Проводя камеральную проверку расчетов 6-НДФЛ и РСВ, инспекторы могут выявить в них ошибки и нестыковки. И тогда они потребуют от вас пояснения, которые нужно представить в произвольной форме. О наиболее ожидаемых вопросов от инспекторов и правильные ответы на них расскажет ЖОГОЛЕВ Алексей Анатольевич, старший эксперт по бухгалтерскому учету и налогообложению электронного журнала «Главная Книга».
Когда инспекторы могут затребовать пояснения
В каких случаях при проведении камеральной проверки расчетов 6-НДФЛ и РСВ налоговая инспекция может затребовать пояснения?
— Требование о представлении в течение 5 дней пояснений вам могут направить, если камеральная проверка выявила:
- ошибки в 6-НДФЛ (РСВ) и (или) противоречия между сведениями в представленных документах, в том числе по контрольным соотношениям;
- несоответствия представленных вами сведений иным сведениям, полученным инспекцией в ходе налогового контроля;
- в уточненном расчете 6-НДФЛ (РСВ) сумму к уплате меньшую, чем в первоначальном;
- применение вами налоговых льгот по некоторым операциям.
Пояснения составляют в свободной форме. Можно приложить выписки из регистров налогового и (или) бухгалтерского учета, а также иные документы, подтверждающие достоверность данных.
Внимание:
Если вы проигнорируете требование налоговой представить пояснения или представите их с опозданием, то заплатите штраф 5 000 руб. А за повторное нарушение в течение календарного года штраф составит уже 20 000 руб.
Причиной требования пояснений может быть ваша ошибка в расчёте
Что нужно сделать, если, получив требование от налоговой о представлении пояснений и перепроверив отчёт, вы обнаружили ошибку в расчёте 6-НДФЛ и (или) РСВ?
— Действительно, перед подготовкой пояснений нужно ещё раз проверить, есть ли ошибки в вашем расчёте. Если обнаружили ошибку, то ваши дальнейшие действия будут зависеть от того, занижена ли в результате ошибки сумма НДФЛ (взносов) в этих расчётах или нет. В первом случае доплатите НДФЛ (взносы) и подайте соответствующий уточнённый расчёт, при этом пояснения составлять необязательно. Если занижения нет, то применительно к расчётам 6-НДФЛ и РСВ также нужна уточнёнка. Хотя в общем случае достаточно пояснений. Дело в том, что ФНС любые неверные реквизиты и некорректные данные в 6-НДФЛ может расценить как недостоверные сведения и оштрафовать за это. А поправить что-либо в РСВ можно только путём подачи уточнёнки, даже если взносы не занижены.
Исчисленный налог и удержанный налог в расчете 6-НДФЛ могут не совпасть
Может ли в расчете 6-НДФЛ удержанный налог быть больше, чем исчисленный, и наоборот?
— Да, такое возможно. Показатель строки 160 «Сумма налога удержанная» раздела 2 расчёта 6-НДФЛ может быть больше показателя строки 140 «Сумма налога исчисленная» того же раздела. Это может иметь место, если, например, новогодние подарки в натуральной форме были вручены в конце прошлого года, а налог удержан в текущем отчётном периоде.
Обратная ситуация также возможна. Например, если авансовый отчет по командировке утвержден в текущем отчетном периоде, а НДФЛ со сверхнормативных суточных был удержан в следующем. Ведь исчислить НДФЛ нужно в последний день месяца, в котором был утверждён авансовый отчёт. А удержать налог вы сможете только при ближайшей выплате сотруднику зарплаты. Но НДФЛ может быть и не удержан. Например, если работник уволится. В этом случае не забудьте подать справку о доходах со сведениями о неудержанном НДФЛ (в составе расчета 6-НДФЛ) не позднее 25 февраля следующего года.
Низкая зарплата может быть вызвана уважительными причинами
Что ответить на требование налоговой дать пояснения по поводу выплат ниже МРОТ или средней зарплаты по региону в разделе 3 РСВ?
— МРОТ устанавливают для всей территории нашей страны федеральным законом. Начиная с 1 января 2026 г. он равен 27 093 руб. в месяц.
Справка:
Субъект РФ региональным соглашением может устанавливать размер минимальной заработной платы на своей территории, который должен быть выше федерального МРОТ. Например, в Москве с 1 января 2026 г. МРОТ равен 39 730 руб.
Организация (ИП) не может устанавливать зарплату работникам ниже этой суммы. Однако в некоторых случаях сотрудник может получить оплату, размер которой ниже средней зарплаты по отрасли (региону) и даже ниже МРОТ. Причинами этого могут быть:
- работа сотрудников в режиме неполного рабочего времени. Например, на 0,5 ставки или 0,25 ставки;
- отпуска сотрудников за свой счёт, в том числе из-за сокращения заказов или сезонности производства.
К пояснениям о низкой зарплате можно приложить подтверждающие документы: копии трудовых договоров, штатное расписание, положение об оплате труда, заявления и приказы об отпусках.
Страховые взносы в РСВ и «прибыльной» декларации могут не совпадать
Что нужно указать в пояснениях, если налоговая увидела расхождения между суммой страховых взносов в РСВ и данными декларации по налогу на прибыль?
— Как правило, расхождение возможно, если страховые взносы вы включили в налоговом учете в состав незавершенного производства (НЗП). Страховые взносы не уменьшают налогооблагаемую прибыль текущего периода, если они накапливаются в составе НЗП. В один из будущих отчетных периодов они войдут в «прибыльную» декларацию как прямые расходы, отнесенные к реализованной продукции, работам или услугам.
Пояснения по поводу применяемых льгот тоже могут затребовать
Имеет ли право налоговая потребовать расшифровку не облагаемых взносами выплат, отраженных в РСВ?
— Да, имеет право. При проведении камеральной проверки РСВ налоговый орган вправе истребовать сведения и документы, подтверждающие обоснованность отражения необлагаемых страховыми взносами сумм и применения пониженных страховых тарифов.
Пояснения необходимо дать, например, если вы получили требование о представлении расшифровки суммы, отраженной по строке 040 подраздела 1 раздела 1 РСВ. Подготовьте расшифровку в произвольной форме. И приложите подтверждающие документы, если инспекторы их тоже затребовали. Например, копии приказа о выплате матпомощи или ЛНА о выплате необлагаемых компенсаций.
Персональные данные работников меняются
Что ответить на сообщение о несоответствии персональных данных работника, указанных в РСВ, данным налоговой инспекции?
— Возможна ситуация, при которой на момент подачи РСВ данные работника были корректны. Но потом они изменились. Например, фамилия стала другой. Либо поменялись паспортные данные. Все эти факты необходимо отразить в пояснениях и приложить подтверждающие документы. Но если окажется, что данные отражены неправильно именно в РСВ (к примеру, вы не знали о смене фамилии сотрудника), то надо сдать уточнёнку.
Можете приложить пояснения к уточненному расчету
Нужно ли прилагать пояснения к уточненному расчету 6-НДФЛ или РСВ?
— НК РФ не установлена обязанность сдавать пояснения одновременно с уточненным расчётом. Но в ходе камеральной проверки уточнённого расчёта инспектор может запросить у вас пояснения, если в нем уменьшена сумма НДФЛ или взносов к уплате. По этой причине многие организации и ИП сразу прилагают к уточненному расчёту сопроводительное письмо в свободной форме, которое включает:
- период, за который подают уточненный расчёт;
- причину изменений и что именно исправили в расчёте;
- сумму НДФЛ или взносов к доплате (к уменьшению).
Когда подотчётная сумма станет доходом сотрудника
Что ответить, если налоговая затребовала пояснения о том, почему на карты сотрудников организация выплатила больше, чем отразила в 6-НДФЛ?
— В ходе камеральной проверки расчёта 6-НДФЛ инспекция может провести анализ банковских выписок за соответствующий период. И установить, что организация выплачивала на карты сотрудникам больше, чем отразила доходов в 6-НДФЛ. Причиной могут быть, например, выплаты под отчет. Если это ваша ситуация, так и напишите в пояснениях. И приложите подтверждающие документы.
Если таких документов нет, то денежные средства могут посчитать доходом подотчетного лица и обложить НДФЛ. Если, конечно, вы не можете взыскать их с работника.