Обзор изменений в правилах электронного документооборота — что нужно учесть в работе
С 1 июля 2026 года начнут действовать важные изменения в правилах электронного документооборота (ЭДО). Они затронут форматы обмена сообщениями, применение УПД 5.03 и документооборот для маркированной продукции.
Переход на универсальные сообщения
При информировании о получении документов участники ЭДО ранее получали «извещения о получении» (ИоП) и «уведомления об уточнении» (УоУ). С октября 2025 года были введены универсальные сообщения (УС). Они представляют собой XML-файлы с утвержденным форматом и отправляются для извещений о получении документов, об ошибках и других событиях в документообороте.
Вначале переход на новый порядок обмена документами планировался на 1 апреля 2026 года, но сроки были перенесены. С 1 июля 2026 года универсальные сообщения (УС) полностью заменят «извещения о получении» (ИоП) и «уведомления об уточнении» (УоУ).
Отличительные черты УС:
- для них не нужна электронная подпись;
- они разрешены к отправке по любым поводам, связанным с ЭДО (в том числе для подтверждения получения документа либо запроса на внесение исправлений);
- это стандарт для внутриоператорского обмена, но не закреплены как обязательный стандарт между операторами.
Как бизнесу подготовиться к внедрению УС:
- Обучить персонал работе с УС.
- Проанализировать и при необходимости внести изменения во внутренние акты и договоры с контрагентами, в которых были отсылки на старые форматы уведомлений.
- Провести тест обмена универсальными сообщениями.
Внедрение УПД 5.03
Приказ об отмене старых форматов электронных ТОРГ-12 и актов начал действовать уже с 1 января 2026 года, но именно с 1 июля 2026 года полностью отменена возможность применять эти форматы в работе.
Что делать бизнесу:
- оформлять все операции по отгрузке товаров (в том числе маркированных), работ и услуг только с помощью универсального передаточного документа (УПД) нового формата — 5.03;
- учитывать, что устаревшие XML-схемы налоговые инспекции больше не принимают.
Важно! Нужно обсудить с контрагентом переход на УПД 5.03, если он пока не внедрил новый формат. Если не сделать это с 1 июля, бизнес получит отказы в вычетах по НДС, а также возможны претензии со стороны налоговой.
Что еще меняется по ЭДО в 2026 году
- С 1 сентября 2026 года необходимо в обязательном порядке перейти на ЭТрН — электронные транспортные накладные.
- С 1 декабря 2026 года ЭДО становится полностью обязательным для всех участников оборота маркированной продукции. Но уже с 1 июля 2026 года налоговая будет более активно контролировать соответствие форматов документов. В случае выявления нарушений будут наложены блокировки и штрафы.
Что грозит за нарушения новых правил по ЭДО
- Отказы в вычете НДС. ФНС не примет к учету документы, которые сформированы по устаревшим форматам.
- Блокировка операций с маркированной продукцией. В случае отсутствия УПД актуального формата коды маркировки не поступят покупателю, и поставка не пройдет регистрацию в системе «Честный знак».
- Штрафы за нарушение порядка учета товаров в соответствии со статьей 14.19 КоАП РФ (штрафы от 10 000 до 30 000 руб. для ИП, от 30 000 до 100 000 руб. для компаний).
- Конфискация товаров — если допускаются систематические нарушения.
Доверьте бухгалтерское сопровождение профессионалам — мы возьмем на себя контроль за всеми изменениями законов, учет и сдачу отчетности в электронном виде. Оставьте заявку на сайте — мы расскажем, как мы можем помочь вашему бизнесу.