Многие руководители считают, что журнал регистрации документов — это просто формальность. И если его нет, ничего страшного не случится. Но на самом деле отсутствие учёта может обернуться серьёзными проблемами: от потерянных документов до реальных штрафов. Разбираемся, какие риски существуют и за что могут наказать.
Когда журнал обязателен
Закон не требует вести единый журнал для всех документов. Но для некоторых категорий регистрация строго обязательна:
- Входящие и исходящие документы — рекомендуется вести для контроля и предотвращения потерь. Отсутствие не штрафуется, но создаёт риски.
- Приказы по личному составу — обязательны по Трудовому кодексу. Отсутствие грозит штрафами при проверке Государственной инспекцией труда.
- Приходно-расходные кассовые ордера — строго обязательны по Указанию Банка России. Отсутствие — штраф до 50 000 рублей по статье 15.1 КоАП РФ.
Какие риски возникают при отсутствии журнала
- Потеря документов. Без учёта невозможно понять, где находится документ и кто за него отвечает.
- Нарушение сроков. Вы можете пропустить важный срок ответа на запрос или исполнения поручения.
- Судебные споры. Без регистрации сложно доказать, что документ был получен или отправлен.
- Штрафы. Для кассовых документов отсутствие журнала (форма КО-3) — прямое нарушение кассовой дисциплины.
- Дисциплинарные меры. Если в компании есть инструкция по делопроизводству, её нарушение влечёт взыскания для ответственных сотрудников.
Реальный кейс
Одна компания подписала договор поставки, но не зарегистрировала его в
журнале входящих документов. Когда поставка сорвалась, контрагент
заявил, что договор не получал. Доказать обратное было нечем — журнала
не было. Компания проиграла суд и выплатила неустойку. Сумма потерь —
более 2 млн рублей.
Как избежать рисков
- Ведите журнал регистрации для входящих и исходящих документов.
- Для кассовых и кадровых документов соблюдайте обязательные требования.
- Назначьте ответственного за ведение учёта.
- Если документооборот большой — переходите на электронный учёт в СЭД.
📌 Подробнее: какие виды журналов бывают, как правильно их вести и где скачать готовые образцы — читайте в полной статье: Журнал регистрации документов: виды, правила ведения и образцы в 2026 году