Что делать специалисту, если иностранный сотрудник сменил фамилию, получил новый паспорт, переоформил патент и т.п.
Почему работа с иностранцами вызывает столько сложностей
Работа с иностранными сотрудниками кажется простой только на первый взгляд. На практике даже небольшая ошибка в документах может привести к серьезным последствиям: от возврата уведомлений и проблем с проверками до штрафов в сотни тысяч рублей.
Особенно много вопросов возникает у специалистов, которые только начинают работать с иностранными гражданами. Информации в интернете много, но она часто противоречива и не учитывает практические нюансы. При этом реальные ситуации редко решаются по шаблонным инструкциям.
Например, при получении иностранцем нового патента. По закону увольнять не требуется — достаточно допсоглашения. Но почему тогда у многих иностранцев не принимают уведомление о заключении ТД в такой ситуации?
Или по закону указывают, что подать уведомление о приеме/расторжении необходимо в течение трех дней. Считается со следующего дня или с этого? По гражданскому кодексу отсчёт сроков со следующего дня, по трудовому — со дня заключения договора, на что опираться?
Миграционное законодательство — одна из самых быстро меняющихся и неоднозначных сфер кадровой работы:
- для разных категорий иностранных граждан действуют разные правила;
- порядок оформления зависит от статуса иностранца;
- одно изменение в документах может полностью поменять алгоритм действий работодателя;
- ошибки не заметны и не очевидны, даже когда опыт 10+ лет
- приходится учитывать Трудовой кодекс, 115-ФЗ, постановления Правительства, методические рекомендации МВД — и они могут противоречить друг другу
Именно поэтому кадровые специалисты и бухгалтеры должны уметь анализировать, видеть возможные риски и выбирать правильный алгоритм действий.
Что делать, если у иностранца меняются данные?
Для иностранного гражданина, работающего в России, это событие влечет за собой обязательную процедуру обновления разрешительных документов. Сама по себе ситуация рядовая, но почему-то чёткого и единого алгоритма у многих нет. А когда нет алгоритма, появляются сомнения, перепроверки, страх сделать не так. Давайте это исправлять. В этой статье мы подробно разберем, как законно и без последствий внести изменения в документы 😉
Что я подразумеваю под изменением личных данных — замена паспортных данных иностранного гражданина, влекущая необходимость корректировки разрешительных и учетных документов. То есть произошла какая-то ситуация, из-за которой поменялся паспорт, и теперь требуется поменять все остальные документы.
ФЗ № 115 «О правовом положении иностранных граждан в РФ» прямо обязывает иностранца вносить изменения в патент или разрешение на работу при смене персональных данных.
Логика проста: документ, удостоверяющий личность (паспорт), и разрешение на работу (патент) должны содержать идентичные сведения о владельце. Если женщина вышла замуж и сменила фамилию, а в патенте осталась старая девичья фамилия — юридически это означает, что документы принадлежат разным людям. Работодатель не сможет законно оформить такого сотрудника, а сам иностранец нарушает миграционное законодательство.
Изменения в паспортных данных
Какие паспортные данные могут измениться? Девушка поменяла фамилию после замужества. Или иг потерял паспорт. Или просто пришло время получать новый. В данном случае процесс внесения изменений довольно прост.
Паспорт может быть заменен в своей стране или без выезда из РФ (в консульстве).
Имейте ввиду, есть ряд стран, которые разрешают менять только на территории своего государства. И поэтому иностранцу придется ехать домой. При возвращении по новому паспорту миграционная карта у него уже будет новая, но все остальные документы придется менять. Как вы понимаете, на миграционный учет в любом случае придется вставать заново, поэтому он также окажется обновленным.
А если паспорт иг получил в консульстве, то данные в миграционной карте поменять не удастся. Миграционную карту никак нельзя поменять на территории РФ. То есть либо пересечение, либо она остается на старый паспорт и необходимо будет в каких-то ситуациях подтверждать, что это действительно старый паспорт, а не подделка мк.
Какие документы придется менять / вносить изменения?
Все!😄 Кроме дактилоскопии
ВИЗА
Когда говорим про визовых иностранцев, то не забываем про визу, поменять ее необходимо в соответствии с паспортом. Потому что если виза действует на старый паспорт, иностранец в РФ не может находиться, это нарушение.
РНР или ПАТЕНТ
📝 Согласно законодательству, иностранный гражданин обязан обратиться в отдел трудовой миграции в течение семи рабочих дней после изменения данных. Закон устанавливает жесткие временные рамки. Отсчет срока зависит от того, где именно произошло событие:
- Если смена данных произошла на территории РФ, то 7 рабочих дней считаются со дня получения нового паспорта.
- Если смена данных произошла за границей, то отсчет начинается с момента въезда в Российскую Федерацию.
Иностранному гражданину необходимо сделать перевод нового паспорта, заполнить заявление и подать его в отдел трудовой миграции. После принятия заявления отделом трудовой миграции новый патент выдается в течение десяти рабочих дней. В некоторых случаях этот срок сокращается до пяти рабочих дней, если имеется ИНН.
Причем, при выдаче измененного патента другие данные останутся прежние (номер, серия, дата выдачи). Изменятся именно паспортные данные.
Получив новый патент, иностранный гражданин должен передать его специалисту отдела кадров или другому ответственному лицу, которое внести соответствующие изменения в трудовой договор путем составления дополнительного соглашения. Никаких особенностей в составлении дополнительного соглашения нет. Главное — убедиться, что включены актуальные паспортные данные и номер нового патента.
Никаких уведомлений от отдела трудовой миграции о внесении изменений в трудовой договор не предусмотрено. Мы следим за патентом всегда и своевременно вносим изменения в трудовой договор.
За пропуск этих 7 дней или полное игнорирование процедуры законодательством предусмотрена административная ответственность по ч. 4 ст. 18.10 КоАП РФ. Штраф составляет от 4 000 до 5 000 рублей. В некоторых случаях (особенно при грубых нарушениях) это может повлечь выдворение за пределы страны или запрет на въезд.
МИГРАЦИОННЫЙ УЧЕТ
Опять же, если иностранец паспорт поменял за границей, тут всё понятно — новая миграционная карта, новый миграционный учёт.
Но если паспорт получен в консульстве, то, разумеется, необходимо поменять миграционный учёт, потому что в миграционном учёте сохранятся старые данные.
ИНН
Обратиться в налоговую и внести изменения в базу, чтобы существующий ИНН привязать к новому паспорту. Если оформить новый, то будет задвоение ИНН. Это проблема, потому что иностранцы начинают теряться при оплате НДФЛ. Не тот ИНН ввел, платеж не зачли, патент перестал действовать.
СНИЛС
То же самое со СНИЛС. Необходимо именно внести изменения, иначе будет два СНИЛС. От чего появляются сложности с СФР, с пенсией. Отчёты могут не биться.
ДАКТИЛОСКОПИЯ
Есть единственное исключение, где не нужно вносить изменения, это дактилоскопия. Дальше описываю с точки зрения практики, так как в законодательстве этот момент не описан.
Дактилоскопия очевидно также должна привязываться к паспорту. Но не только. Данные дактилоскопии хранятся в цифровом профиле иностранца. Как вы понимаете, цифровой профиль не создают под каждый новый паспорт, у иностранного гражданина он один. В профиль добавят информацию о новых паспортных данных, как только иностранец о них сообщит. И дактилоскопия автоматически «подтянется».
Представляете, за таким простым действием как «вышла замуж и взяла фамилию мужа» скрывается столько тонкостей, что вы потом три дня разбираетесь, что делать с патентом, ИНН и СНИЛС.
Если на каком-то этапе ошибиться или пропустить срок, иностранец может запросто получить административку. А это уже серьезно, за 2 административки — выдворение, потеря прав работать.
Кто расскажет иностранцу об этой бюрократической цепочке? Только вы. Если у нас может порой голова пойти кругом, то им намного тяжелее. Поэтому я считаю, что очень классно, когда специалист может поддержать, помочь и направить.
Пошаговая инструкция как внести изменения в патент или РНР
(Сохраняйте 😉)
Процедура проводится в подразделении МВД, которое выдавало патент или разрешение на работу (РНР). Обратиться в любое отделение по месту жительства не получится, только «родное».
Шаг 1. Какие понадобятся документы:
- Заявление установленного образца (пишется на месте в подразделении или скачивается онлайн)
- Новый паспорт
- Нотариально заверенный перевод нового паспорта
- Старый патент / разрешение на работу (тот документ, который действует на текущий момент)
- Миграционная карта
- Чеки об уплате НДФЛ (для патентников)
- Миграционный учет (его предоставление не обязательно, но очень многие требуют)
Шаг 2. Обращение в МВД
Подать заявление можно тремя способами:
- Лично в территориальный орган МВД, выдавший патент.
- Через Многофункциональный миграционный центр (ММЦ «Сахарово» — для Москвы).
- Через ФГУП «ПВС» МВД России (для регионов).
Сотрудники МВД проверят данные по базам, в том числе отсутствие задолженностей и нарушений.
Шаг 3. Получение обновленного документа
После рассмотрения заявления выдадут патент или разрешение на работу с уже актуальными данными. Старый документ лучше сохранить — он подтверждает непрерывность трудового стажа и легальность нахождения в период подачи заявления.
Шаг 4. Уведомить работодателя
После получения нового патента / РНР передать его специалисту отдела кадров или другому ответственному лицу для внесения изменений в трудовой договор.
Вам не нужно запоминать эту инструкцию, достаточно ее сохранить на будущее. Хотя казалось бы, зачем специалисту это надо, когда замена документов напрямую касается только самого иностранного сотрудника.
Повторюсь, вы — единственный, кто видит полную картину и отвечает за отсутствие проблем в компании, которые могут возникнуть по неосторожности.
Иностранец видит паспорт. Налоговая видит ИНН. МВД видит патент. СФР видит СНИЛС.
Никто из них не соединяет эти точки в одну цепочку. Никто иностранцу не объяснит на понятном языке, что от него требуется. Только вы. В нужный момент просто дадите инструкцию иностранцу и скажете: «Езжай туда, возьми это, сделай так». И он всё сделает. А вы будете спокойны.
Нужно ли увольнять сотрудника и заново оформлять прием на работу при смене патента? Или доп.соглашение?
Следующий важный вопрос касается необходимости увольнения работника по старому патенту и последующего оформления его по новому документу. Согласно действующему законодательству, такой процедуры не предусмотрено. Достаточно составить дополнительное соглашение к трудовому договору.
К счастью, в последнее время все больше отделов начинают признавать достаточность одного лишь дополнительного соглашения. И судебная практика это также подтверждает.
Тем не менее, в ряде случаев инспекторы продолжают требовать проведения процедур увольнения и последующего приема на работу. В таких ситуациях важно грамотно выстраивать общение с государственными органами, демонстрируя знание законодательства и готовность идти навстречу инспектору.
