Тайм менеджмент – это обман. Вы не можете управлять временем – оно просто идет. Независимо от ваших желаний, от вашего календаря, от вашей организованности, собранности и обязательности.
Все, чем вы можете управлять – это ваша собственная деятельность. Вы можете решать, что вы будете делать, а что не будете. В каждый момент времени вы и только вы определяете, каким делом сейчас заниматься. Про каждое дело вы решаете, стоит ли оно того, чтобы его делать (положить в маленькую кучку «текущие дела»), или лучше оставить его на когда-нибудь потом (в большую кучу «долгий ящик»), а то и вовсе от него отказаться.
Управление делами – очень простой процесс. Про каждое дело нужно решить, делать ли его вообще, и если делать, то сейчас или когда-нибудь потом. А затем выбрать одно из дел, которые нужно делать сейчас – и таки сделать.
Чтобы это сделать, есть 10 простых правил эффективного управления своими делами:
1. Ничего не держите в голове. Когда вы пытаетесь запоминать все дела, которые вам нужно сделать, ни на что другое вашей головы уже не хватает. Она только и занята прокручиванием списка дел. Нужно не забыть вот это, и еще вот это, и вот то – на то, чтобы подумать, ресурса не остается.
2. Делегируйте. Легче сделать самому, чем объяснить? Ваш день не бесконечен. Вы, конечно, можете сделать все эти дела лучше, чем те, кому можно было бы делегировать. Но не успеете. А они, может быть, и хуже сделают – но сделают. Заодно и научатся – в следующий раз сделают лучше.
3. Не начинайте новое, пока не закончили старое. Как часто вы не доделываете дела до конца? Почти все готово – осталось только доделать мелочи и получить деньги. А тут уже следующая задача – и там нужно срочно, там горит. Чем чаще вы начинаете новое дело, не закончив предыдущее, тем больше времени, сил и денег вы теряете. Посчитайте – вы удивитесь, как много вы теряете из-за этого.
4. Следующее конкретное действие. Не оставляйте дела в подвешенном состоянии, когда неясно, что нужно делать дальше. Формулируйте (и записывайте – не держите в голове!) следующее конкретное действие, которое нужно выполнить в каждой задаче. Иначе вы упускаете момент, когда это можно было бы сделать.
5. Разделяйте активные дела и планы. Не распыляйтесь. Вы не можете одновременно держать активными сильно больше десяти дел. Все остальные лучше не начинать. Честно скажите себе, что вы действительно сейчас будете делать, а что начнете когда-нибудь потом, когда будет время. Выберите, что для вас сейчас важно.
6. Никто не знает, как правильно. Вы не знаете, что делать. Это нормально, мир состоит из неопределенности. Я тоже не знаю. И эксперты не знают. И начальник не знает. И клиенты не знают. Особенно клиенты. Все, что вы можете делать – это проверять гипотезы. Не пытайтесь найти единственно верное действие, тестируйте много вариантов. Если так делать – получится? А так? А вот так? О, получилось!
7. Планируйте от результата. Прежде, чем начинать что-то делать, уточните: что должно быть результатом этого действия. Лучше измеримым, чтобы потом можно было сказать, достигли вы этого результата или нет. Когда вы знаете, к какому результату хотите прийти, вы можете спроектировать свои действия так, чтобы получить именно этот результат. Сделать ровно то, что нужно, не меньше (чтобы не оказалось, что работали, работали, а результата нет) и не больше (чтобы не делать ничего лишнего).
8. Делайте выводы. Если получилось – что вы будете делать с результатом. Старайтесь избегать ситуаций, когда вы потратили время, силы и ресурсы на что-то, а потом выбросили результат. Если не получилось – разберитесь, почему, и что вы в следующий раз будете делать иначе.
9. Фокусируйтесь на главном. Если у вас есть цель, то есть вы знаете, куда хотите прийти (или в каком направлении хотите двигаться – будь то деньги, счастье, гармония или что-то еще, про что вы можете сказать, движетесь ли вы туда, куда хотите, или нет), то на пути к этой цели всегда есть ровно одно главное препятствие, главное ограничение. Если вы фокусируетесь на нем, вы движетесь в нужном вам направлении. Если вы делаете что угодно еще, вы не движетесь туда, куда хотите. Полезно уметь отличать одно от другого.
10. Спрашивайте себя, зачем вы это делаете. Не делайте только чтобы чем-то себя занять. Не делайте просто потому, что кто-то сказал сделать или попросил. Разбирайтесь, правда ли это нужно делать, к какой цели это ведет, правда ли это самый быстрый способ до этой цели добежать, и вообще, ваша ли это цель.