Смена сотрудника, отвечающего за малоценные основные средства, которые списаны в расходы и числятся за балансом, - одна из тех задач в «1С:Бухгалтерии», где стандартные механизмы не справляются автоматически. Если просто изменить поле «МОЛ» в справочнике, 1С не перенесет остатки. Как корректно отразить операцию в учете и не потерять контроль?
Возврат малоценного ОС от старого МОЛ
Первым шагом надо «вернуть» объект на склад или в зону ответственности организации, чтобы разорвать связь с предыдущим материально-ответственным лицом. Перейдите в раздел «Склад», откройте «Списание материалов из эксплуатации» и нажмите «Создать». В шапке документа укажите дату передачи (дату смены МОЛ) и выберите подразделение, за которым закреплено малоценное ОС. На вкладке «Инвентарь и хозяйственные принадлежности» нажмите «Добавить».
В колонке «Номенклатура» выберите малоценное основное средство. В колонке «Партия» укажите документ, на основании которого объект передавался в эксплуатацию. В поле «Физическое лицо» выберите старого МОЛ (сотрудника, с которого списывается ОС). Укажите количество возвращаемых единиц. Проведите документ. Этот шаг позволяет зафиксировать факт возврата имущества от сотрудника и обнулить его ответственность за данный объект.
Принятие возвращенного ОС к учету
Поскольку объект учитывается за балансом, для отражения смены ответственного лица надо создать новую техническую запись о его наличии. Это делается через ручную операцию. Перейдите в раздел «Операции», выберите «Операции, введенные вручную» и нажмите «Создать». В табличной части документа нажмите «Добавить». В строке «Дебет» выберите забалансовый счет. В качестве аналитики создайте новый элемент справочника номенклатуры с видом «Малоценное оборудование и запасы».
При создании элемента установите переключатель «Порядок использования» в положение «В течение фиксированного срока» и укажите оставшийся срок полезного использования. Укажите количество и стоимость объекта. Колонки «Кредит» и налоговые суммы («Сумма НУ Дт», «Сумма НУ Кт») не заполняются. Нажмите «Записать и закрыть». Этот шаг создает новую запись о наличии объекта на балансе организации, готовую к передаче новому сотруднику.
Передача малоценного ОС новому МОЛ
Завершающий этап - оформление выдачи имущества новому материально-ответственному лицу. Вернитесь в раздел «Склад», откройте «Передача материалов в эксплуатацию» и нажмите «Создать». В шапке документ в поле «от» укажите дату передачи новому МОЛ. Укажите склад и подразделение, где будет использоваться объект. На вкладке «Инвентарь и хозяйственные принадлежности» нажмите «Добавить». В колонке «Номенклатура» выберите то же малоценное ОС и укажите количество.
В поле «Физическое лицо» выберите нового сотрудника (нового МОЛ). В колонке «Способ отражения расходов» можно выбрать любой доступный вариант, так как стоимость уже была списана ранее. Это поле носит справочный характер для будущих операций. В колонке «Счет учета» выберите тот же забалансовый счет учета. Проведите документ. После учетная система будет корректно отображать малоценное основное средство за новым материально-ответственным лицом, сохраняя историю движения и аналитику по объекту.