Оптимизация процессов. Часть 1
Процессный подход нужен для повышение производительности и устранение потерь.
Разберем Процесс выставления счета на оплату услуг лаборатории.
Как это выглядит обычно (As-Is) можно увидеть вверху картинки.
Казалось бы, процесс линейный и понятный. Но если расписать его дальше по шагам, мы увидим бюрократическую цепочку:
1.Сотрудник лаборатории регистрирует заявку и формирует список работ.
2.Руководитель лаборатории проверяет этот список.
3.Список передается в бухгалтерию.
4.Бухгалтер вручную переносит данные и формирует счет на оплату.
5.Счет идет на проверку и подпись к главному бухгалтеру.
6.Счет идет на подпись к генеральному директору.
7.И только теперь счет отправляется заказчику.
Где мы теряем время и деньги?
Если изобразить этот процесс на диаграмме с «дорожками», потери становятся очевидными:
- Главный бухгалтер и Генеральный директор тратят свое дорогое время на проверку документа, в сути которого они не разбираются. Они не знают, соответствуют ли заявленные испытания прайс-листу или договору. Это знает только руководитель лаборатории. Проверка реквизитов не стоит времени топ-менеджмента.
- Бухгалтер выступает в роли «живого копира», механически перенося данные из списка работ в шаблон счета. Это лишняя сущность и риск человеческой ошибки при переносе данных.
- Сотрудник лаборатории простаивает. Пока счет «путешествует» по кабинетам на подпись, он не может завершить задачу и отправить документ клиенту. Прохождение процесса затормаживается.
Как должно быть (To-Be):
Мы можем радикально сократить эту цепочку, убрав лишних посредников и распараллелив задачи:
- Сотрудник лаборатории, работающий с заявкой, сам формирует и счет на оплату на основе утвержденного прайс-листа или договора.
- Он же подписывает счет (на основании приказа по организации или доверенности).
- Счет мгновенно отправляется заказчику.
- Проверка руководителем лаборатории идет параллельно и не блокирует отправку. В 95–99% случаев ошибок нет, а если они есть, их можно скорректировать потом (например, отправив уточняющий счет), но мы не тормозим всё время основной процесс.
Итог: вместо 5 участников процесса и дней ожидания мы получаем 1 исполнителя и несколько минут работы.
