Счёт-фактура
Счёт-фактура — это главный документ по НДС, он подтверждает начисление налога у продавца и право на вычет у покупателя. Без корректного счёта-фактуры налоговая может отказать вычете, даже если покупатель фактически уплатил НДС — ст. 169, 171, 172 НК РФ.
Выставить счёт-фактуру нужно в течение пяти календарных дней с момента отгрузки или оказания услуг. Если вам внесли предоплату — с даты поступления аванса. Документ оформляют на бумаге или в электронном виде. Бумажный вариант подходит всегда, а электронный возможен, если обе стороны договорились и технически готовы к ЭДО.
В 2026 году вступила в силу официальная форма счёта-фактуры, утверждённая постановлением Правительства № 1137. С 1 апреля рекомендуется применять именно её, но ФНС разъяснила, что в переходный период ещё допустимы ошибки в новых полях. Например, в строке 5б или в реквизитах ОГРНИП для ИП недочёты не являются критическими, если не мешают однозначно идентифицировать продавца, товар и сумму налога.
Критичными по-прежнему считаются ошибки в ключевых реквизитах: ИНН продавца и покупателя, сумме налога, ставке, наименовании товара. Если эти данные искажены так, что нельзя понять суть сделки, в вычете откажут.
Требования существовали и раньше и прямо опираются на ст. 171, 172 НК РФ. Поэтому при оформлении счёта-фактуры в 2026 году важно аккуратно заполнять старые обязательные поля, а новые реквизиты использовать как вспомогательный инструмент для прозрачности.
Вычет НДС: кто имеет право и как его получить
Как восстановить НДС, ранее принятый к вычету
Первичные документы
Счёта‑фактуры недостаточно для того, чтобы налоговая признала операцию обоснованной и согласилась с вычетом НДС. Налоговики требуют целый пакет первичных документов, из которых видно:
- реальна ли сделка;
- правильно ли оформлены поставка и оказание услуги;
- какая сторона — поставщик, перевозчик, покупатель — участвовала в цепочке.
Первичные документы включают в себя договоры, товарные накладные, в том числе по форме ТОРГ-12, акты выполненных работ, транспортные накладные, платёжные поручения, выписки по счетам, чеки контрольно-кассовой техники и другие документы, которые подтверждают факт поставки, оплаты и передачи имущества.
Бумажные товарные накладные, акты выполненных работ и неформализованные электронные документы тоже в силе, если содержат обязательные реквизиты, подписаны и подтверждают факт поставки или оказания услуги.
Если первички нет или не хватает каких-то документов, то даже с правильно оформленным счётом‑фактурой инспекция может отказать в вычете НДС.
Универсальный передаточный документ
Универсальный передаточный документ (УПД) объединяет в себе счёт-фактуру и первичный документ — товарную накладную или акт.
УПД может иметь два статуса:
Статус 1 — документ выполняет функции счёта-фактуры и первички, даёт право на вычет НДС. Подходит для продажи товаров (вместо ТОРГ-12), оказание услуг (вместо акта), комбинированной сделки, где товар и услуга идут вместе.
Статус 2 — только первичный документ, к которому отдельно нужно оформлять счёт-фактуру.
Унифицированной формы УПД нет — рекомендуется брать образец из письма ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@. Бумажную форму УПД необходимо актуализировать под действующую форму счёта-фактуры, утверждённую постановлением Правительства № 1137. Компания вправе разработать собственную форму УПД, но с обязательными реквизитами первички и с закреплением формы в учётной политике.
С 1 января 2026 года для подтверждения операций по НДС в ЭДО понадобится УПД формата 5.03. Он заменил собой три формата: ТОРГ-12, акт выполненных работ и счёт-фактуру, а привычные электронные бланки накладных и актов утратили силу — приказ ФНС от 20.01.2025 № ЕД‑7‑26/28@. Бумажные накладные и акты по-прежнему работают — нововведение касается только тех, кто обменивается документами через ЭДО в структурированном формате.
УПД и счёт-фактура: в чём разница и как с ними работать тем, кто будет платить НДС
Отправляйте УПД и счета-фактуры по новым правилам
Книга продаж и книга покупок
Счета-фактуры и УПД нужно фиксировать в налоговых регистрах — книге покупок и книге продаж. Это важно для налогового вычета по НДС и корректного учёта.
Книга продаж
В книге продаж записывают все счета-фактуры, которые выставляют при продаже товаров или услуг. Это могут быть счета-фактуры, которые отправляют вместе с товаром, или авансовые счета-фактуры, если покупатель заплатил заранее. Данные из регистра переносят в раздел 9 декларации по НДС.
Когда продают товары физлицам, счёт-фактуру не выписывают. Вместо этого в конце периода составляют сводный документ с общей суммой всех продаж за квартал и записывают эту сумму в книгу продаж.
Книга покупок
Сюда регистрируют входящие счета-фактуры и УПД от поставщиков, чтобы заявить НДС к вычету, если применяете стандартную ставку 22%.
При пониженных ставках (5 или 7%) права на вычет входящего НДС нет, поэтому книгу покупок можно вести для внутреннего контроля. Исключение — при отгрузке в счёт ранее полученного аванса регистрируют авансовый счёт-фактуру в книге покупок, чтобы принять к вычету НДС, ранее уплаченный с предоплаты.
Что изменилось в 2026 году
С 1 апреля 2026 года применяются обновлённые формы книг, утверждённые постановлением Правительства № 1137. Ключевые изменения:
- В книге покупок — графа 7а для номера и даты счёта-фактуры на отгрузку в счёт ранее полученной оплаты.
- В книге продаж появилась графа 11а для номера и даты авансового счёта-фактуры.
- В графах 14 и 17 книги продаж указывают ставку НДС 22%, а в графах 14а и 17а — ставки 20 или 18% для переходных операций.
Ошибки в новых реквизитах в переходный период не критичны, если не мешают определить операцию.
Как в 2026 году изменилась книга покупок и продаж
Чек‑лист: что проверить плательщику НДС в 2026 году
- Проверьте, не забыли ли выставить счёт‑фактуру в течение пяти календарных дней после отгрузки или поступления аванса. Без этого у покупателя возникнут проблемы с вычетом, а у вас — лишние вопросы от ФНС.
- Убедитесь, что для электронных операций вы используете УПД со статусом «1», если хотите одним документом закрыть НДС и первичку одним документом. Это экономит время и снижает риск ошибок при дублировании одной операции.
- Проверьте, приложили ли вы к операциям первичные документы — накладные, акты, платёжки, договоры и чеки ККТ. Без них налоговая может признать вычет по НДС необоснованным, даже если счёт‑фактура оформлен правильно.
- Посмотрите, вовремя ли зарегистрированы счета‑фактуры и УПД в книге продаж и книге покупок. Если затяните с регистрацией, это приведёт к расхождениям в декларации по НДС и отказу в вычетах.
- Проверьте, как учтены продажи физическим лицам. Вместо счёта‑фактуры вы должны отражать такую выручку в книге продаж по сводном документу за период.
- Перепроверьте реквизиты, ставки и суммы во всех документах. Ошибки в ИНН, КПП, наименовании товара, ставке НДС или сумме налога — частая причина отказа в вычете, даже если сделка реальна и достоверно подтверждена.