Ошибки в оформлении договора с самозанятыми могут привести к доначислению налогов, штрафам и суду. Разобрали, как избежать рисков.
Кого нельзя оформлять как самозанятого
Закон № 422-ФЗ запрещает сотрудничество с плательщиками НПД в двух случаях.
Первый — исполнитель работает у ИП или ООО по трудовому договору либо уволился меньше двух лет назад. Например, если трудовой договор с кассиром был расторгнут 20 декабря 2024 года, а 10 июня 2026-го попытаться заключить с ним же договор как с самозанятым — это нарушение. Ограничение снимается через два года после увольнения в ноль часов соответствующих суток. Для даты 20 декабря 2024 года запрет действует до полуночи 20 декабря 2026 года.
Второй — вид деятельности входит в запрещенный для самозанятых перечень (ст. 4 закона № 422-ФЗ). Нельзя привлекать плательщиков НПД для:
- продажи маркированных и подакцизных товаров (кроме сахаросодержащих напитков);
- перепродажи товаров без переработки;
- добычи и реализации полезных ископаемых;
- посреднических операций (агент, комиссионер);
- доставки товаров в интересах других лиц (исключение — курьеры с онлайн-кассами);
- майнинга криптовалют.
Если уже наняли самозанятого для запрещенной деятельности, лучше расторгнуть договор и переоформить отношения: заключить соглашение с ИП на УСН или принять сотрудника в штат. Добровольная доплата налогов снизит штрафные санкции.
Риски при работе с самозанятыми
Риск
В чем проявляется
Последствия
Исполнитель не имеет статуса НПД
Заказчик не проверил регистрацию, а самозанятый оказался обычным физлицом
Доначисление НДФЛ и взносов за весь период + штраф и пени
Договор содержит признаки трудового
Прописаны трудовая функция, график, соцгарантии
Переквалификация в трудовой договор, доначисление налогов и взносов, штраф до 40% от недоимки
Систематическая работа с одним заказчиком
ФНС видит через скоринговую систему, что чеков от других клиентов нет
Внеплановая проверка, риск переквалификации
Кадровый учет
Кадровый учет с нами — это просто. Мы самостоятельно подготовим все документы: приказы, штатное расписание, расчетные ведомости и листы, рассчитаем больничные и отпускные.
Проверка исполнителя: два обязательных шага
Первый шаг — запросить ИНН и проверить через сервис ФНС. Для этого нужно ввести ИНН на сайте налоговой в разделе проверки самозанятых, выбрав текущую дату. Сервис покажет, зарегистрирован ли человек как плательщик НПД.
Второй шаг — попросить справку из приложения «Мой налог» о постановке на учет. Сверить дату: справка должна быть актуальной на текущий год. Если оба источника подтверждают статус, сделка безопасна.
Как составить договор без нарушений
Главный риск — переквалификация договора с самозанятым в трудовой. ФНС использует скоринговую систему «Мобильное автоматизированное рабочее место», которая анализирует бизнес по различным параметрам, выявляя, не подменяются ли трудовые отношения договорами с самозанятыми. Например, учитывается, как много самозанятых оформлено у одного ИП или компании в качестве единственного заказчика, как долго самозанятый работает с одним заказчиком, как часто пробивает чеки, каковы суммы. Если картина похожа на трудовые отношения, последует проверка.
Чтобы договор не переквалифицировали, нужно использовать безопасные формулировки.
Что писать нельзя (признак трудовых отношений)
Что писать безопасно (признак ГПХ)
Исполнитель выполняет обязанности дизайнера согласно должностной инструкции
Исполнитель разрабатывает дизайн сайта по техническому заданию (приложение № 1)
Исполнитель работает с 09:00 до 18:00 в будние дни
Исполнитель сдает готовую работу до 29 мая 2026 года
Заказчик выплачивает оклад 50 000 руб. дважды в месяц
Заказчик оплачивает 100 000 руб. после подписания акта сдачи-приемки
Исполнитель соблюдает правила внутреннего трудового распорядка
Исполнитель самостоятельно определяет порядок и способ выполнения работы
Исполнителю предоставляется оплачиваемый отпуск 28 дней
Исполнитель не претендует на гарантии по ТК РФ (отпуск, больничный)
Дополнительно рекомендуется включить в договор обязательные пункты о том, что исполнитель применяет режим НПД и обязуется выставлять чеки из приложения «Мой налог», а также обязуется уведомить об утрате статуса в течение трех дней. Оплата производится после подписания акта сдачи-приемки.
Следует избегать терминов «работодатель», «работник», «зарплата», «должность», «рабочее место», «дресс-код», «корпоративная почта».
Судебный прецедент
Решение в отношении ООО «Фаворит» (Саратовская область). ФНС доначислила 2,2 млн руб. НДФЛ, 400 000 руб. пеней и 500 000 руб. штрафа, поскольку все привлеченные самозанятые зарегистрировались одновременно, других заказчиков у них не было. Также они рассказали, что проходили собеседование и стажировку, подчинялись графику и получали зарплату дважды в месяц. В итоге суд поддержал налоговиков.
По данным картотеки арбитражных дел около 70–80% решений по подобным спорам суды выносят в пользу ФНС. Решение выносится в пользу бизнеса, только если договор составлен корректно и отношения реально гражданско-правовые.
Пять правил безопасной работы с самозанятыми
- Давать разовые задачи с конкретным результатом, а не постоянную трудовую функцию.
- Не обеспечивать условия труда — рабочее место, техника, расходники — должны оплачиваться за свой счет.
- Платить по факту выполненной работы, а не в фиксированные даты.
- Следить, чтобы суммы вознаграждения от месяца к месяцу отличались.
- Убедиться, что у исполнителя есть и другие заказчики.
Когда договор обязателен, а когда нет
Закон не требует во всех случаях заключать именно письменный договор с самозанятым. Следует ориентироваться на сумму и сложность.
Письменный договор ГПХ необходим, если:
- оплата крупная;
- сотрудничество долгосрочное;
- исполнитель получает доступ к конфиденциальным данным;
- нужно зафиксировать ТЗ, сроки, гарантии и ответственность.
Без письменного договора можно обойтись при разовой услуге до 10 000 руб. с немедленным исполнением (например, ремонт крана за 3000 руб.). Но легальность сделки в любом случае должен подтверждать чек из «Мой налог». Устная договоренность — это риск: без договора не получится доказать условия сделки в суде и списать расходы.
Пошаговая инструкция: как заключить договор
Шаг 1. Собрать документы исполнителя: паспорт (главная страница и прописка), ИНН, справка о постановке на учет как плательщика НПД, банковские реквизиты, телефон и email.
Шаг 2. Подготовить договор. Предмет — конкретный результат (не трудовая функция), срок — дата сдачи работы (не график присутствия), оплата — после акта приемки (не дважды в месяц). Добавить условие об НПД и обязанности выставлять чеки.
Шаг 3. Подписать документы. Следует обменяться оригиналами по почте, ЭДО или подписать договор лично.
Ответы на частые вопросы
Чем отличается трудовой договор от договора с самозанятым?
Трудовой дает работнику отпуск, больничный, взносы в СФР и другие гарантии по ТК. Договор с самозанятым ничего этого не предусматривает — отношения регулируются ГК РФ и законом об НПД.
Как правильно обозначить самозанятого в договоре?
Следует написать так: «Ф. И. О., ИНН, зарегистрированный в качестве плательщика налога на профессиональный доход (самозанятый), далее — Исполнитель».
На основании чего действует самозанятый?
На основании постановки на учет в ИФНС как плательщика налога на профессиональный доход.
Кто платит налог по договору с самозанятым?
Самозанятый: 4% с дохода от физлиц и 6% от организаций и ИП. Заказчик ничего не удерживает.
Нужна помощь с оформлением работников и ведением бухгалтерии? Наши специалисты помогут с этими вопросами. Оставьте заявку — проконсультируем по нашим услугам и подберем оптимальный тариф.