Что делать, если пришел официальный запрос на данные вашего работника со стороны?
Рука по привычке тянется к папке с согласиями на обработку персональных данных. На уме сразу "риск штрафа", "все ли законно"? Если вы привыкли перестраховываться и собирать согласия на каждый "чих", то не спешите - законодательство оставляет некоторое пространство для "маневра".
➡ Случаи, когда передача данных третьим лицам возможна без согласия:
— выполнение прямых требований закона: например, передача данных по запросу госорганов (ч.1 ст.6 № 152-ФЗ и абз.19 п.6 постановления Правительства РФ № 354), ПФР/ФНС/ФСС (СФР);
— использование видеонаблюдения без идентификации: если камеры просто фиксируют рабочую обстановку, а не распознают конкретные лица.
Однако будьте осторожны: если система идентифицирует граждан без их письменного одобрения, суд обяжет вас ее демонтировать (определение Орловского областного суда № 33-2032/2021);
— передача данных в банк для перечисления зарплаты, которая может осуществляться без согласия работника, если это предусмотрено трудовым договором или коллективным договором;
— трансграничная передача в одобренные страны: Роскомнадзор утвердил перечень государств с адекватной защитой прав субъектов ПДн (приказ РКН № 128). Согласие здесь не нужно, но ведомство придется уведомить заблаговременно.
Всегда ли передача данных сотрудников третьим лицам требует обязательного согласия?
⚠ Еще пример. Вы передаете данные аутсорсеру для расчета зарплаты и берете на это согласие. Работник его отзывает. Как вы изымете его данные из сводной налоговой отчетности компании?
Ответ: никак.
Если есть альтернативное основание (например, обязанность по ТК РФ или поручение обработки), вы вправе обрабатывать данные даже при отзыве согласия. Но если единственное основание — само согласие, то при отзыве согласия - вы обязаны прекратить обработку. В примере - это как раз поручение обработки персональных данных, а не передача «в свободное пользование».
✅ Как в этом вопросе помогает КЭДО?
Выбирая локальное КЭДО, вам не потребуется брать согласие с нового сотрудника на передачу данных 3-м лицам. Логика проста: нет передачи вовне — нет рисков. EmplDocs позволяет подписывать кадровые документы онлайн, сохраняя всю конфиденциальную информацию строго внутри вашей системы (1С) в полном соответствии со 152-ФЗ.