Когда день наполнен дедлайнами, срочными задачами и совещаниями, особенно важно уметь остановиться и спокойно поработать над конкретной задачей. Разбираемся, как фокусная работа снижает тревожность, что поможет создать для нее нужные условия — одному сотруднику и целой команде.
Почему иногда работать медленно необходимо
В XXI веке навык быстрого переключения и многозадачности стал «базовым минимумом». В течение дня задачи сыпятся как из рога изобилия и все кажутся срочными — переписка с клиентами, запросы коллег, созвоны, согласования. Кажется, что в таких условиях самое важное — скорость работы и готовность в любой момент «подхватить» задачу.
Но постоянное переключение убивает фокус и мешает работать над задачами, которые требуют не быстрого реагирования, а глубокого погружения. В результате такие задачи растягиваются на несколько дней, хотя в состоянии фокуса их можно выполнить гораздо быстрее.
Многочисленные исследования показали, что длительные периоды работы над одной задачей дают много позитивных эффектов для сотрудников:
- работа выполняется быстрее
- ошибок меньше
- уровень стресса и риск эмоционального истощения ниже
Для компаний — ниже уровень текучести и меньше проваленных проектов.
Например, как показал метаанализ 2021 года, который вышел в журнале Applied Ergonomics, в компаниях, где руководство пыталось снизить количество прерываний, существенно увеличивалась точность выполнения задач, при этом сотрудники быстрее восстанавливались.
В тоже время постоянное переключение не только снижает качество работы, но и плохо сказывается на психическом состоянии работника. Так в 2008 году ученые из Берлинского Университета им. Гумбольдта, выяснили, что после переключения с одной задачи на другую человеку требуется в среднем 23 минуты 15 секунд, чтобы вернуться к исходной работе. При этом испытуемые, которых искусственно отвлекали, погружались в более сильный стресс и фрустрацию, чем остальные, хотя скорость их работы и повышалась.
Термин «медленная продуктивность» придумал профессор информатики из Джорджтаунского университета Кэл Ньюпорт. Суть проста: в течение дня нужно выделять длинные периоды, от 20 минут до двух часов, когда вы работаете только на одной задачей. В быту это еще называют «потоком».
«Лариса, какой поток? У меня телефон разрывается от уведомлений и звонков. Тут лишь бы успеть потушить пожары на работе и дойти до дома – а там начинается вторая смена», — так однажды сказала коллега по HR-цеху. И она совершенно права. Сегодня скорость стала новой валютой, а многозадачность — обязательным навыком.
Но за 30 лет работы в кадровом бизнесе я поняла: самые сильные специалисты ценятся не способностью делать десять дел одновременно, а умением вовремя замедляться и концентрироваться на главном. Когда человек постоянно переключается между задачами, мозг тратит ресурсы не на решение проблемы, а на адаптацию к новому контексту.
С точки зрения психоанализа, постоянная занятость мелочами иногда защищает человека от встречи с более важной и сложной задачей. С точки зрения бихевиоризма, уведомления подкрепляют мозг маленькими дофаминовыми наградами. А восточные практики сказали бы проще: внимание там, где человек живет. В дзен есть идея «когда пьешь чай, пей чай». Для работы это означает: когда пишешь отчет, пиши отчет, а не живи одновременно в пяти чатах.
Материал по теме: Топ-10 действий и навыков, которые быстро двигают карьеру
Как научиться медленной продуктивности
Сначала следует выделить в расписании время для фокусной или глубокой работы. Идеальной длительности здесь нет — все зависит от сложности задачи, обстановки и того, насколько прокачан ваш навык фокусировки. Но большинство исследований сходятся на том, что оптимальная длительность блока — 60-90 минут. После этого концентрация падает, нужно сделать перерыв. Перерывом в 5-15 минут (чтобы не терять фокус, растягивать не стоит) может быть переключение на более быстрые задачи, отдых или физическую активность. В сумме за день средний человек способен на 3-4 часа глубокой работы.
У каждого свой лимит, но начинать лучше с малого. Важно замерять свою эффективность, особенно тем, кто только начинает работать и прислушиваться к себе. Тогда понимаешь, в какие часы и в каком режиме проще выстраивать фокус и работать, не выгорая. Классика — 25 минут сосредоточенной работы и пять минут отдыха. Такие интервалы помогают мозгу быстрее входить в рабочий режим. Я начал с этого и постепенно увеличил период глубокой концентрации до полутора часов.
Родион Чепалов предлагает несколько техник для глубокой работы:
- «Монастырский час». На 60 минут нужно убрать телефон, открыть один документ и написать на бумаге: «Сейчас я делаю только это». Звучит просто, но для многих это почти духовная практика терпения.
- «Бамбуковая корзина». Все входящие задачи сначала складываем в один список. Потом разбираем их партиями: сообщения, звонки, документы, креатив. Бамбук гибкий, но не бесформенный — так и рабочий день должен быть гибким, но с каркасом.
- «Три колокола». В начале дня человек выбирает три главных результата, которые точно нужно выполнить. Например, SMM-специалист пишет: подготовить пост, согласовать визуал, ответить на срочные комментарии. Все остальное — уже по возможности.
Родион Чепалов, Психолог, КПТ- и гештальт-терапевт:
Главная ошибка — ждать идеальной концентрации. Фокус тренируется не как талант, а как мышца. Сначала 20 минут, потом 40, потом час. В продуктивности часто побеждает не тот, кто напрягается сильнее всех, а тот, кто умеет регулярно возвращать внимание туда, куда нужно.
Материал по теме: Что такое self skills, как и зачем их развивать?
Что делать, если должность предполагает многозадачность
Чтобы тренировать фокус, у вас должна быть достаточно сложная задача. Легко найти такую, если вы программист, ученый или создатель контента. Но что делать SMM-специалистам, бизнес-ассистентам или менеджерам по продажам?
Здесь тоже можно найти пространство для медленной продуктивности. Например, группируя похожие задачи.
Никита Прохоренко, Основатель производственно-строительной компании NordBox, консультант в области управления и маркетинга:
Если должность предполагает много мелких задач, имеет смысл собирать их в блоки и отрабатывать эти блоки по методу Помодоро. Например, вы готовите пакет документов. Один документ занимает пять минут, но вы не делаете их по одному, а собираете несколько в пачку и обрабатываете этот блок целиком. Это самая простая и базовая организация работы с мелкими задачами, и результат получается очень хороший.
К тому же, тренировать фокус можно не только в работе. Отдых и учеба тоже прекрасно для этого подходят. Если в течение рабочего дня вы не можете выделить час-полтора на одну задачу, то можно сделать это вечером. Например, можно практиковать тот же «Монастырский час», но не для работы, а для чтения, хобби или прохождения учебного курса.
Материал по теме: Бесплатные приложения, которые выручают на работе
Как создать условия для медленной продуктивности в компании
Целенаправленно замедлить целую команду труднее. Здесь понадобиться структурированная коммуникация и планирование. Лариса Богданова делится практикой IBC HR:
1. «Часы тишины» в ежедневнике. Часть команды работает удаленно, не всегда есть возможность предупредить коллег о том, что ближайшие два часа вы погружены в решение сложной задачи. Поэтому каждый сотрудник может установить в CRM слоты, в течение которых он не доступен для звонков и сообщений коллег.
Лариса Богданова, Директор IBC Human Resources:
Мы провели эксперимент и приятно удивились: после внедрения двухчасовых блоков «Не беспокоить» скорость выполнения задач выросла, при этом количество ошибок заметно сократилось.
2. Метод Помодоро. Чередование 25 минут работы и пятиминутных перерывов. Техника отлично работает, когда у сотрудника много мелких задач.
3. Сократить количество совещаний до минимума.
Лариса Богданова, Директор IBC Human Resources:
Несколько лет назад мы отказались от ежедневных коротких планерок в пользу одной в неделю. Это позволило структурировать рабочий процесс и грамотно распределить свое время. Теперь каждый понедельник в 11:00 команда собирается не просто поговорить, а поделиться новостями по проектам, итогами прошлой недели и планами на новую.
4. Прививать культуру тайм-менеджмента с первых дней работы. Помимо базового «курса молодого бойца» всех новых сотрудников обучают азам планирования: как распределять нагрузку, приоритизировать задачи и восстанавливать энергию.
Родион Чепалов, Психолог, КПТ- и гештальт-терапевт:
Защищать фокус важно не героизмом, а договоренностями. Руководитель может сказать команде: с 10:00 до 12:00 у нас тихие часы, срочное пишем только в один канал. Это снижает хаос и бережет нервную систему сотрудников.
Материал по теме: Деды Морозы и олени: как «пересобрать» мышление, чтобы команда вытащила бизнес и не сломалась
Поставьте 👍 и поделитесь статьей с коллегами, если было полезно!