Электронная приемка по 44‑ФЗ обязательна как для заказчика, так и для поставщика. Выставлять закрывающие документы можно только в электронном виде, а обмениваться ими — только через Единую информационную систему.
УПД в госзакупках: главное для поставщика
При закрытии госконтракта или отдельного его этап, в ЕИС подписывают документ о приемке — УПД. Это основной документ в рамках электронного актирования. Он подтверждает:
- Передачу товара без транспортировки — когда вы вручаете товар заказчику или его представителю лично
- Передачу товара с транспортировкой — когда товар доставляется перевозчиком, а заказчик или его представитель принимает его уже на месте
- Оказание услуги
- Передачу результатов выполненных работ
С 1 января 2026 года нужно использовать электронный УПД формата 5.03. Бумажные накладные и акты никто не отменял, но для работы по госконтрактам они почти не нужны. Электронные документы, подписанные усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП), юридически приравниваются к бумажным с подписью и печатью.
Чтобы поставщик смог работать с закрывающими документами в ЕИС, заказчик должен включить электронную приемку по контракту. После этого в личном кабинете поставщика отобразится нужный госконтракт с возможностью формировать электронные документы о приемке.
Есть три варианта электронных передаточных документов:
1. СЧФДОП — УПД со статусом «1». Объединяет счет‑фактуру и первичный документ. Используйте, если вы плательщик НДС и вам нужен вычет.
2. ДОП — УПД со статусом «2». Только первичный документ (акт, накладная). Подходит для поставщиков на УСН, которые не выставляют НДС.
3. СЧФ — обычный электронный счет‑фактура без первички. Используется редко, только если первичный документ уже есть отдельно.
Можно ли обойтись без электронного УПД
Да, если контракт заключен как с единственным поставщиком без использования ЕИС. В таком случае стороны могут подписать бумажные накладные, акты, счета‑фактуры.
Когда стороны заключают электронный госконтракт, вариантов нет — они должны провести электронное актирование и оформить документы приемки в электронном виде.
В какой срок выставить УПД
Поскольку УПД — это первичный документ, его нужно составить в момент отгрузки. А если не получается, то сразу же после нее. Срок для выставления счета‑фактуры в 5 календарных дней здесь не подходит, потому что первичку нужно оформить быстрее. Ориентируйтесь на дату отгрузки и на сроки, указанные в госконтракте.
Дата выставления УПД — это дата, когда документ поступил к оператору ЭДО, или дата направления через ЕИС. Ее указывают в подтверждении отправки.
Как заказчик работает с УПД от поставщика
У заказчика есть 20 рабочих дней с даты поступления документа о приемке, чтобы подписать и разместить его в Единой системе или отказаться от подписания, оформив в ЕИС мотивированный отказ с указанием причин.
Когда заказчик получает УПД в ЕИС, он:
Заполняет свой блок информации — дата фактической приемки, должность, ФИО, подпись.
Подписывает документ своей УКЭП.
Отправляет обратно поставщику, также через ЕИС.
Обязательные реквизиты со стороны заказчика — должность, ФИО и подпись ответственного лица. Всё остальное, к примеру, дату приемки, он заполнять не обязан. Датой приемки считается дата размещения в Единой системе УПД, подписанного заказчиком.
Самый легкий способ работать с УПД в ЕИС
Обмениваться документами без ручного ввода на портале через интеграцию учётной системы с системой ЭДО от Saby. Если вы ведёте учёт в 1С, создавайте реализацию как обычно, а документы автоматически загрузятся на портал госзакупок.
Как это работает
Saby загружает из ЕИС сведения о заключенных госконтрактах. Вам не нужно вручную переносить данные из личного кабинета ЕИС.
В карточке госконтракта формируете реализацию. Система сама заполняет данные заказчика и номенклатуру в строгом соответствии с контрактом. Вам остается только проверить и отправить.
Сформированный документ отправляется в ЕИС. При этом система исключает повторное заполнение форм: вы заполняете УПД один раз в своей учетной системе или в личном кабинете Saby, а не на портале госзакупок.
Важно! Saby формирует черновик УПД, после чего УПД направляется в ЕИС. Но подписание закрывающих документов происходит только в Единой системе. Вам нужно зайти в личный кабинет на портале и подписать документ своей УКЭП — только после этого его получит заказчик.
Как исправить ошибки в электронном УПД в ЕИС
Корректировки вносят путем формирования, подписания и размещения в ЕИС исправленного документа о приемке (ч. 14 ст. 94 44‑ФЗ). Но порядок исправления зависит от того, какую ошибку допустили в УПД.
Письмо Казначейства России № 14‑00‑05/2543 от 08.02.2022
Внесение правок
Этот способ применяют для несущественных изменений. Исправить можно как до, так и после подписания документа о приемке.
Примеры. Опечатка в адресе, неверная дата, неточность в реквизитах сторон, неправильное наименование должности подписанта.
Как исправить. Достаточно уточнить нужные сведения. Поставщик или заказчик могут скорректировать свой титул прямо в ЕИС. Новый документ создавать не надо, в сделке будет учитываться исправительный УПД.
Корректировочный документ
Этот способ используют для существенных изменений после подписания первичного УПД
Примеры. Поставили больше товара, чем указали в УПД, договорились о скидке после отгрузки, заказчик принял только часть товара.
Как исправить. Сформировать в ЕИС или в бухгалтерской системе корректировочный документ (УКД). Это отдельный документ, в котором отражают новую стоимость и количество. Подписывается обеими сторонами.