Об авторе: Паничкина Елена Александровна, руководитель кадровой службы с опытом работы 17 лет, преподаватель Образовательного центра РУНО
Обязательные ЛНА работодателя в 2026 году: полный перечень документов, которые спасут от штрафов до 50 000 ₽. Скачайте чек-лист проверки!
Обязательные ЛНА работодателя в 2026 году — это не просто папка с документами для проверки. Это ваша страховка от штрафов, судебных исков и повторных визитов трудовой инспекции. Разберем, какие локальные акты должны быть в каждой компании, как их правильно оформить и где скачать готовые шаблоны.
В 2026 году первая просьба инспектора ГИТ звучит одинаково: «Покажите локальные нормативные акты». Именно по этим документам видно, как в компании выстроены процессы: от режима работы до защиты персональных данных.
Статистика: По данным Роструда, 8 из 10 проверок выявляют нарушения в оформлении ЛНА. Средний штраф для юрлиц — 35 000–50 000 рублей за каждый отсутствующий документ.
Хорошая новость: Трудовой кодекс не требует «утвержденного перечня». Но он обязывает работодателя документально закрепить ключевые условия труда. Иначе они считаются неустановленными — а это прямая дорога к штрафам по ст. 5.27 КоАП РФ.
Хотите освоить кадровое делопроизводство в 1С ЗУП 8.3 с нуля?
Курс «Кадровое делопроизводство со знанием 1С ЗУП 8.3. Инспектор по кадрам»
Формат: дистанционно, с практикой в 1С
Что такое ЛНА и зачем они вам
Локальный нормативный акт (ЛНА) — это внутренние правила компании. Простыми словами: ТК РФ задает общие рамки, а ЛНА описывают, как эти правила работают именно у вас.
4 причины не откладывать оформление ЛНА:
- Конкретика вместо устных договоренностей. «Премия по итогам месяца» звучит красиво, но без положения о премировании это пустые слова.
- Защита в суде. Если сотрудник оспаривает увольнение или депремирование, ЛНА — ваше главное доказательство.
- Прозрачность для сотрудников. Люди понимают, за что получают деньги и что с них спрашивают.
- Требование закона. При проверке ГИТ, ФНС или Роскомнадзора ЛНА запросят в первую очередь.
Важно: ЛНА не могут ухудшать положение работника по сравнению с ТК РФ. Если такой пункт есть — он не работает.
Кто обязан иметь ЛНА в 2026 году
Правило простое: если вы работодатель — ЛНА нужны.
Исключение одно: индивидуальные предприниматели из категории микропредприятий могут прописать ключевые условия прямо в трудовых договорах.
Но даже ИП выгоднее оформить отдельные документы:
- Легче масштабировать бизнес
- Проще объяснять правила новым сотрудникам
- Меньше рисков при проверках
Практический совет: не гонитесь за количеством. Сформируйте тот набор ЛНА, который закрывает реальные процессы вашей компании.
Курс РУНО
«Кадровое делопроизводство со знанием 1С ЗУП 8.3. Инспектор по кадрам»
После обучения вы:
- сможете чётко понимать, какие документы нужны на каждом этапе — от приёма до увольнения, и ничего не упускать;
- увидите, как ЛНА логично «ложатся» на ежедневную кадровую работу и закрывают реальные риски, а не существуют ради папки;
- отработаете оформление кадровых документов и операций в 1С:ЗУП 8.3 так, чтобы рутинные задачи занимали меньше времени и реже вызывали вопросы у проверяющих.
Полный список обязательных ЛНА
Разберем некоторые документ подробнее.
1. ПВТР: конституция вашей компании
Правила внутреннего трудового распорядка — базовый документ. По ст. 68 ТК РФ с ним знакомят под подпись до подписания трудового договора.
Что обязательно включить:
- Порядок приема и увольнения
- Права и обязанности сторон
- Режим работы и времени отдыха
- Меры поощрения и взыскания
- Лист ознакомления
Пример формулировки о диспансеризации:
«В соответствии со ст. 185.1 ТК РФ работникам предоставляется один день для прохождения диспансеризации раз в три года с сохранением места работы и среднего заработка. Для получения дня работник подает заявление не позднее чем за 3 рабочих дня».
2. Положение об оплате труда: чтобы не судиться
Этот документ чаще всего становится причиной споров. Если премия «по усмотрению руководителя» — готовьтесь к вопросам.
Структура положения:
- Система оплаты (оклад, сдельная, комиссионная)
- Виды премий (ежемесячные, квартальные, годовые)
- Размеры и условия выплаты
- Порядок начисления и депремирования
- Доплаты и надбавки
- Материальная помощь
Лайфхак: Добавьте приложение с примером расчета. Например: «Оклад 40 000 рублей + премия 20% за выполнение плана = 48 000 рублей». Цифры снимают большинство вопросов.
3. Положение о персональных данных: внимание Роскомнадзора
С 2026 года Роскомнадзор усиливает контроль за обработкой ПДн. Без этого документа — штраф до 350 000 рублей по ст. 13.11 КоАП РФ.
Что должно быть:
- Перечень персональных данных (перечислить)
- Цели обработки (кадровый учет, расчет зарплаты)
- Порядок доступа и защиты
- Права работника (отозвать согласие, потребовать уточнения)
4 ошибки, которые стоят дорого
«Взяли шаблон из интернета»
У каждой компании своя специфика. Типовой документ может не учитывать ваши условия — и тогда он не работает.
Забыли согласовать с профсоюзом
Если в компании есть профсоюз, некоторые ЛНА требуют его мнения (ст. 8 ТК РФ). Иначе акт недействителен.
Не ознакомили сотрудников
ЛНА действует только после подписи работника. Электронное ознакомление возможно, но нужна фиксация в системе
Устаревшие формулировки
Если в ПВТР нет положений о дистанционной работе или электронном документообороте — документ требует обновления.
Сколько стоит отсутствие ЛНА
По ст. 5.27 КоАП РФ:
- Должностные лица: 1 000–5 000 ₽
- ИП: 1 000–5 000 ₽
- Юрлица: 30 000–50 000 ₽
Но это не всё: при повторных нарушениях штрафы суммируются. Добавьте судебные споры, компенсации за сверхурочные, моральный вред. Итого: один отсутствующий документ может обойтись в 100 000+ рублей.
Скачайте бесплатный чек-лист: пошаговый алгоритм для актуализации и проверки ЛНА, он поможет минимизировать риски
Я подготовила алгоритм, который поможет навести порядок за один день:
Чек-лист: 5 шагов для проверки ЛНА
- Составьте реестр — выпишите все действующие ЛНА
- Проверьте даты — когда утверждались, когда обновлялись
- Сверьте с законом — учтены ли изменения 2025–2026 гг.
- Проверьте ознакомление — есть ли подписи сотрудников
- Назначьте ответственного — кто следит за актуальностью
5 правил, которые спасут от штрафов
- ЛНА — это защита, а не бюрократия. Правильно оформленные документы экономят нервы и деньги.
- Обновляйте ежегодно. Закон меняется — ваши документы тоже должны.
- Электронный формат возможен. Но нужна квалифицированная ЭП и правильный архив.
- Ознакомление обязательно. Без подписи сотрудника ЛНА не работает.
- Автоматизируйте в 1С:ЗУП. Система напомнит о сроках, сформирует отчеты, снизит риск ошибок.
Обратите внимание на программу образовательного центра «РУНО».
Дипломная программа «Специалист по кадрам + 1С ЗУП 8.3. Правовое обеспечение кадрового дела. Уровень 6 профстандарта»
— правовые основы кадровой работы
— оформление кадровых документов без штрафов
— практика в 1С ЗУП 8.3
Это отличное профессиональное решение для того,чтобы системно освоить ведение кадровой документации, научиться быстро готовить ЛНА и уверенно работать в 1С:ЗУП 8.3