, помогает расти, решать ключевые проблемы и создавать то будущее, к которому мы стремимся.
Часто мы путаем эти понятия. Нам кажется, что если что-то срочно, значит, оно автоматически важно. Но это далеко не всегда так. Постоянно занимаясь только срочными, но не важными делами, мы рискуем всю жизнь бежать на месте, так и не достигнув того, чего действительно хотим.
Критерии важности: связь с долгосрочными целями, ценностями, развитием
Как же определить, что для Вас действительно важно? Задайте себе следующие вопросы относительно любой задачи:
- Связана ли эта задача с моими долгосрочными целями?
Например, если Ваша цель – карьерный рост, то задача, связанная с развитием профессиональных навыков, будет важной. - Соответствует ли эта задача моим главным жизненным ценностям?
Если для Вас важна семья, то время, проведенное с близкими, будет важным. - Способствует ли выполнение этой задачи моему развитию – личностному, профессиональному, духовному?
- Поможет ли эта задача решить какую-то ключевую, фундаментальную проблему в моей жизни или работе?
Критерии срочности: дедлайны и внешние требования
Срочность обычно определяется внешними факторами:
- Есть ли у этой задачи четкий дедлайн, и насколько он близок?
- Требуют ли внешние обстоятельства (например, начальник, клиент, ситуация) немедленного выполнения этой задачи?
- Каковы будут немедленные последствия, если я не сделаю это прямо сейчас?
Ключевые вопросы: "Приблизит ли меня это к цели?" и "Каковы последствия, если я этого не сделаю?"
Чтобы быстро сориентироваться, Вы можете использовать два простых вопроса перед тем, как бросаться выполнять очередную "срочную" задачу:
- Приблизит ли меня выполнение этой задачи к одной из моих важных долгосрочных целей?
- Какие будут реальные (а не вымышленные) негативные последствия, если я не сделаю это прямо сейчас (или сегодня)?
Ответы на эти вопросы помогут Вам отделить зерна от плевел.
Матрица Эйзенхауэра (адаптированная): инструмент для расстановки приоритетов
Один из самых известных и эффективных инструментов для расстановки приоритетов – это так называемая Матрица Эйзенхауэра. Она предлагает разделить все Ваши дела на четыре категории в зависимости от их важности и срочности:
- Важные и Срочные (Делаем немедленно)
Это кризисы, неотложные проблемы, задачи с горящими сроками, которые напрямую влияют на Ваши важные цели. Например, если у Вас сильно заболел зуб, это и важно (здоровье), и срочно (требует немедленного лечения). Этими задачами нужно заниматься в первую очередь, не откладывая. - Важные, но Не Срочные (Планируем, строим "водопровод")
Это самая стратегически значимая категория дел! Сюда относятся задачи, связанные с Вашим развитием, планированием будущего, построением отношений, профилактикой проблем, созданием систем, которые будут работать на Вас в долгосрочной перспективе. Это как раз то самое "строительство водопровода", а не ношение воды голыми руками в ведрах. Этими делами нужно заниматься регулярно, выделяя на них время в своем расписании, пока они не стали срочными. Именно они обеспечивают Ваш рост и движение к целям.
Пример из моей жизни
Для меня такой важной, но не срочной задачей является регулярная работа над учебными методическими материалами. Я обновляю и усиливаю их примерно два раза в год. Это не то, что я делаю в спешке; у меня есть время, я занимаюсь этим заранее, обогащая и добавляя новое. Эта работа имеет стратегическое значение для качества моего очного обучения. Также сюда относится и запись таких видео, как это – это тоже имеет стратегическое значение для меня. - Срочные, но Не Важные (Делегируем, минимизируем, говорим "нет")
Это большинство повседневных отвлекающих факторов: многие звонки, письма, некоторые совещания, просьбы коллег, которые не связаны с Вашими главными целями. Они требуют Вашего внимания "прямо сейчас", но не двигают Вас вперед. По возможности, такие дела стоит делегировать кому-то другому, минимизировать время на их выполнение или вежливо отказать, если это возможно. - Не Важные и Не Срочные (Избегаем, удаляем)
Это пожиратели времени в чистом виде: бессмысленный серфинг в интернете, чрезмерное увлечение социальными сетями (если это не связано с Вашей работой или важными для Вас контактами), некоторые развлечения, которые не приносят ни пользы, ни настоящего отдыха, а лишь отнимают время. Такие дела нужно стараться максимально исключать из своей жизни.
Пример из моей жизни
Работа над учебником как важное, но не срочное дело
Как я уже упоминал, для меня ярким примером важной, но не срочной задачи является работа над учебником и методическими материалами для моих обучающих программ. Эта работа не имеет жесткого ежедневного дедлайна, никто не стоит у меня над душой, требуя ее немедленного выполнения. Но я понимаю, что качество этих материалов напрямую влияет на эффективность обучения моих студентов, на мою репутацию как специалиста, и, в конечном счете, на достижение моих долгосрочных профессиональных целей. Поэтому я регулярно выделяю время на эту задачу, планирую ее заранее, работаю над ней вдумчиво и без спешки. Если бы я постоянно откладывал эту работу, занимаясь только "горящими" текущими делами, то рано или поздно она бы перешла в разряд "важных и срочных" (например, перед началом нового учебного года), и мне пришлось бы делать ее в авральном режиме, что сказалось бы на качестве. Именно поэтому я стараюсь уделять внимание таким "водопроводным" задачам.
Вопросы для саморефлексии:
- Какие из Ваших типичных ежедневных дел чаще всего попадают в категорию "срочные, но не важные"? Сколько времени они у Вас отнимают?
- Какие "важные, но не срочные" задачи, связанные с Вашими долгосрочными целями или развитием, Вы постоянно откладываете из-за нехватки времени на "текучку"?
- Как Вы думаете, почему Вам сложно бывает отказать в выполнении срочной, но не важной для Вас просьбы?
Практические упражнения
Упражнение 1: "Анализ моих дел по матрице важности/срочности"
Цель: Научиться классифицировать свои задачи по степени важности и срочности, чтобы более осознанно распределять свое время и усилия.
Описание:
- Возьмите свой список дел на сегодня или на эту неделю (или просто составьте список всех задач, которые крутятся у Вас в голове).
- Нарисуйте на листе бумаги или в документе четыре квадрата, соответствующие четырем категориям Матрицы Эйзенхауэра:
• Важное и Срочное
• Важное, но Не Срочное
• Срочное, но Не Важное
• Не Важное и Не Срочное - Распределите каждую задачу из Вашего списка по этим четырем квадратам. Будьте честны с собой при оценке важности и срочности.
- Проанализируйте результат.
• В каком из квадратов оказалось больше всего задач?
• Уделяете ли Вы достаточно времени "важным, но не срочным" делам?
• Много ли времени уходит на "срочные, но не важные"? - Подумайте, какие шаги Вы можете предпринять, чтобы изменить это распределение в пользу более важных дел (например, что можно делегировать, от чего отказаться, что запланировать).
Ожидаемый результат: Это упражнение даст Вам наглядное представление о том, на что на самом деле уходит Ваше время. Вы сможете увидеть "слепые зоны" и понять, какие категории дел требуют большего или меньшего внимания. Это первый шаг к тому, чтобы начать сознательно управлять своими приоритетами.
Упражнение 2: "Строительство моего водопровода": определение стратегических задач
Цель: Выявить 2-3 ключевые "важные, но не срочные" задачи, работа над которыми принесет Вам наибольшую пользу в долгосрочной перспективе, и запланировать конкретные шаги по их реализации.
Описание:
- Подумайте о своих главных долгосрочных целях (в работе, в личной жизни, в саморазвитии). Запишите их.
- Для каждой цели определите 2-3 ключевые задачи или проекта, регулярная работа над которыми будет Вас к этой цели приближать. Это и будут Ваши "водопроводные" задачи. Например, если Ваша цель – выучить иностранный язык, то "водопроводной" задачей может быть "ежедневные занятия по 30 минут" или "посещение курсов два раза в неделю". Если цель – написать книгу, то "ежедневно писать по одной странице".
- Выберите одну-две самые важные для Вас на данный момент "водопроводные" задачи.
- Разбейте каждую из них на более мелкие, конкретные и выполнимые шаги.
- Запланируйте время в своем расписании на ближайшую неделю для выполнения первых шагов по этим задачам. Относитесь к этому времени так же серьезно, как к важной встрече.
Ожидаемый результат: Вы начнете целенаправленно вкладывать время в свое будущее, а не только реагировать на текущие требования. Регулярная работа над "важными, но не срочными" задачами постепенно приведет к значительным позитивным изменениям в Вашей жизни и поможет избежать многих "пожаров" в будущем, так как Вы будете заниматься профилактикой проблем и созданием прочного фундамента для своего успеха и благополучия.
Автор статьи
Альберт Сафин - психолог (ВЕИП), коуч (ICF, IAGC), писатель («Игры с разумом», «Воспитание разума», «Ныть или жить», «Код жизни»), автор канала с уроками по практической психологии (более 515.000 подписчиков: http://youtube.com/user/seodrum), бизнес-тренер, автор и ведущий курса развития стратегического мышления QCIC - живое обучение с практикой в Санкт-Петербурге и Москве (qcic.ru), создатель тренажера переговорных навыков «Защитись! Договорись! Насладись! PRO».
Telegram: https://t.me/safin4 (Общение, новости, анонсы событий)
Сайт с уроками: https://qcic.ru/katalog (Все уроки в открытом доступе)
Очный курс (Москва, СПб): https://qcic.ru (Живое обучение с практикой)
Уроки в текстовом формате: https://www.litres.ru/author/albert-rauisovich-safin/