Отчётные документы нужны не только тем, кто едет в командировку. Их часто запрашивают гости, которые сами оплачивают поездку, а потом передают чеки, ваучеры и прочее в бухгалтерию своей компании, чтобы получить компенсацию расходов полностью или частично.
Если вы принимаете таких жильцов, лучше заранее понимать, какие документы нужно предоставить и что в них должно быть. Чем точнее заполнены данные, тем проще подтвердить расходы на проживание.
Что требуется
Если вы указали в настройках объекта, что выдаёте отчётные документы, то по запросу необходимо предоставить:
- документ, подтверждающий оплату оставшейся части от общей стоимости проживания;
- документ, подтверждающий факт проживания по месту аренды.
Оплату оставшейся суммы подтверждают:
- расписка о получении денег – вместо чека, если арендодатель – физическое лицо, не зарегистрированное в качестве ИП или самозанятого.
Какие документы подтверждают проживание
Это может быть как договор аренды, так и справка о проживании в свободной форме. Главное, чтобы присутствовала следующая информация:
– Кто выдал справку
- ИНН, КПП, ОГРН – для юридических лиц;
- ФИО, ИНН, ОГРНИП – для ИП;
- ФИО, адрес регистрации, ИНН – для самозанятых.
– Детали бронирования
- Адрес объекта бронирования;
- название отеля и тип номера – для отелей;
- ФИО гостя полностью;
- даты заезда и выезда.
– Дата выдачи справки.
– Должность, ФИО, подпись ответственного и печать, если она есть.
Для классифицированных объектов особенно важно, чтобы в документе были указаны название отеля и тип номера.
Примерами документов в посуточной аренде поделились партнёры Суточно.ру – Алексей Иванов и Алексей Банкин.
Этого комплекта обычно достаточно, чтобы подтвердить расходы на проживание в бухгалтерии компании. При этом внутренние требования у работодателей могут различаться.
«По документам чаще всего просят кассовый чек и договор на проживание. Есть категории, которым требуется расширенный пакет документов. В него входят:
- кассовый чек,
- договор,
- акт приёма-передачи,
- справка о том, что проживали без питания и допуслуг (образец ниже);
- прайс-лист.
Вместо прайс-листа, так как у нас его нет, мы обычно выдаём документ, который называется «Положение о динамическом ценообразовании». В нём указаны параметры, как формируется цена, и почему она не может быть фиксирована на какой-то период».
Пример документов в отелях
Какие документы запрашивает работодатель
Ниже – пример документов от Суточно.ру, которые обычно нужны компаниям для подтверждения расходов на проживание. Это ваучер бронирования и кассовый чек.
Что важно проверить перед выдачей
Перед тем как отправить документы гостю, проверьте, чтобы во всех бумагах совпадали ФИО, адрес объекта, даты заезда и выезда, а также сумма оплаты, если она указана в документе. Даже небольшие расхождения могут вызвать вопросы у бухгалтерии компании, которая будет рассматривать документы на компенсацию.
Проверьте, что в документах указаны только те данные, которые нужны для подтверждения оплаты и проживания, и что все сведения передаются в соответствии с законом о персональных данных.
Для самозанятых важно корректно сформировать чек в приложении или на сайте «Мой налог» и передать его в бумажном или электронном виде. Для остальных случаев – чтобы по платёжному документу было понятно, кто принял оплату, в каком размере и за что именно она внесена.
Как указать в объявлении, что вы выдаёте отчётные документы
Чтобы тот, кто бронирует, заранее видел, можно ли запросить у вас отчётные документы – укажите это в настройках объявления. Где это настроить?
- Нажмите на шестерёнку у объявления.
- Выберите «Все настройки бронирования» – откроется описание объявления.
- Кликните на блок «Отчётные документы».
- Нажмите на редактирование (значок карандаша). В выпадающем меню выберите один из вариантов: «Предоставляю (без доплаты)», «По запросу» или «Не предоставляю».
Рекомендуем подробно указать в описании, какие именно документы вы предоставляете. Например, кассовый чек, чек из приложения «Мой налог», договор аренды, справку о проживании, ваучер, акт или прочие. Так гость сможет ещё до бронирования согласовать пакет документов со своей бухгалтерией, а арендодатель – избежать споров после проживания. Если перечень не указан – выиграет тот вариант, где всё прописано.
Если вы работаете с такими запросами регулярно, удобнее один раз подготовить шаблоны документов и заполнять их перед отправкой. Это сэкономит время и вам, и жильцу.