Почему главный бухгалтер перегружен, даже когда все документы заносятся в программу
На встречах с собственниками мы регулярно слышим одну и ту же историю. В компании есть программа учёта. Это может быть 1С Торговля, 1С Производство или любая другая система. Сотрудники заносят документы, ведут учёт компании, после чего данные выгружаются в бухгалтерскую базу.
Со стороны процесс выглядит логично. Документы уже занесены, учёт ведётся, а значит главному бухгалтеру остаётся только рассчитать налоги и подготовить отчётность.
Именно после этого обычно звучит вопрос, который мы слышим постоянно:
— Почему главный бухгалтер всё равно перегружен?
— Почему бухгалтеры постоянно меняются?
Мы видим эту ситуацию очень часто, и почти всегда причина оказывается одной и той же.
Большинство предпринимателей считают, что после выгрузки данных в бухгалтерскую программу работа бухгалтерии практически завершена. На самом деле после выгрузки работа только начинается.
Главный бухгалтер открывает базу и начинает проверять всё, что попало в систему. Ему необходимо убедиться, что операции отражены правильно, проводки сформированы корректно, счета учёта выбраны верно, НДС рассчитан без ошибок, а взаиморасчёты с контрагентами соответствуют реальной ситуации. Кроме этого приходится проверять обороты, искать дубли документов, анализировать авансы и разбираться с расхождениями, которые возникают в процессе работы.
Даже если документы были аккуратно занесены сотрудниками в программу, это ещё не означает, что бухгалтерский учёт сформирован правильно.
Именно здесь многие собственники допускают одну и ту же ошибку.
Когда учёт ведётся в системе, отличной от бухгалтерской, объём бухгалтерской работы после выгрузки данных существенно увеличивается. Фактически бухгалтерия начинает заново анализировать весь массив информации, который был накоплен в торговой, производственной или иной программе.
И в большинстве компаний эта работа ложится именно на главного бухгалтера.
В результате главный бухгалтер занимается проверкой первичной документации, исправлением ошибок выгрузки, сверкой оборотов, анализом операций и поиском расхождений между разными участками учёта. Другими словами, он выполняет работу бухгалтера по первичной документации, а уже потом приступает к своим основным обязанностям.
Проблема заключается в том, что главного бухгалтера нанимают совсем для других задач.
Его основная роль состоит в анализе учёта, расчёте налогов, подготовке отчётности, контроле рисков и оценке последствий управленческих решений. Именно за эти компетенции бизнес платит главному бухгалтеру более высокую заработную плату и именно здесь его опыт приносит компании наибольшую пользу.
Но когда значительная часть рабочего времени уходит на операционную работу, на выполнение основной функции ресурсов остаётся всё меньше.
Представьте ситуацию, в которой собственник нанимает коммерческого директора, а затем поручает ему самостоятельно оформлять каждую накладную и выставлять каждый счёт клиенту. Формально работа будет выполняться, но продажи и развитие бизнеса неизбежно отойдут на второй план.
С главным бухгалтером происходит то же самое.
Пока он проверяет первичку и исправляет технические ошибки, он не занимается тем, что действительно помогает бизнесу зарабатывать больше и снижать риски.
Поэтому многие предприниматели сталкиваются с парадоксом. Главный бухгалтер постоянно занят, работает с высокой нагрузкой и задерживается после окончания рабочего дня, но при этом собственник всё равно не получает от него достаточной аналитики и полноценной поддержки в вопросах налогов и финансов.
Есть ещё один момент, который часто остаётся незамеченным.
Когда главный бухгалтер долгое время выполняет работу сразу за нескольких специалистов, постепенно накапливается усталость. Человек начинает работать в режиме постоянного переключения между техническими задачами и задачами высокого уровня ответственности. В какой-то момент такая нагрузка становится причиной профессионального выгорания, и тогда собственник сталкивается уже с другой проблемой — поиском нового главного бухгалтера.
Мы регулярно видим эту ситуацию в компаниях, которые приходят к нам на обслуживание. Руководители рассказывают, что у них есть программа учёта, сотрудники заносят документы, данные автоматически выгружаются в бухгалтерию, но главный бухгалтер всё равно не справляется с объёмом работы.
Когда начинаешь разбираться в процессах, почти всегда выясняется одно и то же: после выгрузки базы никто не готовит данные к работе главного бухгалтера.
В правильно выстроенной системе после выгрузки данных подключается бухгалтер по первичной документации. Его задача состоит в том, чтобы проверить корректность отражения операций, сверить обороты, устранить технические ошибки и подготовить бухгалтерскую базу для дальнейшей работы.
И только после этого главный бухгалтер приступает к своим основным обязанностям.
Поэтому если ваша бухгалтерия постоянно перегружена, а главные бухгалтеры меняются чаще, чем хотелось бы, попробуйте ответить на один простой вопрос.
Кто после выгрузки данных из торговой или производственной программы проверяет проводки, сверяет обороты, анализирует НДС, контролирует взаиморасчёты и готовит бухгалтерскую базу к работе?
Если вся эта работа ложится сразу на главного бухгалтера, то причина перегруженной бухгалтерии, скорее всего, уже найдена.
А как организован этот процесс в вашей компании?