Кадровое делопроизводство — это зона повышенного риска. Пока вы нанимаете, переводите и увольняете людей, вы собираете гигантский объем персональных данных (ПДн), который находится под пристальным вниманием государства.
Меня зовут Дмитрий, я IT-юрист, и сегодня мы разберем «жизненный цикл» ПДн сотрудника: какие документы собирать, что хранить, а что нужно уничтожить немедленно после собеседования.
1. Этап «Собеседование»: Резюме и соискатели
Многие компании совершают ошибку, храня базу резюме «на всякий случай» годами.
- Основной целью обработки ПДн соискателя является рассмотрение кандидатуры для замещения вакансии и возможного заключения трудового договора.
- Как правильно: Если вы получили резюме через сайт, портал или почту — это еще не значит, что вы имеете право занести человека в свою внутреннюю базу кадрового резерва навечно.
- Важный нюанс: Если вы хотите сохранить резюме «на будущее» (в кадровый резерв), вы обязаны получить согласие соискателя на хранение его данных в резерве на определенный срок. Нет согласия — после достижения цели обработки данные должны быть уничтожены либо обезличены, если отсутствуют иные законные основания для хранения.
2. Этап «Оформление»: Трудоустройство
Здесь вступают в силу нормы Трудового кодекса, которые выступают правовым основанием для обработки.
- Для обработки персональных данных работника в целях исполнения трудового законодательства отдельное согласие обычно не требуется. Однако согласие может понадобиться для отдельных операций, не вытекающих непосредственно из трудовых отношений (например, участие в корпоративных мероприятиях, публикация фотографий на сайте компании, включение в кадровый резерв после увольнения и др.).
- Что можно собирать: Только то, что нужно для заключения трудового договора (паспорт, СНИЛС, ИНН, документы об образовании).
- Что нельзя собирать: Сведения о политических взглядах, религиозных убеждениях, членстве в профсоюзах (кроме случаев, предусмотренных законом).
3. Этап «Работа»: Зарплата, налоги и отчетность
В процессе работы вы передаете данные сотрудников в массу ведомств (ФНС, СФР, военкоматы).
- Правовое основание: Здесь основание — выполнение обязанностей, возложенных законом.
- Как правильно: Вы не обязаны брать согласие на передачу данных в ФНС — вы делаете это потому, что обязаны по закону. Но в вашей Политике обработки ПДн (или Положении о работе с ПДн сотрудников) должно быть четко прописано, кому и зачем вы передаете данные.
4. Этап «Увольнение»: Архивация и уничтожение
Самый опасный этап. Многие хранят личные дела уволенных «до кучи» в шкафу с текущими сотрудниками.
- Правило №1: Раздельное хранение. Личные дела уволенных должны быть переведены в архив.
- Правило №2: Сроки хранения. По закону (архивное дело) кадровые документы хранятся долго (до 50 лет и более). Но данные, которые не требуются для архива (например, копия паспорта, если она не нужна для подтверждения стажа), должны быть уничтожены по истечении срока хранения.
- Правило №3: Акт об уничтожении. Если вы выкидываете папку уволенного (после истечения срока) или ксерокопию паспорта, которую собирали «на всякий случай», — вы обязаны составить Акт об уничтожении ПДн.
Чек-лист: 3 ошибки, которые стоят бизнесу миллиона рублей
- Копии паспортов «на всякий случай». Если вы сняли копию паспорта, но для конкретной цели (например, для оформления пропуска) она не нужна — это избыточный сбор данных.
- Передача данных в мессенджерах. Передача персональных данных через мессенджеры без оценки рисков и необходимых мер защиты может привести к нарушениям законодательства о ПДн.
- Отсутствие доступа. В доступе к личным делам сотрудников должны быть только те, кому это нужно по работе (кадровик, бухгалтер). Начальник отдела маркетинга не должен иметь доступа к медицинской справке своего подчиненного.
Заключение
HR — это не просто «папки с бумагами». Это сложная система обработки ПДн, где каждый шаг должен иметь юридическое обоснование. Начните с малого: уберите лишние копии документов, подпишите согласия и начните вести реестр актов об уничтожении данных.
P.S. У вас есть сомнения в том, как хранятся ваши личные дела или как правильно утилизировать документы после увольнения сотрудников? Напишите мне на kartashovdmitriyi@yandex.ru — помогу провести аудит кадрового делопроизводства и настроить «бумажный» комплаенс, чтобы ни один инспектор не придрался.