Кадровый учёт для индивидуальных предпринимателей (ИП) — это система оформления трудовых отношений с сотрудниками, которая включает ведение документов, соблюдение норм законодательства и подготовку отчётности. Если ИП нанимает работников по трудовому договору, он обязан вести кадровый учёт. Это позволяет избежать штрафов, правовых споров и обеспечить прозрачность отношений с персоналом.
Сферу трудовых отношений регулируют:
● Трудовой кодекс РФ;
● закон «О персональных данных» от 27.07.2006 №152-ФЗ;
● постановление Госкомстата от 05.01.2004 №1;
● приказы Росархива от 20.12.2019 №236 и №237.
Основные этапы кадрового учёта
- Приём на работу. Потребуется:
● заявление о приёме на работу;
● трудовой договор в двух экземплярах (один остаётся у работника);
● приказ о приёме на работу по форме Т-1;
● личный листок по учёту кадров (форма Т-2);
● трудовая книжка (если ведётся в бумажном виде);
● локальные нормативные акты (ЛНА).
2. Оформление локальных нормативных актов (ЛНА). К ним относятся:
3. Организационно-распорядительные документы
4. Документы по учёту рабочего времени
5. Дополнительные документы (по ситуации):
Риски при нарушении правил кадрового учёта
Отсутствие или неправильное оформление кадровых документов может привести к административной ответственности. Некоторые нарушения и штрафы:
Оптимизация кадрового учёта
Упрощённый порядок для микробизнеса
Для предпринимателей, чей бизнес относится к категории микропредприятий, предусмотрены послабления (закон от 03.07.2006 №348-ФЗ). Микробизнесом считаются предприниматели, если:
● численность нанятых сотрудников не превышает 15 человек;
● годовой доход — не выше 120 млн рублей.
Проверить, относится ли бизнес к микропредприятиям, можно с помощью сервиса Единый реестр субъектов МСП.
Особенности ведения кадрового учёта для микробизнеса:
● Отказ от локальных нормативных актов. Микропредприятия вправе полностью или частично отказаться от утверждения внутренних нормативных документов, за исключением ЛНА о временном переводе работников на дистанционную работу (ст. 309.2 ТК РФ). Например, такие ИП-работодатели могут обойтись без правил внутреннего трудового распорядка, положения об оплате труда, графика сменности и прочих ЛНА, регулирующих трудовые отношения.
● Типовая форма трудового договора. Для микропредприятий утверждена типовая форма трудового договора постановлением Правительства от 27.08.2016 №858. В ней уже есть почти все условия по работникам микропредприятия, включая дистанционных.
Важно: как только статус микробизнеса будет утрачен, предприниматель обязан в течение четырёх месяцев перейти к стандартному ведению кадрового учёта.
Дополнительные привилегии для ИП
Даже если ИП не относится к микропредприятиям, он может пользоваться дополнительными привилегиями для работодателя-физлица, которые закреплены в гл. 48 ТК РФ:
● Дополнительные основания для увольнения. Предприниматели вправе закрепить в трудовом договоре свои причины увольнения, если они не дискриминируют работников по полу, возрасту, национальности.
● Сокращённый срок уведомления об изменении условий трудового договора. Вместо двух месяцев — за 14 календарных дней.
● Сокращённый срок предупреждения об увольнении при сокращении штата или закрытии ИП. Предприниматель может сообщить работникам менее чем за два месяца и при этом не выплачивать выходное пособие.
● Право заключать срочные трудовые договоры. Ограничений нет, что удобно для сезонного или проектного характера работы.
Рекомендации:
● регулярно проводите аудит кадровых документов, чтобы своевременно выявлять ошибки и несоответствия требованиям законодательства;
● следите за изменениями в законодательстве;
● при необходимости обращайтесь к специалистам для консультации или помощи в ведении кадрового учёта.
Соблюдение правил кадрового учёта не только защищает от штрафов, но и способствует построению доверительных отношений с персоналом.