Журнал регистрации документов заполнен, год закончился. Что дальше? Можно ли его выбросить? Или нужно хранить? Сроки хранения журналов регистрации документов — вопрос, который рано или поздно встаёт перед каждой организацией. От правильного ответа зависят не только порядок в архиве, но и ваша безопасность при проверках.
Сколько хранить журналы
Сроки хранения установлены Перечнем типовых управленческих архивных документов. Вот основные ориентиры:
- Журналы регистрации входящих и исходящих документов — хранятся 5 лет.
- Журналы регистрации внутренних документов — хранятся 5 лет.
- Журналы регистрации приказов по основной деятельности — хранятся постоянно.
- Журналы регистрации приказов по личному составу — хранятся 75 лет.
- Журналы регистрации приходно-расходных кассовых ордеров — хранятся 5 лет.
Важное правило
Срок хранения начинается не с момента последней записи, а с 1 января года, следующего за годом завершения делопроизводства.
Например, если журнал закрыт в 2026 году, срок хранения отсчитывается с 1 января 2027 года.
Что делать с журналом после окончания срока хранения
По истечении срока хранения журнал можно уничтожить. Но делать это нужно не просто так, а по акту. Составляется акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Акт утверждается руководителем, после чего журналы можно сдать в макулатуру или уничтожить самостоятельно.
Можно ли хранить журналы в электронном виде
Да. Электронные журналы (в Excel, Google Таблицах или СЭД) хранятся по тем
же правилам, что и бумажные. Главное — обеспечить сохранность данных и
регулярное резервное копирование.
Где скачать готовый шаблон
Если вы только начинаете вести учёт или хотите заменить старый журнал на
новый — скачайте готовый шаблон. В нём уже есть все необходимые поля,
останется только адаптировать под свои задачи.
📌 Подробнее: какие виды журналов бывают, как правильно вести учёт и какие ещё есть нюансы — читайте в полной статье: Журнал регистрации документов: виды, правила ведения и образцы в 2026 году