В каких ситуациях передача учета сторонней компании оправдана, какие форматы аутсорсинга существуют и на что смотреть при выборе компании
Бухгалтерия — одна из тех функций, которые руководители предпочитают делегировать, чтобы сосредоточиться на развитии бизнеса.
Когда нужен аутсорсинг бухгалтерии
Обычно к передаче бухгалтерии сторонней организации приходят через одну из трех отправных точек.
- Проблема. Штатный бухгалтер уволился в разгар отчетной кампании. Налоговая выставила штраф или заблокировала счет из-за ошибок. Сотрудники жалуются на задержки зарплаты или неверные расчеты. Вскрылись факты мошенничества.
- Разочарование в штатном специалисте. Бухгалтер избегает ответственности, боится контакта с контролирующими органами, занимает пассивную позицию. Не способен дать экспертную оценку — в связи с недостатком квалификации, опыта или времени. Консервативен, сопротивляется изменениям, не успевает за ростом компании. Его компетенции сводятся к шаблонным операциям: начислить налоги, начислить заработную плату, сформировать и направить отчетность.
- Задача сократить затраты. Содержание штатного бухгалтера обходится в оклад, налоги, больничные, отпускные, а также расходы на обучение и софт. Аутсорсинг позволяет оплачивать только итоговый результат.
Бухгалтерское сопровождение ИП
Подготовим и сдадим вашу отчетность в срок, подскажем, на какой системе налогообложения наиболее выгодно вести бизнес, рассчитаем налоги и взносы.
Что представляет собой бухгалтерский аутсорсинг
Под бухгалтерским аутсорсингом понимается передача учетной функции (в полном объеме либо в части) специализированной компании. Принцип тот же, что и в любых других разновидностях аутсорсинга — IT-поддержке, подборе персонала: вы нанимаете подрядчика для непрофильной задачи.
Кому аутсорсинг не подходит
Есть два случая, когда передавать бухгалтерию сторонним подрядчикам не стоит.
Первый — руководитель-микроменеджер, привыкший контролировать каждый шаг и отдавать распоряжения устно, лично, «в глаза». Такой формат управления плохо совместим с дистанционной работой по регламентам.
Второй — компания с уникальными или нетипичными требованиями к учету. Бухгалтерская фирма работает как конвейер: процессы стандартизированы, автоматизированы, сотрудники обучены единым методикам. Любое отклонение от нормы требует ручного режима и удорожает обслуживание. При выборе аутсорсера стоит уточнить, с какими клиентами он работает преимущественно. Зачастую одни фирмы заточены на одном или нескольких направлениях: упрощенцах, селлерах маркетплейсов, производственных компаниях.
Форматы аутсорсинга
Более крупные бухгалтерские компании могут предложить клиентам больше разных вариантов сотрудничества.
- Полный аутсорсинг. Замена штатной бухгалтерии целиком. В этот вид входит ведение налогового и бухучета, расчет зарплаты, обработку первички, подготовку платежных поручений, сдачу всей отчетности. Дополнительно компании могут предлагать и другие услуги, например, оптимизацию налогов или юридическое сопровождение.
- Выборочный аутсорсинг. Инициатором чаще выступает главный бухгалтер, который хочет разгрузить себя и команду. Типичные причины: уйти от рутины к стратегическим задачам, не увеличивать штат, использовать в работе современные технологии без затрат на их внедрение, получить помощь со сложными участками учета. Популярные направления для делегирования — расчет зарплаты, сдача отчетности, кадровое делопроизводство.
- Главный бухгалтер на аутсорсинге. Такой вариант подходит для малого бизнеса, который активно растет, имеет непростой учет, но не может конкурировать за дорогих специалистов. В штате остаются исполнители с простыми функциями, а управление учетом передается вовне. Плюс — детальная формализация процессов и снижение зависимости от конкретного человека.
Как устроена работа в бухгалтерской компании
В крупных бухгалтерских компаниях присутствует разделение труда: за отдельный участок работы отвечает свой профильный специалист. Это повышает качество, исключает дублирование функций и снижает стоимость, потому что простые задачи не выполняют дорогие сотрудники.
Практически все бухгалтерские фирмы заявляют о том, что оказывают клиентам экспертную поддержку. Но на практике качественно оказывать ее могут немногие — для этого нужен избыток компетенций и разносторонний опыт.
Оценить уровень бухгалтерской компании можно на встрече. Когда эксперты занимают проактивную позицию: предлагают варианты, ищут пути улучшения, вдумчиво отвечают на вопросы — это хороший сигнал. Также полезной может быть подписка на информационную рассылку для клиентов. Если там присутствуют материалы с анализом рисков и практическими рекомендациями — такая компания внушает доверие.
Как контролировать подрядчика
Прозрачность работы — маркер надежной бухгалтерской компании. Клиенту должна быть доступна информация по рабочим задачам, а также возможность оперативно получать ответы по всем возникающим вопросам (чаще всего через персонального менеджера).
Компания, которая отвечает деньгами за качество, сама заинтересована в постоянном улучшении контрольных процедур.
Критерии выбора аутсорсера
Помимо стоимости обслуживания, стоит оценить:
- Возраст и масштаб. Компании с историей менее 7 лет и небольшим штатом часто не успевают выстроить зрелые процессы. Риски: отсутствие взаимозаменяемости, сбои в коммуникациях, слабый контроль качества.
- Технологичность. Стоит узнать, как организован контроль качества, как обеспечивается сохранность данных и конфиденциальность, как клиент будет обмениваться информацией с бухгалтерской компанией.
- Отраслевой опыт. Рекомендательные письма и отзывы от клиентов из нужной сферы подтверждают предыдущий опыт успешного сотрудничества.
Коротко о главном
Аутсорсинг бухгалтерии решает три типовые задачи: ликвидирует последствия проблем в штатной бухгалтерии, дает доступ к экспертизе, которой не хватает внутри, и оптимизирует затраты. Формат выбирают под конкретную ситуацию: полная передача учета, делегирование отдельных участков или привлечение главбуха на аутсорсинг.
Хотите оценить, подойдет ли вашему бизнесу бухгалтерский аутсорсинг? Обращайтесь — поможем разобраться, подберем формат обслуживания под ваши задачи и бюджет. Оставьте заявку на сайте, и мы свяжемся с вами.