Если использовать факсимиле на первичных документах, расходы могут признать документально не подтвержденными и, как следствие, доначислить налоги, пени и штрафы.
Почему?
С одной стороны, согласно п. 2 ст. 160 ГК РФ, использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.
Таким образом, если организация заключила с контрагентом соглашение (например, в тексте договора или отдельным документом), которое прямо разрешает использование факсимиле при подписании актов, счетов и иных документов, то с точки зрения гражданского права такое подписание будет действительным. При этом важно, чтобы само соглашение об использовании факсимиле было подписано собственноручными подписями сторон.
С другой стороны, согласно п. 1 ст. 252 НК РФ, расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты. Для налога на прибыль первичные документы должны соответствовать требованиям ст. 313 НК РФ и Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете". Статья 9 Закона № 402-ФЗ обязывает указывать в первичном документе подписи лиц, ответственных за совершение операции, с их фамилиями или иными реквизитами, позволяющими идентифицировать этих лиц. При этом все подписи в первичных документах должны быть проставлены от руки.
Подписывать факсимиле первичные документы, используемые в бухгалтерском и налоговом учете, недопустимо (п. 6, 7 ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, п. 69 ГОСТ Р 7.0.8-2025, утв. приказом Росстандарта от 28.01.2025 № 30-ст).
Минфин России категорически против использования факсимиле. В письме от 10.06.2021 № 03-11-11/45946 прямо указано: "Расходы, указанные в актах выполненных работ, оформленных с использованием факсимильной подписи, не могут быть учтены при определении объекта налогообложения". Этот вывод справедлив как для плательщиков УСН, так и для плательщиков налога на прибыль.
Ранее в письме от 13.04.2015 № 03-03-06/20808 финансисты разъяснили: при наличии факсимильной подписи руководителя "первичка" не признается оправдательным документом для целей налогообложения прибыли.
В письмах от 08.12.2017 № 03-03-06/1/81951, от 10.04.2019 № 03-07-14/25364 также подтверждено, что для формирования данных налогового учета необходимо наличие надлежащим образом составленных документов, а факсимиле – это не подпись ответственного лица.
Арбитражная практика по этому вопросу преимущественно в пользу налоговых органов.
Решения в пользу налоговых органов (использование факсимиле признано нарушением)
Некоторые суды поддерживают позицию Минфина России. Например, постановление Арбитражного суда Поволжского округа от 20.12.2021 № Ф06-11254/2021 указывает, что первичные документы, подписанные с использованием факсимиле, не могут считаться оформленными в соответствии с законодательством РФ.
В делах, где факсимиле использовалось в схеме формального документооборота, суды также встают на сторону налоговой (см., например, постановление АС Поволжского округа от 18.02.2020 № Ф06-57623/2020 и постановление АС Дальневосточного округа от 15.03.2019 № Ф03-939/2019). Судьи признали налоговую выгоду необоснованной ввиду нереальности операций, а факсимиле было одним из доказательств формальности. Верховный Суд РФ отказал налогоплательщикам в пересмотре этих дел (определения от 11.06.2020 № 306-ЭС20-9591, 15.07.2019 № 303-ЭС19-10067, от 13.08.2018 № 309-КГ18-11160 по делу № А60-29441/2017, от 19.12.2016 № 309-КГ16-16803 по делу № А71-6027/2015).
Решения в пользу налогоплательщиков
Встречаются решения, в которых суды не признают факсимиле основанием для отказа в учете расходов, особенно при наличии соглашения сторон и реальности хозяйственной операции. Например, постановлением Семнадцатого арбитражного апелляционного суда от 19.10.2018 № 17АП-13207/2018-АК признано, что факсимиле в предпринимательской деятельности используется, а негативные налоговые последствия только в связи с использованием контрагентом факсимиле не могут быть отнесены на налогоплательщика, тем более при наличии печати организации на документах и фактическом исполнении операций.
-------------
Статья написана по материалам сайта — 1С:ИТС
Получите бесплатно полный доступ к материалам сайта
Следите за новостями в телефоне? Подпишитесь на наш Telegram-канал.