Предприниматели любят работать с самозанятыми. Это удобно, быстро и дешевле, чем оформлять сотрудника в штат.
Из-за этого у многих появляется ощущение, что достаточно перевести деньги и попросить чек из приложения «Мой налог». А про договор, акты и другие документы можно подумать потом.
Именно на этом «потом» многие и обжигаются.
Сначала приходит обычное требование из налоговой. Потом выясняется, что расходы по самозанятому не подтверждены. А иногда ситуация заканчивается гораздо хуже: ФНС признаёт сотрудничество скрытыми трудовыми отношениями и доначисляет НДФЛ, страховые взносы, штрафы и пени.
Причём речь идёт не о каких-то схемах. Часто проблемы возникают у обычных компаний и ИП, которые просто не знали, какие документы должны быть у заказчика.
Поэтому если вы работаете с самозанятыми или только собираетесь начать, лучше заранее проверить, насколько защищён ваш бизнес.
Какие документы нужно запросить у самозанятого до начала работы
Самая частая ошибка — заключить устную договорённость и сразу перевести деньги.
До начала сотрудничества стоит получить:
- справку о постановке на учёт в качестве самозанятого;
- копию паспорта и ИНН;
- реквизиты для оплаты;
- договор оказания услуг;
- подробное приложение к договору.
Многие недооценивают приложение к договору. А именно оно часто помогает доказать, что между сторонами действительно были гражданско-правовые отношения.
В приложении желательно подробно описать:
- перечень услуг;
- сроки выполнения;
- объём работ;
- ожидаемый результат.
Формулировки вроде «услуги самозанятого» или «работы по договору» обязательно нужно заменить конкретным описанием.
Достаточно ли чека из приложения «Мой налог» -НЕТ
Чек нужен обязательно, но одним чеком ограничиваться рискованно.
В чеке также важно правильно указывать наименование услуг. Например:
✔️ «Разработка лендинга».
✔️ «Монтаж видеороликов».
✔️ «Настройка CRM».
✔️ «Ведение аккаунта в социальных сетях».
А вот такие формулировки лучше не использовать:
❌ «Услуги самозанятого».
❌ «Работа по договору».
❌ «Консультационные услуги».
По нашему опыту, безопаснее запрашивать чек сразу после оплаты, а не ждать конца месяца.
Нужен ли акт выполненных работ
Многие считают, что акт можно не подписывать, ведь закон о самозанятых требует только чек.
На практике налоговая и суды оценивают весь комплект документов. Поэтому акт и договор остаётся одним из главных доказательств того, что услуга действительно была оказана.
В акте нужно указывать:
- что именно было сделано;
- даты выполнения работ;
- объём услуг;
- результат;
- отчёт о проделанной работе.
Чем подробнее документы, тем проще подтвердить расходы компании.
Когда налоговая может увидеть трудовые отношения
Отдельное внимание ФНС уделяет ситуациям, когда самозанятый фактически работает как сотрудник.
Например:
- получает деньги только от одного заказчика;
- регулярно выполняет одни и те же функции;
- работает длительное время;
- получает выплаты по фиксированному графику.
В таких случаях налоговая может посчитать, что компания заменила трудовой договор сотрудничеством с самозанятым.
Что грозит ООО и ИП при переквалификации
Если отношения признают трудовыми, компании могут доначислить:
- НДФЛ 13%;
- страховые взносы до 30%;
- штрафы;
- пени;
- суммы налогов, которые ранее были учтены в расходах по УСН или налогу на прибыль.
Именно поэтому работа с самозанятыми требует такой же внимательности, как и работа с обычными контрагентами.
Какой комплект документов стоит хранить
Минимальный набор выглядит так:
✅ договор;
✅ приложение к договору;
✅ чек из приложения «Мой налог»;
✅ акт выполненных работ.
Эти документы помогают подтвердить расходы и чувствовать себя спокойнее при проверках.
Готовые документы для работы с самозанятыми
Для подписчиков мы подготовили комплект документов, который используем в работе:
- чек-лист безопасной работы с самозанятыми;
- шаблон договора;
- образец акта выполненных работ.
Получить материалы можно по ссылке. Доступ к ним открыт только для подписчиков.
Если возникнут вопросы, Вы всегда можете проконсультироваться с нами:
Татьяна Журкина
Руководитель бухгалтерского агентства «ЯБухгалтер»
▫️ Более 17 лет в предпринимательстве.
▫️ Более 400 компаний на сопровождении.
▫️ Работаем с компаниями и предпринимателями по всей России.
Сайт: www.ya-buh.ru
подписывайтесь на наши каналы:
Telegram-канал / МАХ-канал /Сообщество VK
Написать по своему вопросу: MAX или ТГ