«Мы уже пробовали менять систему — оказалось перенести можно только часть данных, а чтобы сохранить всю базу придется много доплачивать и долго ждать. В итоге пару месяцев поработали в двух МИС параллельно и сотрудники начали жаловаться на лишнюю работу. Решили откатиться обратно».
Одна из самых сложных ситуаций, с которой сталкиваются клиники и медицинские центры – это перенести всю накопленную информацию о клиентах на новую МИС или ERP систему.
ERP – от английского enterprise resource planning, планирование ресурсов предприятия – система управления всем бизнесом, которая организует не только медицинские данные, но и всю базу, коммуникацию с клиентами и аналитику, которые нужны для управления компанией.
Вы уже потратили время и ресурсы на тестирование разных вариантов, выбрали подходящий сервис, подготовили сотрудников и тут вдруг оказывается, что ваш предыдущий поставщик ПО просит оплатить перенос вашей же базы данных!
Компании, которые относительно недавно на рынке, часто переносят базу в ручную: пара месяцев работы в 2х системах параллельно позволяет сделать перенос данных плавным, администраторам достаточно просто перенести информацию о клиентах в процессе обработки новых визитов.
Но что делать, если вы на рынке больше 5 лет, к вам каждый месяц приходит от 500 посетителей и в базе больше 10 000 клиентов?
Современные ERP-системы позволяют импортировать данные в структурированном виде, а сам процесс перехода при правильной организации занимает не более недели. В этой статье — подробнее о подготовке клиники к переносу данных, чтобы процесс прошёл быстро и без лишней головной боли.
Как подготовить клинику к переносу данных в новую МИС?
Миграция данных часто затягивается не из-за технических сложностей, а из-за того, что можно было подготовить заранее. Вот пять вещей, которые стоит сделать до старта, чтобы переход прошел быстро и без сюрпризов.
1. Проверьте, как выгружаются данные из текущей системы. Уточните у своего поставщика: можно ли выгрузить всю базу целиком, в каком формате и есть ли за это дополнительная плата. Лучше узнать это до начала процесса и предоставить всю информацию техническим специалистам, которые будут переносить данные в новый сервис.
2. Проведите аудит базы. Пройдитесь по карточкам пациентов и найдите очевидные проблемы: дубли, незаполненные обязательные поля, записи без привязки к врачу или услуге. Чем чище база на входе, тем быстрее пройдет загрузка и тем меньше правок понадобится после.
3. Составьте список всего, что нужно перенести. Карточки пациентов и история визитов — это очевидно. Но кроме них есть справочники услуг и цен, шаблоны документов, настройки расписания, данные о сотрудниках. Зафиксируйте полный список заранее, чтобы ничего не потерялось в процессе миграции.
4. Назначьте ответственного внутри команды. Это человек, который будет координировать процесс на стороне клиники: отвечать на вопросы технической команды, собирать обратную связь от врачей и администраторов, проверять корректность данных после загрузки. Без такого человека процесс затягивается, потому что любые вопросы зависают без ответа на дни, а иногда и недели.
5. Запланируйте переход на спокойный период. Смена системы в разгар сезона или перед крупной волной корпоративных осмотров — не лучшая идея. Выберите две недели с предсказуемой нагрузкой, когда у команды есть ресурс разобраться с новым инструментом без лишнего стресса.
Если эти пять шагов сделаны до старта — переход с одной МИС на другую превращается из стрессового события в обычный рабочий процесс с понятными этапами и предсказуемым результатом.
А еще вы можете уточнить у нашего менеджера, как перенести данные в Клиентикс с того сервиса, в котором вы сейчас работаете: мы подскажем, как подготовиться, какие данные собрать и составим план действий. Оставьте заявку на сайте, и мы бесплатно выполним тестовый перенос безопасного фрагмента данных из вашей МИС, чтобы вы увидели, как это работает!