Бухгалтер организует деловую поездку руководителя так же, как любую другую: оформляет документы, согласует траты, а по возвращении принимает отчет и сверяет чеки. Ниже — пошаговая схема: какие документы собрать, что заранее обсудить и как потом без проблем закрыть расходы.
1. Согласуйте, можно ли отправить руководителя в командировку
Больничный и беременность — стоп-сигнал. В командировку нельзя, даже если директор рвется в бой.
Будьте внимательны, если начальник:
- растит ребенка до трех лет;
- воспитывает ребенка до четырнадцати лет один, или если супруг служит по мобилизации, контракту или воюет в составе ВС РФ или Росгвардии, либо работает вахтами;
- воспитывает ребенка с инвалидностью;
- многодетный родитель, и младшему еще нет четырнадцати;
- сам имеет инвалидность и по ИПРА служебные выезды под запретом;
При таких вводных в служебную поездку руководитель едет только добровольно. Причем свою добрую волю оформляет письменно.
2. Оформите приказ на командировку и выясните, кто его подпишет
Самый частый вопрос на этом этапе: кто подписывает приказ на командировку директора? Ответ простой: он сам.
У вас в распоряжении на выбор: собственный бланк или шаблон Т-9. Второй вариант скачать можно здесь.
Самое больное место в приказе — цель поездки. Это налоговая смотрит максимально пристально и первым делом. Собрали примеры правильных целей.
3. Передайте дела, чтобы работа без директора не застопорилась
Для этого до поездки оформите приказ о замещении директора на время командировки. В нем распишите:
- ФИО и должность того, кто остается за главного — зам, главбух или руководитель отдела.
- На какой срок вы передаете права.
- Что именно он имеет право делать. Например, подписывать акты приемки, согласовывать счета или подписывать накладные.
Важный нюанс про деньги: одним приказом здесь не обойтись. Банк документы не примет. Для платежей заместителю нужна либо доверенность на подпись банковских документов, либо доступ в Клиент-Банк с электронной подписью.
4. Оформите документы для командировки директора: те, без которых не обойтись, и те, что просто облегчат жизнь
Сразу скажем: по закону командировочное удостоверение и служебное задание давно отменили. Единственное, без чего никуда не уехать — это приказ. Но чтобы не спорить с налоговой, опытные бухгалтеры все равно оформляют весь пакет:
- Служебную записку: нужна, если директор едет в командировку на личном автомобиле или на транспорте компании.
Некоторые директора не пишут служебную записку, а просто составляют заявление на командировку сами на себя. Так тоже можно.
- Служебное задание: поясняет, зачем директор едет в командировку, какие задачи решает, и на что компания тратит деньги.
- Командировочное удостоверение: можно не делать, но многим компаниям с ним проще фиксировать маршрут и сроки поездки. Если нужен актуальный бланк, скачайте по ссылке.
- Программу поездки: расписывает командировку по шагам. Куда и когда едет директор, с кем встречается и что у него запланировано на месте.
5. Посчитайте и выдайте командировочный аванс
Суточные у директора в командировке такие же, как у любого сотрудника: 700 ₽ в день по России и 2 500 ₽ за рубежом. Заплатили больше — удержите НДФЛ с превышения.
Что закладывать в аванс: билеты и расходы на такси. Если директор едет на своей машине, добавьте ГСМ и амортизацию. Гостиница — по договору и счету. Плюс обязательно заложите дорожные мелочи: парковка, платные участки трассы, доплата за багаж. Именно эти статьи чаще всего вылетают из головы и потом тормозят весь авансовый отчет.
Деньги на руки — до отъезда, не после. Выдайте наличными через кассу по форме КО-2 или просто переведите на карту. По возвращении директор сдает остаток. Если денег не хватило — доплатите.
6. Соберите чеки и закройте расходы по командировке
Как только директор вернулся, у него есть три дня, чтобы сдать авансовый отчет. Если после командировки случился больничный или отпуск за свой счет, три дня отсчитывают с дня возвращения на работу.
Заранее попросите директора не выбрасывать ни один чек — ни бумажный, ни электронный. В отчет войдут: билеты и маршрут-квитанции, чеки за такси, документы по аренде авто — при необходимости. Если ехал на своей или служебной машине — чеки с заправок и путевые листы. По жилью: счет, договор и акт.
А если директор — учредитель, и он вообще не оформлен в штате
Страшный сон бухгалтера: директор-учредитель улетел по делам, расплатился корпоративной картой за билеты, а трудового договора с ним нет.
По закону командировка бывает только у тех, кто работает по ТК. Если его нет — это не командировка, а оплата личных трат физлица. Налоговая не даст списать это в расходы, да еще и доначислит учредителю 13% НДФЛ с суммы билетов.
Как выкрутиться, чтобы не платить лишнего:
1. Оформить срочный трудовой договор. Буквально на пару недель — под поездку. Учредитель станет временным сотрудником, а вы спишете расходы на билеты и жилье как обычные командировочные без налоговых потерь.
2. Подписать договор ГПХ. В договоре напишите, зачем нужна поездка. Например, съездить на объект, встретиться с контрагентом и оформить итоги переговоров. В этом случае вы не платите командировочные сотруднику, а возвращаете исполнителю его расходы по поездке по чекам и билетам.
Собрать все бумаги по командировке директора проще в Smartway. Там можно хранить приказы, служебные задания, программы поездок и заявки. Сервис сам передает данные о выездах и расходах в 1С, поэтому на каждый авансовый отчет уходит в разы меньше времени. Никакой ручной работы и никаких ошибок из-за невнимательности.
Поставьте 👍, если статья была полезной.