Добавить в корзинуПозвонить
Найти в Дзене

Акт списания ГСМ: зачем нужен, как составить и что будет если его нет

Акт списания ГСМ — это документ, без которого расходы на топливо нельзя признать в налоговом учёте. Нет акта — налоговая исключает расходы из базы по налогу на прибыль. Это не формальность, а реальный финансовый риск. При этом унифицированной формы акта нет — компания разрабатывает её сама. Разбираем, что должно быть в документе и как его правильно оформить. Акт — это первичный документ, на основании которого стоимость топлива переносится из запасов в расходы компании. Без него в бухгалтерии нет основания для проводки. А без проводки — нет расходов, которые уменьшают налог на прибыль. Акт составляется на основании путевых листов за период. Он содержит сводные данные: пробег по каждому ТС, нормативный и фактический расход, стоимость к списанию. В крупных организациях — специальная комиссия: бухгалтер, водитель, начальник гаража. Комиссия назначается приказом руководителя. В небольших компаниях — достаточно решения руководителя, оформленного в письменном виде. Комиссия необязательна. Ста
Оглавление

Акт списания ГСМ — это документ, без которого расходы на топливо нельзя признать в налоговом учёте. Нет акта — налоговая исключает расходы из базы по налогу на прибыль. Это не формальность, а реальный финансовый риск.

При этом унифицированной формы акта нет — компания разрабатывает её сама. Разбираем, что должно быть в документе и как его правильно оформить.

Зачем нужен акт

Акт — это первичный документ, на основании которого стоимость топлива переносится из запасов в расходы компании. Без него в бухгалтерии нет основания для проводки. А без проводки — нет расходов, которые уменьшают налог на прибыль.

Акт составляется на основании путевых листов за период. Он содержит сводные данные: пробег по каждому ТС, нормативный и фактический расход, стоимость к списанию.

Кто составляет

В крупных организациях — специальная комиссия: бухгалтер, водитель, начальник гаража. Комиссия назначается приказом руководителя.

В небольших компаниях — достаточно решения руководителя, оформленного в письменном виде. Комиссия необязательна.

Что должно быть в акте

Стандартной формы нет, но документ обязан содержать реквизиты первичного учётного документа по статье 9 Федерального закона № 402-ФЗ:

  • наименование документа и дата составления
  • наименование организации
  • содержание хозяйственной операции
  • измерители в натуральном и денежном выражении
  • должности и подписи ответственных лиц с расшифровкой

Помимо обязательных реквизитов в акт включают: период списания, перечень ТС и водителей, пробег, норму расхода, нормативный и фактический объём топлива, отклонение, цену и итоговую сумму к списанию.

Как часто составлять

Периодичность — на усмотрение компании, закрепляется в учётной политике. Чаще всего — ежемесячно, по итогам закрытия периода. Реже — еженедельно или по каждому путевому листу при высокой интенсивности работы парка.

Главное: дата акта совпадает с датой списания в учёте. Акт задним числом — риск при проверке.

Что делать при перерасходе

Если факт превысил норму — акт составляется на фактически израсходованное количество. Превышение нужно обосновать: служебной запиской с объяснением причин или актом контрольных замеров.

Расходы в пределах нормы принимаются в налоговом учёте без вопросов. Сверх нормы — только при наличии обоснования.

Связь с путевыми листами

Каждая строка акта должна быть обеспечена путевым листом. Водители сдают листы в бухгалтерию в конце рабочего дня — вместе с чеками АЗС или выпиской по топливной карте.

Путевой лист без отметки о медосмотре или техконтроле — риск: налоговая может отказать в признании расходов по некорректно оформленным документам.

Хранение

Акт списания ГСМ хранится не менее пяти лет — как любой первичный учётный документ по статье 29 Федерального закона № 402-ФЗ.

Что изменилось в 2026 году

При переходе на электронные путевые листы данные о пробеге и времени рейса фиксируются автоматически. Это упрощает составление акта — все данные уже в системе, без ручного переноса из бумажных листов.

Подробный разбор с бухгалтерскими проводками, структурой таблицы и особенностями для разных ситуаций — в нашем блоге.

Читать полную версию →