ЕФС-1 объединяет несколько видов сведений, но ответственность за ошибки и просрочку зависит не от названия должности, а от того, кто в организации обязан сдавать конкретный раздел отчета. Разбираем, когда отвечать будет бухгалтер, когда кадровик, а когда — другое назначенное должностное лицо.
Форма ЕФС-1 часто воспринимается как один отчет. Но внутри нее находятся разные сведения: кадровые данные, сведения персонифицированного учета, информация о страховом стаже, а также расчет по взносам на травматизм.
Поэтому вопрос ответственности нельзя решать формально: «это отчетность — значит, отвечает бухгалтер» или «это кадровые сведения — значит, отвечает кадровик». Важно смотреть, за какой именно раздел формы допущено нарушение и на кого в организации возложена обязанность его представлять.
🧾 Почему ЕФС-1 нельзя считать одним отчетом с одним ответственным
Обновленная форма ЕФС-1 утверждена приказом СФР от 17.11.2025 № 1462. Полное название формы — «Сведения для ведения индивидуального (персонифицированного) учета и сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний». Приказ зарегистрирован в Минюсте России 18.12.2025 № 84665.
Форма состоит из нескольких блоков:
Раздел 1 включает сведения, связанные с трудовой деятельностью, страховым стажем, заработной платой отдельных категорий работников и дополнительными страховыми взносами.
Раздел 2 содержит сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.
Для разных разделов и подразделов установлены разные сроки сдачи. Например, сведения о приеме, увольнении, приостановлении или возобновлении трудового договора, а также о заключении или прекращении договора ГПХ по подразделу 1.1 нужно представить не позднее следующего рабочего дня после соответствующего события. А сведения о начисленных взносах на травматизм по разделу 2 сдаются не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным периодом.
То есть ЕФС-1 — это единая форма, но внутри нее фактически объединены разные виды отчетности.
👥 Кто отвечает за нарушение срока сдачи ЕФС-1
Ответственность по КоАП РФ несет должностное лицо, обязанное представить конкретные сведения.
Иными словами, штраф назначают не автоматически бухгалтеру или кадровику, а тому сотруднику, за которым закреплена обязанность по подготовке и сдаче соответствующего раздела или подраздела ЕФС-1.
На практике это может выглядеть так:
- кадровая служба обычно отвечает за сведения о трудовой деятельности: прием, перевод, увольнение, заключение и прекращение договоров ГПХ;
- бухгалтерия чаще отвечает за сведения, связанные со страховыми взносами, стажем, начислениями и расчетом взносов на травматизм;
- один сотрудник может отвечать сразу за несколько блоков ЕФС-1, если это прямо закреплено в должностной инструкции, приказе или ином внутреннем документе работодателя.
Главное — не название должности, а закрепленные обязанности.
Если в организации нет четкого распределения, может возникнуть спор: кто должен был сдать нужный подраздел, кто контролировал срок и кто допустил нарушение. Поэтому работодателю важно заранее оформить внутреннее распределение ответственности.
⚖️ Какие штрафы предусмотрены за нарушения по ЕФС-1
Размер ответственности зависит от того, какие сведения не представлены вовремя или представлены с ошибками.
📍 Раздел 2 ЕФС-1: взносы на травматизм
Если нарушен срок представления сведений о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний, должностному лицу грозит штраф от 300 до 500 рублей по ч. 2 ст. 15.33 КоАП РФ.
Такие сведения отражаются в разделе 2 формы ЕФС-1.
Обычно за этот блок отвечает бухгалтер или специалист, который ведет страховые взносы и отчетность в СФР.
📍 Раздел 1 ЕФС-1: сведения персонифицированного учета
Если в установленный срок не представлены сведения персонифицированного учета либо они представлены в неполном объеме или в искаженном виде, применяется штраф для должностного лица от 300 до 500 рублей по ч. 1 ст. 15.33.2 КоАП РФ.
Это касается сведений, необходимых для ведения индивидуального персонифицированного учета, за исключением случаев, которые отдельно выделены в ч. 2 этой же статьи.
📍 Подраздел 1.1 ЕФС-1: сведения о трудовой деятельности
За непредставление в срок сведений о трудовой деятельности либо представление неполных или недостоверных сведений предусмотрено предупреждение или штраф от 300 до 500 рублей для должностного лица по ч. 2 ст. 15.33.2 КоАП РФ.
Такие сведения указываются в подразделе 1.1 раздела 1 формы ЕФС-1.
На практике этот блок чаще относится к зоне ответственности кадровика, но если по внутренним документам сдачу подраздела 1.1 ведет бухгалтерия, ответственность может быть связана именно с этим сотрудником.
🧩 Как работодателю правильно распределить ответственность
Чтобы избежать споров между бухгалтерией и кадровой службой, лучше не оставлять вопрос ответственности «по умолчанию».
Работодателю стоит проверить:
- кто формирует кадровые документы, на основании которых заполняется подраздел 1.1;
- кто отправляет сведения в СФР через оператора ЭДО, личный кабинет или другой сервис;
- кто контролирует сроки сдачи по каждому разделу ЕФС-1;
- кто проверяет протоколы приема отчетности и исправляет ошибки;
- закреплены ли обязанности в должностных инструкциях, приказах или регламентах.
Оптимальный вариант — издать внутренний приказ или утвердить регламент, где будет указано, кто отвечает за каждый раздел и подраздел формы ЕФС-1.
Например:
- кадровик — за подготовку и своевременную передачу сведений о кадровых событиях;
- бухгалтер — за раздел 2 по взносам на травматизм и иные блоки, связанные с начислениями и страховыми взносами;
- ответственный за ЭДО — за отправку формы, контроль статуса и получение протокола приема.
Такое распределение помогает не только снизить риск штрафов, но и быстрее находить ошибки, если СФР направит уведомление или отрицательный протокол.
✅ Вывод
Штраф за нарушение срока сдачи ЕФС-1 назначают не просто «бухгалтеру» или «кадровику», а должностному лицу, ответственному за представление конкретного раздела или подраздела формы.
Если нарушение связано с кадровыми сведениями, ответственным обычно будет кадровик. Если ошибка касается расчета взносов на травматизм — чаще бухгалтер. Но окончательный ответ зависит от того, как обязанности распределены внутри организации.
Чтобы избежать споров и лишних рисков, работодателю важно заранее закрепить ответственность за ЕФС-1 во внутренних документах и контролировать не только отправку отчета, но и получение положительного протокола от СФР.
🧩 Совет эксперта Инфоком
Екатерина, ведущий консультант Инфоком:
«В 1С важно не просто сформировать ЕФС-1, а проверить, из каких данных программа заполняет каждый раздел. По кадровым сведениям нужно следить за корректностью приказов о приеме, переводе, увольнении, договорах ГПХ и датами кадровых мероприятий. По разделу 2 — проверять начисления, тарифы взносов на травматизм, данные по сотрудникам и настройки организации.
Также рекомендую регулярно проверять в 1С статус отправленной отчетности и протоколы СФР. Иногда отчет считается отправленным, но не принятым из-за ошибок. В такой ситуации риск штрафа сохраняется, даже если файл был подготовлен вовремя».
🤝 Инфоком поможет настроить работу с ЕФС-1 в 1С
Если вы хотите снизить риск ошибок при сдаче ЕФС-1, специалисты Инфоком помогут проверить настройки 1С, корректность кадровых и расчетных данных, формирование разделов отчета и обмен с СФР.
Инфоком занимается сопровождением программ 1С, консультирует пользователей по работе в 1С и помогает организациям по всей России. Мы можем подключиться удаленно, разобраться в ситуации и подсказать, как правильно настроить учет и отчетность в вашей базе.
Нужна помощь по 1С / есть вопрос по 1С 👉 Обращайтесь в Инфоком
🔔 Следите за новостями в ВК. Клик сюда.
🔔 Следите за новостями в МАХ. Клик сюда.
Поставьте, пожалуйста, лайк, если статья понравилась и была полезной, чтобы другие тоже смогли её увидеть.
Подпишитесь на наш канал.
ИНФОКОМ | IT-услуги для Вашего бизнеса
Работайте эффективно в 1С.