На сайте красуется тариф «от 99 рублей за подписание» или «лицензия на сотрудника — 1000 рублей». Компания считает бюджет, закладывает 30 тысяч, подписывает договор. А через месяц–два выясняется, что внедрение, доработки, интеграции, обучение и поддержка тянут еще на плюс 300 тысяч.
Рассказываем, почему так, к сожалению, происходит на что обратить внимание, чтобы не попасть в эту ловушку.
Что обычно не включают в базовую цену, но потом выставляют доп.счёт
Интеграция с 1С. В тариф может быть включена только односторонняя отправка документов. А двусторонняя синхронизация статусов, выгрузка подписанных документов обратно в 1С — уже за отдельные деньги. Иногда интеграция вообще не входит в базовый пакет и оплачивается как отдельный проект.
Перенос данных. У вас уже есть кадровая база: сотрудники, должности, история приказов. Перенос этих данных из старых систем в новый КЭДО — это работа, которая часто не входит в стоимость лицензии.
Обучение сотрудников. Вендор показывает демо, убеждает, что «всё интуитивно понятно». Но когда система запущена, выясняется, что сотрудникам нужна инструкция, а поддержка отвечает на вопросы только платно. Или обучение включено в тариф, но только для двух человек, а остальных нужно обучать за дополнительные деньги.
Настройка маршрутов под ваши процессы. В демо показывают идеальный маршрут: заявление на отпуск → согласование → подпись. А у вас в компании несколько юрлиц, матричная структура, разные уровни доступа. Настройка реальных маршрутов под ваши задачи часто оказывается за пределами базового тарифа.
Техническая поддержка. В базовом тарифе может быть поддержка только в рабочие дни и по email. Если нужна поддержка 24/7 или срочное решение проблем — это уже другой тариф.
Изменение стоимости после первого года. Многие вендоры дают скидку на первый год, а потом поднимают цену в два-три раза. К этому моменту вы уже настроили процессы, обучили сотрудников, и переходить на другой сервис сложно и дорого.
Как не попасть на скрытые расходы
До подписания договора задайте вендору прямые вопросы:
- Что входит в стоимость лицензии? Распишите по пунктам.
- Включена ли интеграция с нашей версией 1С? Двусторонняя?
- Сколько стоит перенос данных из текущих систем?
- Обучение сотрудников входит в тариф или оплачивается отдельно?
- Как часто можно менять маршруты согласования? Это делаем мы или только вы за деньги?
- Какая поддержка входит в базовый тариф? Какая стоимость расширенной поддержки?
- Зафиксируйте цену на 2-3 года, чтобы она не выросла после первого года.
Попросите коммерческое предложение с детализацией всех работ. Не соглашайтесь на общие фразы «всё включено».
Что делать, чтобы не переплатить
Лучший способ — не доверять красивым цифрам на сайте, а изучить реальный опыт тех, кто уже прошёл этот путь. Сравните сервисы не по стартовой цене, а по полной стоимости владения за 2-3 года. Узнайте, сколько реально платят компании с вашим штатом и вашими процессами.
Мы подготовили подробное сравнение сервисов КЭДО по 35+ критериям, которое поможет вам подобрать варианты для ваших задач.
📥 Скачать сравнение сервисов КЭДО.
А если вы хотите увидеть, как работает КЭДО без скрытых платежей и с прозрачной стоимостью, — запишитесь на онлайн-демонстрацию. Эксперт Nopaper покажет работу системы на ваших задачах и ответит на все вопросы.