Всё началось с простого вопроса
На первой неделе работы новый генеральный директор попросил подготовить список всех сервисов, которыми пользуется компания.
Ничего необычного.
Абсолютно нормальная управленческая задача.
Какие системы используются?
Где хранятся данные?
Какие лицензии оплачиваются?
Кто имеет доступ?
Какие подрядчики обслуживают инфраструктуру?
Казалось бы, собрать такую информацию можно за пару часов.
Максимум за день.
На практике на это ушло почти два месяца.
И это была не маленькая компания с сотней филиалов по стране.
Обычный средний бизнес.
Первый тревожный звонок прозвучал сразу
Когда начали собирать информацию, выяснилось, что единого списка систем не существует.
Вообще.
Каждый отдел называл что-то своё.
Продажи работали в одной CRM.
Маркетинг использовал несколько сторонних сервисов.
Бухгалтерия – отдельные программы.
Логистика – свои инструменты.
Часть сотрудников пользовалась облачными решениями, о которых руководство даже не знало.
Через несколько дней появился первый список.
Потом второй.
Потом третий.
Каждый новый вариант был длиннее предыдущего.
Именно так обычно выглядит теневое ИТ.
Самые опасные системы – те, про которые никто не знает
Есть одна ошибка, которую бизнес допускает постоянно.
Собственники думают, что инфраструктура состоит из серверов, компьютеров и пары программ.
На самом деле современная компания обрастает сервисами как корабль ракушками.
Каждый новый сотрудник.
Каждый подрядчик.
Каждый руководитель отдела.
Каждый проект.
Все понемногу добавляют что-то своё.
Сервис аналитики.
Платформа рассылок.
Облачное хранилище.
Конструктор документов.
Онлайн-бухгалтерия.
Корпоративный мессенджер.
Система управления задачами.
Через несколько лет никто уже не понимает полную картину.
Компания пользуется десятками цифровых инструментов.
Но управляет ими фактически никто.
Самая неприятная находка оказалась не в серверах
Когда начали проверять доступы, всплыли интересные детали.
Несколько важных сервисов были зарегистрированы на личные почты бывших сотрудников.
Часть лицензий покупалась с корпоративных карт сотрудников, которые давно уволились.
Некоторые аккаунты вообще оформлялись на подрядчиков.
Один из критически важных сервисов для бизнеса оказался привязан к номеру телефона человека, который ушёл из компании почти три года назад.
И вот тут начинается настоящая проблема.
Потому что бизнес уверен, что владеет своими системами.
А на практике иногда даже не имеет к ним полного доступа.
Теневое ИТ появляется не из-за злого умысла
Важно понимать одну вещь.
Обычно никто специально не создаёт хаос.
Наоборот.
Всё начинается с хороших намерений.
Сотруднику нужно быстро решить задачу.
Он находит удобный сервис.
Регистрируется.
Начинает работать.
Потом подключаются коллеги.
Потом появляется зависимость от системы.
Через год сервис становится частью бизнеса.
Через три года никто уже не помнит, кто его подключал.
Через пять лет оказывается, что компания тратит на него сотни тысяч рублей в год.
И никто толком не знает, кто отвечает за этот инструмент.
Я вижу такие истории регулярно.
И почти всегда корень проблемы одинаковый.
Инфраструктура росла быстрее, чем управление ею.
Бизнес часто считает ИТ техническим вопросом
На самом деле это давно не так.
Когда компания не знает полный перечень своих систем, это уже не проблема айтишников.
Это управленческая проблема.
Представьте другую ситуацию.
Вы спрашиваете финансового директора:
– покажите список всех банковских счетов компании.
А он отвечает:
– сейчас попробуем собрать информацию.
Звучит странно?
Очень.
Но когда речь заходит про ИТ, многие считают такую ситуацию нормальной.
Хотя современные цифровые сервисы давно стали активами бизнеса.
Иногда даже более важными, чем оборудование в офисе.
Самый опасный момент наступает во время изменений
Пока всё работает, проблема может оставаться незаметной годами.
Но как только начинается серьёзное изменение, хаос всплывает наружу.
Смена собственника.
Смена генерального директора.
Продажа бизнеса.
Аудит.
Слияние компаний.
Выход на новый рынок.
И вдруг выясняется, что никто не понимает реальное устройство инфраструктуры.
В этот момент бизнес начинает терять время.
Много времени.
А время руководителей всегда стоит дорого.
Настоящий контроль выглядит скучно
Многие представляют зрелое ИТ как дорогие серверы, сложные схемы и модные технологии.
На практике всё гораздо прозаичнее.
Хорошее управление начинается с элементарных вещей.
Понятно:
– какие системы используются
– кто за них отвечает
– кому принадлежат аккаунты
– где находятся доступы
– какие лицензии оплачиваются
– какие подрядчики имеют права доступа
Звучит скучно.
Но именно на таких скучных вещах строится управляемость бизнеса.
Потому что компания должна зависеть от своих процессов.
А не от памяти сотрудников, которые когда-то что-то настраивали.
Главная проблема теневого ИТ
Она не в деньгах.
Не в безопасности.
И даже не в технологиях.
Главная проблема в том, что руководство начинает принимать решения вслепую.
Когда директор не знает, какими цифровыми активами владеет компания, он не контролирует часть бизнеса.
Просто не видит её.
Именно это выяснилось в той истории.
Через два месяца список сервисов всё-таки собрали.
Доступы восстановили.
Лицензии пересчитали.
Аккаунты перевели на компанию.
Но после этого новый директор сказал очень интересную фразу:
– я думал, что принимаю компанию. Оказалось, что сначала пришлось понять, чем она вообще управляется.
А если завтра попросить в вашей компании полный список всех сервисов, лицензий, аккаунтов и доступов – сколько времени уйдёт на его подготовку?