Если сотрудник получил деньги под отчет, но не подтвердил расходы и не вернул остаток, такие суммы могут стать его облагаемым доходом. Но НДФЛ и страховые взносы начисляются не в день выдачи подотчета, а в момент, когда задолженность фактически списана работодателем.
Подотчетные суммы сами по себе не являются доходом работника. Организация выдает их не как оплату труда и не как вознаграждение, а для выполнения служебного задания: покупки товаров, оплаты услуг, командировочных расходов или других нужд компании.
Но если сотрудник не отчитался за полученные деньги, не подтвердил расходы документами и не вернул остаток, ситуация меняется. Невозвращенные суммы могут быть признаны доходом физического лица, с которого нужно исчислить НДФЛ и страховые взносы.
Арбитражный суд Московского округа в постановлении от 05.05.2026 № Ф05-24985/2023 по делу № А40-89092/2022 указал: моментом налогообложения в такой ситуации является не дата выдачи денег под отчет, а момент списания работодателем задолженности сотрудника. Именно тогда прекращается обязанность работника вернуть деньги, а значит, появляется основание квалифицировать сумму как доход физлица.
📌 Почему дата выдачи подотчета не считается датой дохода
Когда работодатель выдает деньги под отчет, у сотрудника появляется обязанность отчитаться за их использование или вернуть неиспользованный остаток.
На этом этапе работник не получает экономическую выгоду для личного распоряжения. Деньги переданы ему на нужды организации и должны быть подтверждены авансовым отчетом, кассовыми чеками, накладными, актами, билетами, квитанциями или другими документами.
Поэтому сама выдача подотчетных сумм еще не означает, что у работника возник доход, облагаемый НДФЛ и страховыми взносами.
⚠️ Когда подотчет превращается в доход сотрудника
Проблема возникает, если сотрудник:
- не представил авансовый отчет;
- не подтвердил расходы первичными документами;
- не вернул остаток подотчетных сумм;
- использовал деньги не на нужды организации;
- имеет задолженность, которую работодатель решил списать.
До момента списания у работодателя сохраняется право требовать возврата денег. У работника, соответственно, сохраняется обязанность вернуть сумму или подтвердить ее расходование.
Но когда работодатель списывает задолженность, обязанность работника вернуть деньги прекращается. С этого момента сумма может рассматриваться как экономическая выгода сотрудника и его доход.
🧾 Что решил суд
Суд указал, что в случае невозвращенного подотчета моментом налогообложения является момент списания задолженности работодателем.
Именно списание означает, что работник больше не должен возвращать деньги организации. Поэтому появляется основание квалифицировать невозвращенную сумму как доход физического лица.
Такой подход важен для бухгалтерии: если начислить НДФЛ и взносы сразу в день выдачи подотчета, это будет преждевременно. Пока долг не списан и работник обязан вернуть деньги, доход еще не сформирован.
💰 Нужно ли начислять НДФЛ
Да, если задолженность по подотчетным суммам списана и работник больше не обязан возвращать деньги, сумма признается его доходом.
Работодатель в такой ситуации выступает налоговым агентом по НДФЛ. Налоговые агенты обязаны удержать исчисленную сумму налога непосредственно из доходов налогоплательщика при их фактической выплате. Это следует из ст. 226 НК РФ.
На практике это означает, что после признания дохода работодатель должен исчислить НДФЛ и удержать его из ближайших денежных выплат работнику, если такая возможность есть.
Если удержать налог невозможно, нужно действовать по правилам НК РФ для случаев невозможности удержания НДФЛ.
🧮 Нужно ли начислять страховые взносы
Да, при списании невозвращенного подотчета в пользу работника у организации возникает риск начисления страховых взносов.
Судебная практика исходит из того, что если работник не подтвердил расходы и не вернул деньги, а работодатель списал долг, такая сумма становится выплатой в пользу физического лица в рамках трудовых отношений. Объектом обложения страховыми взносами признаются выплаты и иные вознаграждения в пользу физических лиц в рамках трудовых отношений и по отдельным гражданско-правовым договорам.
Поэтому списанную сумму нужно оценивать как доход работника, включаемый в базу по страховым взносам.
📄 Что важно оформить документально
Чтобы правильно определить момент налогообложения, важно не просто видеть «старый подотчет» в учете, а понимать, что с ним произошло.
Работодателю стоит оформить и хранить документы, подтверждающие:
- выдачу денег под отчет;
- срок, в который сотрудник должен был отчитаться;
- отсутствие авансового отчета или подтверждающих документов;
- требование вернуть неиспользованные суммы;
- объяснения работника, если они запрашивались;
- решение о списании задолженности;
- дату списания долга;
- отражение суммы в налоговом учете, НДФЛ и страховых взносах.
Без таких документов будет сложнее доказать, почему налог и взносы начислены именно в конкретном периоде.
🔎 Что проверить бухгалтерии перед начислением налогов
Перед тем как начислять НДФЛ и страховые взносы, нужно определить правовой и учетный статус задолженности.
🔹 Есть ли обязанность работника вернуть деньги
Если долг еще числится за сотрудником и организация продолжает требовать возврат, налогооблагаемый доход может еще не возникнуть.
🔹 Были ли подтверждающие документы
Если сотрудник представил документы, нужно проверить, можно ли признать расходы произведенными в интересах организации. Если документы подтверждают хозяйственные расходы, дохода у работника нет.
🔹 Принято ли решение о списании долга
Именно дата списания задолженности является ключевой для налогообложения по позиции суда. Поэтому важно, чтобы в учете была понятная дата и основание списания.
🔹 Есть ли выплаты, из которых можно удержать НДФЛ
После признания дохода работодатель должен удержать НДФЛ из доходов работника. Если сотрудник больше не получает выплат, нужно оценить порядок действий при невозможности удержания налога.
🔹 Как сумма попадет в отчетность
После списания долга сумму нужно корректно отразить в зарплатном и налоговом учете, а также в отчетности по НДФЛ и страховым взносам.
⚠️ Почему нельзя оставлять подотчет «висеть» без контроля
Длительно незакрытые подотчетные суммы — зона риска для работодателя. Налоговая может задать вопросы, если деньги выданы, авансового отчета нет, возврата нет, а организация годами не предпринимает действий.
Чтобы снизить риски, стоит регулярно проводить инвентаризацию расчетов с подотчетными лицами и контролировать сроки отчетности по выданным суммам.
Если сотрудник не отчитался, лучше не откладывать ситуацию, а документально урегулировать ее: запросить отчет, потребовать возврат, удержать долг в допустимом порядке или принять решение о списании с учетом налоговых последствий.
✅ Вывод
Подотчетные суммы не облагаются НДФЛ и страховыми взносами в момент выдачи, если они выданы на нужды организации и сотрудник обязан за них отчитаться.
Если же работник не подтвердил расходы, не вернул деньги, а работодатель списал задолженность, сумма становится доходом физического лица.
По позиции Арбитражного суда Московского округа, моментом налогообложения является дата списания задолженности, а не дата выдачи денег под отчет. Именно в этот момент нужно начислять НДФЛ и страховые взносы по незакрытому подотчету.
🧩 Совет эксперта Инфоком
Екатерина, ведущий консультант Инфоком:
«В 1С важно регулярно проверять задолженность по подотчетным лицам. Если суммы долго не закрываются авансовыми отчетами, нужно разобраться: сотрудник еще должен отчитаться, вернуть деньги или организация уже принимает решение о списании долга.
Перед начислением НДФЛ и взносов проверьте документы выдачи, авансовые отчеты, подтверждающие чеки, сроки возврата, документы инвентаризации и дату списания задолженности. Именно от даты списания будет зависеть период отражения дохода и налогов в учете и отчетности».
🤝 Инфоком поможет проверить подотчетные суммы в 1С
Если у вас в 1С есть незакрытые подотчеты, старые авансовые отчеты, зависшие задолженности сотрудников или вопросы по начислению НДФЛ и страховых взносов, специалисты Инфоком помогут разобраться.
Инфоком занимается сопровождением программ 1С, консультирует пользователей по работе в 1С и работает с организациями по всей России. Подключимся удаленно, проверим расчеты с подотчетными лицами, авансовые отчеты, налоговый учет и поможем корректно отразить операции в программе.
Нужна помощь по 1С / есть вопрос по 1С 👉 Обращайтесь в Инфоком
🔔 Следите за новостями в ВК. Клик сюда.
🔔 Следите за новостями в МАХ. Клик сюда.
Поставьте, пожалуйста, лайк, если статья понравилась и была полезной, чтобы другие тоже смогли её увидеть.
Подпишитесь на наш канал.
ИНФОКОМ | IT-услуги для Вашего бизнеса
Работайте эффективно в 1С.