Как выстроить систему оптовых заказов и где выгоднее брать продукты
Владельцы заведений тратят на закупки продуктов в среднем 3-5 часов в неделю. Этот процесс кажется рутинным: съездить, докупить, проверить наличие всего необходимого на кухне. Однако именно он заметно влияет на расходы и прибыль кафе.
Разберемся, как устроено снабжение кафе и ресторанов в реальности и где скрыты потери.
Почему закупки — это не «операционка», а точка контроля
По данным Купер Бизнес, 98% кафе закупают продукты регулярно. Это крупнейшая статья расходов, которая напрямую влияет на экономику заведения.
Ориентир «здоровой» экономики: норма food cost (доля выручки, которую кафе тратит на закупку) — 28-35% от объема продаж. Если показатель выше, проблема почти всегда в снабжении: либо в ценах, либо в списаниях, либо в отсутствии системы. Все это помогает максимально эффективно закрыть Купер Бизнес.
Закупки влияют не только на экономику, но и на качество работы кухни. Когда не хватает ингредиентов или часть продуктов списывается, страдает скорость приготовления и стабильность позиций в меню. В итоге это напрямую отражается на сервисе, репутации заведения и, как следствие, на выручке.
Как сейчас закупаются кафе
В малом бизнесе закупки до сих пор завязаны на владельце. По статистике каждый второй делает это сам: ездит в магазины или заказывает онлайн.
По данным «Купер Бизнес», ориентировочно получается 11-12 закупок в месяц со средним чеком около 4 200 ₽.
Если посмотреть на структуру закупок, становится понятно, где возникают проблемы. Более половины заказов — это молочка (52%), еще значительную часть занимают овощи и фрукты (по 15%). Также в структуре продуктовой корзины бакалея (7%), вода (6%), яйца (6%) и хлеб (4%).[1] То есть основа — скоропортящиеся продукты. А значит, любая ошибка в объемах почти сразу превращается в списания.
В итоге закупки чаще строятся хаотично, без системы контроля.
Главные ошибки в снабжении кафе
Ошибка 1: закупаться раз в неделю большими партиями
Это самая распространенная ошибка. Это кажется логичным: меньше поездок, меньше времени. Но на практике приводит к излишкам и списаниям.
Ошибка 2: отсутствие системы
Продукты покупают в разных местах, в зависимости от срочности или акций, а объемы определяют «на глаз». В итоге бизнес тратит больше времени, сталкивается с нестабильными ценами и регулярно получает либо излишки, либо нехватку продуктов.
Ошибка 3: отсутствие контроля food cost
Расходы растут постепенно и остаются незаметными до тех пор, пока не начинают «съедать» маржу.
Сколько на самом деле стоит снабжение кафе
По данным «Купер Бизнес», активное небольшое кафе (до 10 сотрудников и оборотом до 50 млн ₽ в год) в среднем тратят на закупки около 95 000 ₽ в месяц.
Важнее смотреть на долю от выручки. Например, если кафе делает 300 000 ₽ в месяц, то нормальный уровень закупок — около 90 000 ₽. Все, что выше, — сигнал, что снабжение работает неэффективно.
На итоговые расходы влияют формат заведения, меню и поток гостей, а выстроенная система закупок во многом помогает бизнесу удержаться в пределах нормы.
Гайд. Как организовать снабжение кафе
Шаг 1. Зафиксировать базовую корзину
Важно определить, какие продукты закупаются регулярно и в каком объеме. Это дает основу для контроля.
Шаг 2. Пересмотреть частоту закупок
В большинстве случаев оптимально заказывать 2-3 раза в неделю — это позволяет держать продукты свежими. Также, по статистике, такие компании теряют на списаниях в два раза меньше.
Шаг 3. Выбрать формат поставщика
Офлайн-ритейлер — самый простой и доступный вариант. Однако такой формат не гарантирует наличие нужных позиций, цены нестабильны и к тому же нужно самостоятельно организовывать доставку и тратить на это время и деньги.
Работа напрямую с поставщиками дает более выгодные цены при больших объемах, а поставки становятся стабильнее, однако риски все еще есть. Но здесь усложняется управление — необходимо контролировать нескольких подрядчиков одновременно, к этому же добавляется ограниченность ассортимента, высокий минимальный чек заказа и долгие переговоры.
Сервисы доставки снимают операционную нагрузку, тем самым экономя время бизнесу. Также такие сервисы позволяют собрать все в одном месте — можно выстроить регулярные закупки разных позиций и прозрачно следить за всеми расходами.
Купер Бизнес - один из примеров таких сервисов, позволяющий закрыть большой пласт вопросов для бизнеса.
Шаг 4. Вести учет
Даже базовый учет — хотя бы в формате таблицы в Excel — уже меняет ситуацию. Контроль food cost и списаний позволяет снизить расходы на 10-15% без дополнительных вложений.
Закупки в кафе — это не рутина, а важный процесс, которым необходимо управлять. Именно здесь формируется значительная часть расходов и могут скрываться потери. Поэтому вопрос не в том, где купить дешевле, а в том, как выстроить снабжение так, чтобы не терять на каждом этапе.
А как у вас сейчас устроены закупки — это отлаженный процесс или все еще «по ходу дела»?