Знакомая картина: утро понедельника, кофе остывает, а в чате висит зловещая тишина. Рабочее место лучшего специалиста по закупкам пустует. Телефон выдает лишь холодное «Абонент временно недоступен». Первая мысль — человек выиграл в лотерею и прямо сейчас покупает остров в Тихом океане. Вторая — он просто решил резко сменить профессию .
Что делает обычный кадровик? Паникует, шлет гневные телеграммы на домашний адрес и готовит приказ об увольнении за прогул. Но увольнять сразу нельзя — суды этого не любят. Статья 193 ТК РФ требует сначала взять с сотрудника объяснения. А как их взять, если человека нет?
Давайте разберем, какую суперсилу упускают работодатели при приеме новичка и как спасти ситуацию.
Главный туз в рукаве HR-директора: Листок по учету кадров
При оформлении сотрудника все обычно помнят про трудовую книжку, СНИЛС и паспорт. Но часто забывают дать заполнить Листок по учету кадров (анкету). Причем критически важно: сотрудник должен заполнить его исключительно своей рукой.
Зачем? Во-первых, это живой образец его почерка (мало ли, какие заявления потом всплывут). Во-вторых, это легальный способ узнать о человеку чуть больше, чем написано в резюме. Подробно о юридических тонкостях сбора персональных данных по закону № 152-ФЗ «О персональных данных» мы поговорим в другой раз, а сейчас взглянем на один волшебный пункт.
Спасительный семиюродный деверь
В анкете всегда есть стандартный раздел «Семейное положение». Обычно туда пишут: «женат/холост» и ставят прочерк. Не разрешайте ставить прочерк!
Просите прописать в данную дополнительную графу: «Контакты близких лиц для экстренной связи». Настойчиво просите сотрудника прописать туда актуальный телефон родственника. Объясните это заботой: «Вдруг вам на работе кирпич на ногу упадет, кому звонить?».
Пусть это будет хоть семиюродный деверь пятиюродной сношенницы. Главное — живой номер телефона.
Что это вам дает?
Если сотрудник перестал выходить на связь, а по месту регистрации (которое вы обязаны проверить согласно ст. 65 ТК РФ) дверь никто не открывает, этот номер — ваш спасательный круг. Жена, мама или тот самый деверь быстро прояснят ситуацию:
- Человек в больнице (уважительная причина, увольнять нельзя).
- Человек уехал на рыбалку в глухую тайгу (дисциплинарный проступок, ждем возвращения).
- Человек просто решил, что он «выше этой вашей работы» (готовим документы на прогул).
Без этого контакта вы будете неделями слать письма с уведомлением о вручении (Постановление Пленума Верховного Суда РФ № 2) и гадать на кофейной гуще.
Пошаговый план: если боец не вернулся из тумана
- Зафиксируйте отсутствие: Составьте акт в первый же день. Повторяйте каждый день, пока его нет.
- Звоните деверю: Доставайте ту самую анкету.
- Отправьте гонца или письмо: Если родственники молчат, отправьте ценное письмо с описью вложения по всем известным адресам с требованием явиться и объяснить отсутствие.
Не рубите с плеча: Пока причин нет, в табеле ставьте «НН» (неявка по невыясненным причинам), а не «ПР» (прогул).
Заполняйте анкеты правильно, дружите с родственниками сотрудников, и пусть ваши кадры никогда не теряются!